对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

秦莉莉

【摘要】当前，我国信息化建设越来越快，电子政务系统被广泛应用于机关事业单位中，提升了自动化办公水平。档案管理在机关事业单位管理工作中占有重要地位，所以需要与时俱进，尽快实行信息化管理，确保档案管理效率得到提升。本文将简述机关事业档案信息化建设的意义，并提出了具体可行的策略。

【关键词】机关事业单位；档案管理；信息化建设

随着现代信息技术的进步与发展，档案管理现代化已经成为一种必然趋势。机关事业单位档案管理信息化建设是一项长期的工作，涉及内容众多，事项较杂，必须将各种软硬件设施配置齐全，才能让档案管理更加现代化。因此，机关事业单位要结合实际情况，加快档案管理信息化建设步伐，简化工作流程，方便资料的查询，将档案材料的最大作用发挥出来，提升档案的利用率。

一、档案信息化建设的意义

在我国档案信息化建设中，机关事业单位档案管理信息化是非常重要的内容，在提升机关事业单位管理水平上发挥着重要作用。具体体现在以下方面：一是机关事业单位档案通过档案管理信息化建设，可以将单位日常工作中形成的资料与数据收集起来，逐步建立起一个完善的咨询系统，从而让机关事业单位日常管理更加规范和高效。二是机关事业单位档案加快信息化建设以后，能够提升对收录档案信息的利用率，便于档案的建立与资料的查找，从而节约了时间。三是机关事业单位档案管理信息化水平提高以后，可以有效保存大量的信息，不再占据库房的空间，也节省了档案的装具。如此一来，机关事业单位就可以减少人力、物力和财力的投入，并让档案管理工作有更高的效率，实现了经济效益与社会效益的提升。

二、档案信息化建设的策略

（一）提起重视，加强领导。档案资料关系着机关事业单位的建设与发展，记录着人事变动、文化活动、工作成绩、经费成果、失误教训等内容，只有确保档案的完整性与准确性，利用档案开展研究与总结工作，才能少走弯路，制定科学的决策。对此，机关事业单位领导与档案管理人员要提起重视，真正认识到机关事业单位档案管理信息化建设的重要性，要把这项工作纳入议事日程，通过提升档案管理信息化程度，確保发挥档案资料的最大作用。要加强基础设施建设，包括档案信息网络系统与档案数字化设备，这样能够让档案信息顺利进行传输与交换，通过先进的档案信息网络建设，提升档案信息化的效益。

（二）逐步规范信息资源管理。机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设作出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关事业单位档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。

（三）尽快整合档案信息。因为机关事业单位档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关事业单位档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设，包括电子文件的形成与归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等内容，通过将相应的标准与规范明确下来，能够保证计算机管理档案信息的安全。

（四）加强信息资源安全管理。近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其作出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。对此，机关事业单位在档案管理信息化建设中，还要加强安全管理工作，包括主机、网络、数据库等方面。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。

（五）加强信息化人才建设。机关事业单位要重视对档案管理人员的培训工作，尽快完善考核评价制度，在年终考核中纳入档案管理工作，将档案管理人员的工作热情激发出来。将考核制度落到实处，能够对档案管理工作作出公正、客观的考核，为机关事业单位档案管理信息化建设创造条件。此外，档案信息化建设，需要大量计算机专业人才，不仅要懂档案业务，还要熟悉信息技术，为此，要及时对档案管理人员提供指导，加强培训工作，以办培训班、开交流会等形式，让档案管理人员掌握更多信息化知识，提升他们的业务能力。

三、结语

总之，在机关事业单位档案管理信息化建设过程中，需要领导提高重视，加强领导，投入足够的资金，尽快配置所需设施设备。而档案管理人员也要履行好自身职责，加强业务知识学习，不断更新知识结构，掌握更多现代化、信息化知识，满足信息时代下档案管理工作要求。只有这样，机关事业单位档案管理信息化水平才能得到提升，并充分发挥出档案资料应有的价值。

【参考文献】

[1]李宏霞.对机关档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2016（17）：48-49.

[2]安刚.加强机关档案信息化建设之策略[J].黑龙江档案，2014（05）：67.