信息化执法模式下卫生监督业务档案管理思考

黄惠敏

摘 要：卫生监督业务档案对指导卫生监督工作起着重要的作用，是卫生执法的规范化、合法化最原始的证据。随着信息化执法工作模式的普及，卫生监督档案也应顺应变化。本文从本人多年从事基层卫生监督档案工作经验出发，对卫生监督档案的现状和改革作一些思考和建议。

关键词：信息化执法模式；卫生监督；档案；管理；思考

卫生监督业务档案是指各级卫生监督机构卫生监督执法实践中具有重要保留价值的原始工作记录，它能够真实、客观地反映当时行政执法过程是否合法、公开公正，也是管理相对人是否违反义务性规范或者禁止性规范的有力证据。

近幾年，随着省级卫生监督信息系统、地方政务服务网络及基层卫生监督系统开发利用和移动执法设备的使用，传统的执法模式逐渐被信息化的工作模式所代替。相对于执法手段的信息化、现代化，卫生监督档案管理相对滞后，远不及执法监管的快速发展。本人从事基层卫生监督所档案工作多年，对基层卫生监督业务档案作些思考。

1 基层卫生监督业务档案的现状

卫生监督业务档案包括行政审核（许可）案卷、行政处罚案卷、日常监督文书、投诉举报、各类检测检验报告等。档案整理依据为《浙江省卫生监督档案管理办法》（试行）（2006年）和2013年浙江省卫生厅、浙江省档案局联合发文《关于浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则和行政处罚案件档案整理规则的通知》（此通知是对2006年的行政审核（许可）和行政处罚案件档案整理规则的修订补充）。

1、档案管理意识不强，业务知识缺乏，影响资源收集利用。

由于档案管理工作作为后台性和基础性的业务，监督所往往注重专业技术人员素质的提高和培训，而忽视档案人员的业务培训。一方面档案员知识不能得到及时更新，难以胜任现在数据化档案的管理工作。另一方面，很多业务档案由科室不懂档案工作的卫生监督员自行整理归档，如日常监管档案实行“一户一档”，缺乏统一规范，没有明确专人负责制，档案遗失严重，影响档案的利用价值。

2、重执法轻档案，档案管理滞后，信息化程度较低。

由于普遍存在重业务执法的现象，卫生监督执法工作信息化程度较高，档案管理信息化较低。大部分监督所档案管理仍停留在收集实物档案阶段；没有建立完整的纸质和电子文档 “双轨制”管理机制，纸质文档归档规范，电子文档则是选择性归档，且归档范围狭窄，办公无纸化产生的大量的电子材料没有纳入归档范围；使用中的信息系统、移动执法终端都没有设置档案模块，监督信息与档案的同步性差，档案管理与日常监督未能有效结合。

3、移动执法模式的到来，卫生监督档案工作出现新课题。

移动执法是执法信息化管理工作模式的需要，自2015年年底起省基层卫生监督所全部开始使用移动执法。卫生执法人员在现场执法时使用手机和蓝牙打印机现场制作和打印执法文书，对执法过程进行全程真实的记录。但由于档案管理未纳入系统，以此形成日常监督管理的档案将仍以传统的纸质档案为主，执法人员现场既无法查询行政相对人的相关信息，又不能对档案进行智能化的统计分析，影响了监督执法的效能和对存在问题的判断。

2 网络时代基层卫生监督档案对策

1、加强档案人员知识更新，完善档案的管理机制。

基层档案人员的业务水平，通过定期参加档案培训，让档案人员既掌握基本技能，又有对大数据时代档案工作发展认知。同时，档案员开展对各科室兼职档案员进行档案法律法规培训和指导，对本科室业务档案做到规范归档。其次，由综合档案室统一制度，自上到下形成统一的归档细则，明确制度。日常监管档案作为重要凭证的现场执法记录，应纳入综合档案室，由档案室建立完整的数据，便于查阅和管理，确保档案资料保管的长期性和完整性。

2、拓展档案收集范围，实现资源共享的最大化。

加大档案建设资金的投入，建立卫生监督数字化档案质量管理体系是时代的需要。扩大档案收集范围，既重视卫生审核档案、卫生行政处罚档案，又要加强对日常监督文书、投诉举报、各类检测检验报告等档案的收集整理；既要重视纸质材料的归档，也要对信息系统形成的各类电子档案和日常监管过程中产生的录影、图片、谈话录音进行整合归档。数字化管理系统的建设，给档案的搜索、查询带来极大的便利，从而提高利用率。

同时，加快信息化进程，建立电子档案和纸质档案“双轨制”和资源共享，提高现场执法的效率。一是将卫生审核档案、执法档案查阅目录加入计算机网络，使借阅者不用到档案室就能翻阅目录。特别是相对复杂的医疗机构监管，卫生监督员在现场检查时，可以利用移动执法设备在该信息系统上进行信息核实，实现了和医疗机构资源共享的双赢。二是做好安全工作。卫生监督电子档案的行政处罚案卷，行政审核（许可）案卷、投诉举报涉及个人信息或举报人隐私，属于保密信息，需要加密和安全保护功能。

3、利用信息平台，让档案助力“数字卫监”、“智慧卫监”。

在省卫生监督信息系统和卫生监督协管信息平台等业务信息平台加入档案模块，系统产生的电子业务数据将自动导入档案管理系统，保证档案信息的完整性、真实性，又便于档案信息资源的交换和共享。

如果移动执法终端和档案管理系统信息对接，现场检查笔录、询问笔录等日常监督情况将自行导入，从而开发卫生监督综合档案（不限于行政相对人和行政处罚档案）。执法人员执法时，能迅速获取当事人的信息，在现场及时查询相对人的经营信息、卫生许可信息、行政处罚信息，并可以通过和以往执法记录的对比，判断管理相对人的卫生整改情况，第一时间反馈问题并提出整改要求，进行有针对性的监督管理。档案完备了移动执法终端的现场执法、实时查询、移动办公等功能，使其需要几个小时处理的工作量缩短到了半个小时，真正实现“卫生监督现场化、行政执法透明化、突发处置快速化”。

参考文献

[1]浙江省卫生厅浙江省档案局《浙江省卫生监督档案管理办法（试行）》2002年12月24日

[2]羌校君，陈晓东，张周建，陆宇豪，张卫兵《“数字卫监”与移动执法平台建设的集成创新》《中国卫生监督》2014年第21卷第1期

[3]陈文阳，唐维，张诣《卫生监督移动执法模式的应用与思考》《中国卫生监督》2016年第23卷第2期