广播电视基层台站档案数字化外包的实践与思考

刘敏

【摘要】作为广播电视基层台站档案工作者，通过广播电视基层台站档案数字化外包工作的实践，对档案数字化外包工作的必要性和重要意义有了更深刻的理解，同时对档案数字化外包工作中常见的一些问题和风险点有了新的认识，并结合外包工作的流程分析，就解决好档案数字化外包过程中出现的一些问题特别是安全风险防控方面的问题提出了具体措施。

【关键词】广播电视基层台站；档案；数字化；外包

我国档案工作数字化历程总体来说不算久，档案数字化外包业务工作开展的年头也不算长。不过，近年来信息科技的不断进步，特别是网络应用技术的快速发展，却为档案工作向数字化、网络化方向发展创造了良好条件，提供了必要的技术支撑，为档案数字化外包工作的拓展奠定了重要基础。当然，档案数字化外包工作的拓展也成了档案数字化进程的重要推动力。随着档案数字化外包工作的深入开展和推进，这项工作的安全风险防控也就备受关注并被提上重要的工作日程。2014年12月8日，国家档案局办公室印发《档案数字化外包安全管理规范》通知（档办发﹝2014﹞7号），在“总则”中强调：“档案数字化外包安全管理应按照‘安全第一、预防为主的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。”这充分体现了档案数字化外包安全管理工作的极端重要性，并明确了加强安全管理工作的目标任务，具有重要的现实指导意义。

一、档案数字化外包的必要性及重要意义

广播电视基层台站是广播电视工作的一线和前端，承担着广播电视节目无线传输发射的重要任务。大部分台站建台较早，时间跨度大，档案形成量多，管理人员少，尤其是档案专业的管理人员少、懂得运用现代档案管理技术的人少，所以，长期以来还是使用传统档案管理模式，注重保存而忽视了档案的利用和价值开发。在信息技术发展的推动下，传统意义上的档案管理模式越发不合时宜，档案数字化转换工作就显得尤为必要。但是，广播电视基层台站现有档案管理人员无法承担如此专业和大量的档案数字化转换工作。鉴于这些原因，档案数字化外包工作应运而生，对推动档案数字化转换起着积极重要的作用。

（一）有利于节约工作成本、提高工作效率。档案数字化是一项专业而精细的工作，对人员、技术、设备等方面都有着较高的要求。广播电视基层台站作为工作一线和前端，条件相对比较艰苦，一般性经费支出有一定的限制，缺乏现成的档案管理专业人才和必要的档案管理设施设备，如果自行开发管理软件，不仅费工费时费钱，还未必能达到预期效果。所以，将档案数字化转换业务外包给有专业资质的公司来做，不仅有助于降低工作成本，还有助于提高工作效率和质量，进一步推动档案数字化建设工作。

（二）有利于专心致志开展档案管理和服务工作。广播电视基层台站长期以来形成的大量档案，是各台站工作的重要历史见证，具有重要的史料和研究价值，对当前的基层台站建设工作也具有一定的借鉴意义。将档案数字化业务外包出去，不仅在一定程度上节约了人力、物力，而且可以把广播电视基层台站档案管理部门的有限人力投入到集中精力做好档案管理和服务工作中去，着力加强档案部门自身建设，在不断提升档案工作能力和水平上下工夫，在推动档案利用和档案价值升值方面做文章。这对档案部门来说是一次很好的学习提升的机会。

（三）有利于帮助档案部门发现自身存在的问题。“当局者迷，旁观者清。”每一个人都有强烈的主观性，置身其中，往往难以发现事情本身的问题。广播电视基层台站档案人员一般较少，如果平常工作投入力度不够，专业知识方面再得不到及时更新，自查能力自然而然就跟不上节拍，出现问题难以及时发现且不能及时解决，势必给档案工作埋下隐患。而在档案数字化工作外包过程中，通过短时间集中处理海量档案，比较容易发现过往广播基层台站档案管理中存在的问题和漏洞。在与外包公司的协调沟通过程中，也可以寻求到合理的现实解决途径，有助于提高档案的完整性与准确性。

二、档案数字化外包过程中容易出現的问题

广播电视基层台站档案数字化外包过程中，主要涉及档案管理部门、档案数字化外包服务公司两个主体，这二者是相互联系、相互作用、相辅相成的。所以，档案数字化外包过程中容易出现的问题，也主要集中在这二者之间，即档案管理部门自身的问题和档案数字化外包服务公司的问题。

（一）档案管理部门自身的问题。首先是档案管理部门的思想认识问题。部分档案管理部门对档案数字化工作的重要性、必要性和紧迫性的认识还不到位；部分档案管理部门担心将档案数字化业务外包出去后造成失泄密事件，怕承担责任。其次是档案管理人员作风问题。部分档案管理人员档案工作意识不强，懒散惯了，消极懈怠，怕工作繁琐，不愿意参与其中，不能很好地配合外包公司员工工作，给档案数字化工作带来麻烦。再次是档案管理能力问题。部分档案管理人员专业水平不高，又喜欢瞎指挥，往往工作不到位；还有的档案管理人员不愿意积极学习，在档案数字化过程中，既学不到数字化知识，又不能对外包公司人员进行必要的工作指导。最后是财力物力的限制。在没有足够财力物力支撑的情况下，轻易将档案数字化业务外包出去，也常常会带来一些后顾之忧。

