完善保险公司财务信息系统的思考

2017-05-30韩直新

中国商论 2017年16期

韩直新

摘要：中国保险业作为21世纪的朝阳产业，近几年取得了突飞猛进的发展。由于保险公司机构众多、地域分布广而分散、人员流动较快、财务风险很大，所以保险公司如何提高财务内控水平、提高财务风险控制能力就变得非常重要。财务管理制度化、标准化，离不开一套完整的财务信息系统作为支撑和保障。本文通过研究如何将财务管理制度化、标准化有机植入财务信息系统，实现财务信息系统、财务管理制度对话，从而实现加强公司的财务管控，提升公司的管理水平。

关键詞：保险公司财务信息系统作用

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）06（a）-035-02

1 保险公司财务信息系统概述

1.1 财务信息系统基本概念

财务信息系统是指利用现代信息技术和网络通讯技术，以计算机、网络、财务管理软件为工具，建立各种预测、决策、预算与控制以及分析模型，对财务预测、核算、分析、控制、监督等各个环节进行全面管理，实现会计信息的高度集成化和自动化的信息系统。财务信息系统可以提高公司经济资源的使用效率，为公司优化管理和经营决策提供科学的依据。

财务信息系统由多个模块组成，一般包括会计事务处理信息模块、财务管理信息模块、财务决策支持模块、财务主管信息模块等。

1.2 保险公司财务信息系统的重要作用

保险公司的各项业务对信息化的依赖程度非常高，各项财务活动如财务预算、利润预测与管理、成本费用核算、成本计算和控制、财务分析、资金管理和控制、投资决策分析等均不例外。将财务相关人员信息、管理架构、管理要求等信息在财务信息系统中固化，使收集原始凭证、设置账户、填制记账凭证、账簿和报表的查阅等各个环节相互联系、相互衔接，实现由财务数据到财务信息的转换。

（1）通过总部集中式的系统管理模式，可以将公司的会计政策标准、财务核算标准、财务审批授权、资金支付安全控制，报表编制与汇总合并要求等逐一固化至财务信息系统之中，形成统一的控制标准、流程标准、作业标准，减少人为差异。

（2）通过财务共享服务理论进行财务流程再造，实现全公司会计业务集中处理，财务共享中心按标准的核算流程、标准的会计科目和统一的政策标准，实行集中作业处理、资金集中支付，报表集中编制，提高财务人员工作效率，减少全公司财务作业人员，降低保险公司运营成本。

（3）通过完善公司财务数据管理办法，财务系统管理权限，实现各业务系统同财务系统无缝对接，实现“流程驱动业务、业务驱动财务”，建立业务、财务、精算、投资等数据的定期对账制度，确保基础数据的一致性，为公司管理、战略决策等各层次提供更全面的财务数据信息

（4）运用信息化手段，打破时空限制，各流程审批人可以实现手机移动审批，提高审批效率。

（5）通过在财务信息系统软件中嵌入审计模块，财务信息系统在进行业务处理时，系统自动按指定要求采集审计所需财务信息，并将采集到的审计证据直接存储在专门的审计文件中，为各种检查、审计提供便利，实现在实时采集审计信息的同时持续监控系统运行情况。

2 保险公司财务信息系统存在的问题

2.1 对财务信息系统需求论证不足

主要体现在调研阶段对公司需求不明确、不具体，对需求调研不充分，对需求方案论证不周全，专业人员配备不足等情形下仓促立项、仓促上线，以致系统与需求相距甚远。

2.2 与财务信息系统相关的财务组织构建不配套

主要体现在财务组织架构不健全，包括财务组织、岗位职责、人员选聘、人员培训等方面的配套，例如：没有设立对应的部门，或各部门之间缺乏沟通机制，或部门内部岗位设置缺失或者不明确，或相关人员专业能力不够，解决问题不能做到快、准、很，或对财务系统操作人员培训不到位，没有注重实际效果等。

2.3 对供应商的甄别、选型方面不充分

如不能很好地结合公司实际需求去选择供应商，被供应商的话术迷惑，听信供应商的一面之词，最后的结果不是我需要什么，而是供应商能够提供什么。

2.4 系统建设阶段对系统掌控不完整

对财务信息系统建设只注重结果，不注重建设的过程。保险公司信息系统繁多并自成一体，系统之间条块分割，如果对系统掌控不完整，各系统内部部分模块建设不够完善，模块之间的衔接不够流畅，则导致整体信息系统就不能形成一个有机整体。

2.5 财务信息系统上线之后运维不到位

系统运行之后，保险公司过度依赖各系统供应商运维服务，自身没有配备财务信息系统方面的系统管理、维护专业人员，在实际运用过程中，保险公司财务人员与供应商的运维人员之间的沟通在业务实际与系统功能之间存在障碍，以致财务信息系统的功能不能更好地全部发挥。

3 完善保险公司财务信息系统的建议

财务信息系统建设不仅限于财务管理信息系统，而且必须对公司整个管理信息系统进行整体规划、建设。在完善财务信息系统的基础上，整合财务总账系统、资金管理系统、费用预算控制及报销系统、核心业务系统、准备金系统等功能模块，依托网络化平台，实现会计业务的前端分散操作、后端集中处理和数据实时展现。开发、开放与相关业务的数据接口，推动财务业务一体化操作，构建公司信息数据处理云平台。

