规范化档案管理在血站中的应用

张卫华

【摘要】规范血站的档案管理，成为血站当前发展的重要任务和先行工作。本文在分析当前血站业务档案管理中存在问题的基础上，阐述了各级血站业务档案规范化管理的重要性，并结合工作实际，提出了加强血站业务档案规范化管理的措施。

【关键词】血站业务；档案；规范化管理

所谓血站业务档案，就是血站对于采供血各环节中对相关信息的整理和保管工作，是血站业务中的重要组成部分，其主要的内容涉及到采、检、制、供和运输等各环节中相关信息的收集、整理、分类编号到最后的制成档案和档案的保管等，是血站管理水平的最为真实的反映。我国目前的这一方面的工作有很大的提升，在各个血站的实际档案管理的工作中，取得了一定的进步，当然这其中依旧存在着一些不足的地方，例如在实际的采血过程中，相关工作人员在这一方面并没有给予足够的重视，在具体的档案工作中，工作人员的法律意识不强，对于制度化的理解不统一，由此导致目前血站的相关档案工作出现纰漏，成为影响血站综合业务水平的重要内容。因此，本文将从血站的档案业务的内涵、特点以及存在的问题出发，探索加强我国血站档案规范化管理的具有针对性的措施和建议。

一、血站业务档案的内涵

血站的工作不同于一般的机构，首先就血站的机构特征而言，血站是一个为临床医疗单位提供用血的机构，其采集的血液只能用于临床医疗，因此，血站是一个非营利性的机构，这对于血站的管理和相关信息的监管提出了更高的要求，其档案的规范化管理也不同于一般机构的工作。

由于我国实施的是公民无偿献血的制度，这决定了我国献血人群的广泛性和多样化，因此，对于被采血人士的相关信息进行登记和采集检测，对于血液的运输储存以及最终的应用都必须做好规范化的管理，这是对于血液质量的要求，同时也是对于献血人士的尊重，保障临床供血安全，更是对于血液妥善应用的监督。故而，血站对于血液采集过程中的数据、文字等等原始材料进行档案化的整理和管理，对血站采供血业务进行真实的记录，这是目前我国血站的重要工作和改进之处。

二、血站业务档案的特点

（一）量大分散，利用频繁。血液的采集首先要对被采集的血液进行初筛检测，在初筛合格之后，才能够对献血者进行血液采集，因此，血站的档案工作要首先从血液的初筛开始，然后深入到血液的运输以及制备、检测、发往临床等的工作，血站档案工作涉及到采供血的各个环节。此外，我国无偿献血的人数也在稳固提升，2015年全国献血人数达到1320万人次，这种数量的增加对于血站档案管理工作提出了更高的要求。最后，由于我国采集血液的人口较为分散，各个血站负责其辖区内的采供血部门业务，而献血者在不同城市献血，血站之间区域调剂血液等，血站之间的业务交接环节多，导致信息交接也多，这就在一定程度上决定了献血档案管理工作具有量大分散，利用频繁的特征 。

（二）工作面广，管理难度大。我国规定临床用血必须100%来自于无偿献血，这就决定了我国血液采集的广泛性。对于我国当前的献血工作而言，被采血的人士来自于各个不同的领域，因此，血站在工作中，必须在各个可采血的人群中收集血液，这就导致血站的工作面宽广，同时在管理方面也提出了更大的挑战性。

（三）执行标准，保证质量。根据 1998 年颁布的《中华人民共和国献血法》，以及 2006 年卫生部实施的《血站质量管理规范》及《血站实验室质量管理规范》的要求可以看出，我国政府部门对于血站的工作提出了更高的质量要求，提出了更为明确的执行标准，血站档案管理工作必须要严格执行这些标准，以此来保证血站档案管理信息的质量。

