如何做好企业办公室行政管理工作

赵志鑫?李畅

摘要：在一个企业当中，办公室是非常重要的管理部门之一，是一个进行综合服务的机构，在企业发展和运营的过程中往往能够起到沟通上下、协调左右的作用，被称作企业运营的中枢。企业办公室承担着公司的一些日常行政管理工作，是推动各项工作快速前进的服务中心；是企业进行内部沟通的纽带和桥梁；也是企业进行外部联络的一个重要窗口。因此，理清办公室管理职能，提高办公室管理措施，是摆在办公室管理面前一个必须要解决的问题。

关键词：企业办公室；行政管理；职能；措施

众所周知，细节决定成败。这句话恰如其分地指出了精细化管理对于企业发展的重大意义和深远影响。随着改革开放的不断深入，市场经济高度繁荣的背后，不可避免地因为经济成分的多元化和多层次表现而具有复杂性，这促使现代社会各个企业去积极扭转传统粗放型的发展模式和竞争观，并应该意识到细节竞争的重要性。所谓的细节竞争，就是广义上的精细化管理，如何在办公室行政管理工作中实现精细化管理，这主要体现在思想层面、制度层面和文化层面。

一、企业办公室行政管理的职能

（一）协调内外关系的职能

企业行政管理是企业发展的根基，这类似于上层建筑和经济基础之间的关系，是一种依存度较高的唇齿关系。而企业行政管理所具有的繁琐性、参谋性、服务性、综合性、突发性意味着其需要做大量的基础性工作来为领导的决策做必要铺垫。因而，提升企业行政管理工作的精细度有助于帮助企业真正做到有的放矢和急缓有序。在这个部门运转的过程中，办公室需要对各项信息进行汇总和整理，保证这些信息具有调理性和准确性，另外办公室还需要对企业基层组织运转的情况进行监督和管理，如果出现一定的问题，就需要立刻进行协调和处理，这样才能保证日常运行过程中处于一种高效的状态。

（二）辅助领导决策职能

企业办公室作为整个企业的核心系统，一定要注意对领导决策进行辅助和帮助。企业办公室在处理日常行政事务的过程中，需要注意分担领导的部分工作，让领导在工作的过程中可以减轻压力，首先因为企业办公室需要接触很多的人员，既有高层的领导者，也会有很多基层的员工，长期累积的过程中，企业办公室是各类人员进行信息传达和反馈的一个重要位置，企业领导在对公司发展方向和战略筹划的过程中，需要获取基层的一些意见和建议。这时候企业办公室就需要发挥其重要作用，另外企业办公室在工作过程中，需要注意了解基层员工的问题，并且注意协助他们进行解决，这样能够对员工的工作状态心理预期进行了解，所以，能够给领导提供很多相关的行政策划和调整方面的建议。

二、企业办公室行政管理的提高措施

（一）树立良好的工作态度

管理者和员工分别是企业行政管理工作的主要施体和受体。所以，作为常常处于企业管理工作之中被动位置的企业员工，应该树立良好的工作态度，以提升其自身的理解力和行动力，从而更加贴合企业精细化管理的要求。在企业行政管理工作的精细化过程中，应该摒弃传统的一言堂模式和家长制的行为作风，这样才能为员工的人性化发展和发挥员工的潜能留有一定的空间，充分给予他们一定的话语权和适当的发声机会。企业只有不断发掘、吸收并培养高素质的行政管理人才，才能维护自身的发展，与时俱进。

（二）尽快筛选妥善的企业行政管理计划

为了将我国企业行政管理局限效应消除，企业主管需要结合各类实际状况和新时期行政管理特征，选定实用性价值较高的行政管理模式，具体就是督促领导将注意力集中在员工经济利益服务层面之上。目前如若单纯地进行企业不同业务机构和行政管理部门融合，有机强化企业第一线服务指导效能，对于克制以往衙门习气未必会产生较深的实用性价值，企业行政管理在强行切入不同业务机构过程中，必然会引发他们强烈的反感排斥反应。因此，为了保障最新制定的行政管理体制能够贴合实际，细致化考核验证不同业务机构制度落实状况，就需要集中一切技术手段跟踪调查特定业务进展实况。

（三）通过提升员工自身素质来实现办公室精细化

在现代化企业办公室行政管理精细化理论提出的同时，对企业每一名员工、心态、综合素质、专业技能掌握均提出了较高要求。从现实角度看，实现精细化的基础目标便是将企业中每一名员工的综合技能与专业素质融入日常工作中。所以在实现行政管理精细化管理的进程中，必须要不断培养、引进一批高技能、高素质的专业性人才来实现真正的科学化、精细化与标准化。除此以外，为了能够对工作成果与工作成绩进行更加直观的反映，还需要对每月制定出来的工作内容进行精细化分解与量化分解，确保工作环节中的每一个环节与步骤都精确到每一名员工。

（四）完善相应的行政管理制度

企业要想做好行政管理工作，相应的制度保障是必不可少的，只有具备了相应的制度才能确保管理能够到位，从而才能真正做好企业办公室行政管理工作。因此，企业办公室在进行行政管理工作的过程中，还需要对相应的行政管理制度进行完善，一次来建立其企业办公室行政管理机制，将企业办公室行政管理作用真正发挥出来，从而才能有效的提高企业办公室的工作效率。在对企业办公室行政管理工作进行完善的过程中，一定要确保制度的合理性和科学性，同时，在完善制度之后，一定要将制度落到实处，谨遵制度面前人人平等这一原则，这样才能促进企业办公室行政管理工作的开展和实施，从而才能有效的促进企业的发展。因此，要想做好企业办公室行政管理工作，不仅仅需要企业办公室行政管理人员树立良好的服务意识，还需要完善相应的行政管理制度，通过制度来进行相应的行政管理工作，以此来为企业提供良好的服务，真正将企业办公室的作用发挥出来。

三、结束语

综上所述，实现企业办公室行政管理工作的精细化是一种顺应时代发展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企业行政管理水平的有效途径之一。作为一种新型管理模式，它适应于社会文明程度较高的国家，可以在社会分工越来越细化、岗位越来越专业化的情况之下，带来良好的社会效益和经济效益，最大程度匹配现代企业组织模式，使其不断因为注入时代活力而变得生机勃勃，具有一定的生长空间和弹性。但是，行政管理工作本身具有一定的权威性，所以容易使得员工产生畏难情绪和叛逆情绪，在进行管理工作方式方法的改进和完善之际，应该尽量消解这一种强势和定势。

参考文献：

[1] 李孟玲.电力企业办公室行政管理工作的角色与效率分析[J].企业改革与管理，2017，18：74.

[2] 胡宏偉.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].现代国企研究，2015，14：35.

[3] 张晓丹.企业办公室行政事务管理工作的相关研究[J].经营管理者，2016，09：105.

[4] 胡臻.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].低碳世界，2017，12：95-96.

[5] 陈燕.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].中外企业家，2017，10：93+95.

（作者单位：中国兵器工业第214研究所）