（二）档案数字化外包服务公司的问题。首先是外包方没有专业资质。目前，从事档案数字化外包业务的小型公司不在少数，而且相当一部分并不具备相应的资质条件。如果将档案数字化转换业务外包给没有资质的服务公司，档案数字化的质量和安全也将会大打折扣，存在一定风险。其次是外包服务公司有涉外性质。广播电视基层台站承担着重要的无线传输发射任务，保密工作方面要求相当严格。虽然涉密档案的数字化工作不能外包，但通过海量的常规档案处理，通过大数据分析，也能从中得出一些规律性的认识。这些数据一旦被别有用心的境外人员获取，势必会对国家的信息安全、财产安全等造成不必要的损失。再次是外包公司员工综合素质不高。在一些档案数字化服务公司，有些员工并没有经过严格的正规培训，业务能力和水平不高，工作责任心不强，道德素养有待提高，且流动性较大，这些都有可能成为工作中的隐患。endprint

三、档案数字化外包流程及思考

鉴于广播电视基层台站的单位特殊性，其档案管理工作较一般性单位而言也更加严格，对档案数字化转换工作的要求也将更高，对外包工作流程设置将更加周密，对外包管理服务工作也将更加严格。结合广播电视基层台站档案数字化外包工作实践，应着力在以下几个方面做出深入探讨和努力。

（一）扎实做好外包前期准备工作。在外包准备阶段，首先要在本部门中形成共识，使每一名工作人员都要对档案数字化及数字化外包工作有一个清晰的了解和认识，积极支持档案数字化外包工作，协助做好相关工作。其次是本部门人员要知晓档案数字化外包工作的具体事项，明晰外包过程中所需要的物资，统计数字化档案的数量，做到心中有数，未雨绸缪。要准备好外包所需要的物资，以有利于档案安全的原则安排好外包公司员工的工作场所，满足外包服务公司对工作场所的需要。最后是发布外包信息公告，做好公开招标工作。在互联网等受众广泛的媒体上发布招标公告，公告内容全面清晰，使符合要求的公司能够方便及时地查阅到招标信息，便于洽谈合作事宜。

（二）认真组织对外包服务公司资质的审查。在外包服务公司选择问题上，一定要严格慎重，既要选择技术条件好的，也要充分考虑安全问题。要充分结合广播电视基层台站实际，综合安全、信誉、能力、经验、价格等多重因素，公开选择好外包服务公司。特别是在外包服务公司的资质审查环节，要做足功课，因为市场上还是存在着一些没有资质的公司，不仅业务能力弱，而且在安全保密方面有诸多的隐患。此外，要注意关注外包服务公司是否有外资背景，必须督促外包服务公司严格遵守国家的相关法律法规。

（三）严格签订合同和保密协议。选定外包服务公司后，应该严格签订合同，使双方的合作有一个良好的法律基础。合同的内容要清晰详细，应当参考《合同法》中关于承揽合同的介绍，将有关于承揽合同的内容及注意事项都包含进去，包括承揽的数量、质量、报酬、方式、履行期限，等等。并且要明确规定承包方违约处置措施，如承担维护、重做、赔偿等事宜，防止外包公司出现工作差错后推卸责任、扯皮。同时，要按规定签订保密协议，这是防止档案失泄密的有效防范措施之一，是保障档案资料安全的必要手段，用法律手段维护好权益。

（四）加大对外包服务公司员工培训管理的力度。外包服务公司员工开始数字化工作前，要认真对外包服务公司员工进行前期培训，使他们对广播电视基层台站档案有一个基本的认识，不断增强法律意识，增强档案安全性、完整性意识。对档案资料数字化过程中可能出现的一些问题，如：一卷多宗、文件档案资料混杂、档号复杂等，外包服务公司员工弄不明白或者不能处理的，档案管理部门工作人员要对他们进行指导，帮助他们解决困难和问题。为了进一步保障档案资料的安全，档案管理部门可以在外包服务工作的现场安装必要的监控设备，对工作全过程进行录像，并做好数据备份，确保档案实体和档案信息安全。另外，还应做好档案数字化现场的消防安全工作，配备必要的消防安全设施设备并进行及时的检查维护，保证档案安全和人员安全。

（五）积极组织对外包服务工作进行有效评估。外包工作结束后，要对外包的过程以及档案数字化转换的质量进行必要的有效评估，重点对数字化转换的效率、数字化档案的系统应用、数字化档案的适用性、数字化档案的价值等做出科学评估，并通过档案数字化外包服务工作的综合评估，找出档案管理部门自身工作的不足，不断积累经验，指导工作实践。

四、总结

目前，档案数字化外包服务已成为档案数字化工作快速有序开展的一条重要渠道，为档案信息化建设作出了积极贡献。这其中得益于档案管理人员的共同努力，更得益于《档案数字化外包安全管理规范》的重要保障，以科学具体的保障措施，确保档案实体和档案信息安全，为推动档案数字化工作的进一步发展创造了良好条件。广播电视基层台站档案数字化轉换工作，也正是在《档案数字化外包安全管理规范》的指导下，取得了实实在在的成绩，并且透过工作成绩和过程看到了部分尚待重视和研究的问题，积极探寻解决新问题的途径，以期更好地为广播电视基层台站档案管理工作服务，推动档案管理工作再上新台阶。

【参考文献】

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