三、血站档案管理目前存在的问题

为了保障血液的安全性，国家对血站的管理提出了更高的要求，在这些相关的执行标准的对比下，我国目前血站档案管理工作中所存在的问题和弊端就显露无遗。第一，就书写方面而言，笔者发现，我国当前的血站信息采集中，献血者和血站的工作人员在书写信息方面都存在着一些问题，书写潦草导致信息无法准确采集的现象严重影响了血站档案工作的效率和质量。第二，就献血者而言，在信息的采集过程中，献血者往往对相关的信息没有完整地填写，漏项、缺项等填写不完整的现象比较多，由此导致血站信息追踪和后期的回访工作困难和信息归档困难等等问题的出现。第三，由于献血登记时有多处签名，在献血者登记信息时，血站的工作人员缺乏必要的引导，由此导致献血者错误签名或者未签名，致使采集信息失真。第四，血站的工作具有较高的严谨性，对于血液的采集和保存都要按照相关的规定严格地执行，其中任何一个环节未遵守规定，都可能埋下事故隐患。血站部分工作人员缺乏严谨的工作态度，信息处理量大导致信息填写错误。第五，档案管理是一个较为专业的领域，需要专业知识，也需要档案业务知识，但是就我国目前血站工作人员的整体素质而言，对于档案管理的专业化的知识还相对欠缺，由此导致归档审查的严格性降低。

以上五点是我国各个血站目前存在的最为突出的问题，针对这些问题，笔者在下文中提出了具体的改进措施和建议。

四、加快规范化档案管理进程的对策与措施

（一）层级管理，抓实档案层级管理模式。针对当前血站档案管理的现状，笔者认为有必要开展档案管理的相关专题学习，要加强血站档案管理领导及其下属员工的职业技能以及血站档案管理的重要意义的认识。在此基础上对血站的管理工作进行细化，从领导到下属实行层级，对于各个科室以及各科室人员的工作进行细化，制定相关的要求。使得档案管理工作责任到人，对于具体环节有明确的要求，这样一方面可以促进血站档案管理工作人员的工作积极性，另一方面也能使血站档案管理工作人员的工作具有具体的评定标准，成为奖罚机制的判定标准。只有将血站管理进行制度改革，使其具有规范性，才能使血站档案管理工作合理有效地开展。

（二）建立健全档案管理制度。所谓没有规矩，不成方圆。血站档案管理的工作对于各个科室的工作都有一定的影响，因此建立健全档案管理制度是十分必要的。只要制定一定的、符合該血站自身情况的档案管理制度，才能规范性地进行档案管理工作。而血站档案管理的规范对于献血者个人资料的保护意义十分有力，另一方面它也能精确有效地促进档案管理奖罚机制的实行。笔者认为，在建立血站档案管理制度时应该注意以下方面：其一要明确档案管理工作的具体信息归档流程，只有明确的流程指导才能使得档案管理工作人员的工作有序开展，也能降低档案管理的错误。其二要明确各个科室的责任，使得每个环节都有明确的责任人，出现相关问题也能在第一时间内得到解决，或者出现错误时也能第一时间内找到责任人，在一定程度上能促进相关工作人员的工作水平的提高。

（三）强调血站档案的统一管理。就当前的血站档案管理工作而言，其所负责的相关部门较多，这些部门具体负责相关的业务，这对于具体的档案工作的方面而言，具有积极的意义，但是，由于档案工作的各个部门最终都为同一个目标而服务，这种具体部门负责具体事务的现象就成为了档案工作的阻碍因素。档案工作涉及的部门过多，就导致各个部门之间的交接环节较多，严重影响了档案工作的效率和质量。针对这一问题，笔者认为，必须要加强血站档案的统一管理，减少档案工作的部门分类，适当留下主要的部门，同时也要加强各个部门的相互融合，减少血站档案工作中因为交接问题而导致的差错。

（四）重点加强档案管理及相关工作人员的学习培训。血站档案工作对于人力资源的素质要求较高，因此针对这一方面的问题，必须要对档案工作的相关人员加强素质和技能培训，以此来提高血站档案信息的真实性和有效性。

那么如何提高档案工作人员的专业素质？笔者认为，首先可以对档案工作人员进行强化性的专业培训，提高档案工作人员的业务能力。其次，要加强对于档案工作人员的业务考核，制定一套适合具体血站内部的考核制度，以此督促工作人员完善自身的工作素养。

五、结论

血站是为临床提供血液的重要部门，在无偿献血意识逐渐深入人心的现代社会，加强血站档案工作的质量，不仅是对献血人士的尊重，同时有助于日后血站的追踪回访，提高血液的有效利用和规范管理。此外，在涉及血液的医疗纠纷中，规范化的档案管理也有助于相关信息证据的提供，在事故中发挥着重要的作用。因此，规范血站的档案管理工作是非常有必要的，这不仅仅是社会无偿献血事业发展的要求，同时也是血站工作的重要职责。