3.1 调研阶段

从以下几个主要方面入手。

（1）明确财务信息系统的构建目标。

（2）考虑公司现有的管理制度、管理要求，能否将制度固化到信息系统。

（3）财务系统的运行、服务能力，以及是否可以满足公司一定时期内数据运行要求、机构、人员增加需求。

（4）系统的可扩展性。

（5）能否满足监管要求。

（6）系统的安全性。

结合公司的实际发展现状，以及公司现有的信息系统（不只是财务信息系统）情况，参考但不完全照搬同业公司的管理模式，创新构建信息系统建设的思路与方法，分析公司现有的财务系统、影像系统和银企直接系统等子系统，整合公司核心业务系统、内部办公系统、人力资源管理系统，从而实现公司各信息系统无缝衔接。关注以下几个方面。

（1）对不同公司提交的各项数据和信息处理，实现在统一的财务平台上进行处理，包括操作界面、数据存储等。

（2）统一工作平台，将各系统需要操作（包含审批）的信息统一在一个界面中，实现在一个界面中能够完成所有工作。

（3）实现财务系统与业务系统信息的无缝衔接，各数据及信息可以“一键式”完成，财务人员在各系统中可以实现一键式报表提取。

3.2 财务组织构建，包括财务组织架构、岗位职责、人员选聘、人员培训等方面

（1）制定与财务集中管理相匹配的财务组织架构，设置与财务工作流程相匹配的工作岗位，保证财务工作流程的执行，实现组织、岗位、流程的匹配。

（2）实行“财务负责人委派制”和“财务垂直管理”，从体制上确定财务人员的归属，使财务人员能够更好地落实和执行公司各项制度。

3.3 供应商选择

（1）供应商提供的财务软件可以通過任务池管理、角色管理、门户及工作流管理、多组织操作等平台，实现为客户、供应商、员工、伙伴提供各种自助服务。

（2）软件供应商要有同业项目实施经验、或者对保险行业业务非常熟悉，能够判断软件是否能够满足行业特殊要求。3.4 系统建设阶段

（1）对在用的财务相关系统的清理、优化，新的财务系统的构建，包括费控系统与HR系统、销管系统的接口，费控系统中变动人力成本控制原则，费用分摊工单功能的开发，满足非实物资产集中采购的分摊。

对Oracle财务核算系统的完善，实现数据批量导入功能，实现自动日结核对功能，实现救助基金、保险保障基金、监管费的计提比例维护及凭证自动生成功能，实现税金附加、印花税等税金计提比例维护及凭证自动生成功能，实现所得税预缴比例维护及凭证自动生成功能，实现费用摊销（长期待摊）环节、资产折旧的比例维护及凭证自动生成功能，开发系统自检程序，用于月结/年结期间发现异常等。

对资金系统进行优化，实现手续费支付前的三方核对功能（资金系统、销管系统以及核心系统），资金系统实现集中赔款支付前核心业务系统、收付费模块、资金系统的三方核对功能，实现资金系统与Oracle系统以及核心系统的对接，实现账户信息从资金系统到Oracle系统和核心收付费模块的同步，实现银企自动对账功能等。

对核心系统—收付模块优化，实现业财数据的自动核对功能，手续费核对清单自动导出，实现收付费模块和资金系统手续费待支付信息的自动对接等。

对销管系统改造，实现代扣代理人个人所得税及增值税的自动计算，实现销售人员薪酬的多维度分，代扣代理人税率维护的功能，实现五险一金规则的系统同步等。

对HR系统的优化，实现系统中完成五险一金规则的维护，开发资金系统和HR系统的接口、HR系统发起付款申请后与资金系统对接，实现系统对五险一金实付的管理，实现人力成本的预提等。

对实物资产管理系统的优化，实现对固定资产的全生命周期管理，实现与Oracle系统的自动对接并形成财务相关的资产账务数据。

对影像系统优化，作业人员基于影像进行审核、复核及账务处理，实现影像系统部分票据真伪自动识别。

（2）工作流程构建。保险公司对于财务的集中管理主要涉及资金、会计核算、全面预算管理、有价单证及税务的集中管理，财务集中管理工作流程构建的核心体现在“集中”，各个流程的构建需要有机结合，具有可操作性、实用性和一致性。

3.5 系统运行阶段

（1）系统运维人员的配备

财务部配备必要的系统业务维护及需求管理人员，包括Oracle财务核算系统、收付费系统、费控及影像系统、资金系统、预算编制系统等各配备一名专职人员。

信息部配备必要的系统管理及技术维护人员，其中Oracle财务核算系统、收付费系统、费控及影像系统、资金系统、预算编制系统各配备一名专职人员。

（2）系统持续优化、完善

财务信息系统的管理是一项长期的、系统的、动态的建设过程。财务信息系统必须与公司的经营环境、制定的战略目标、运营模式、企业财务制度和财务管理战略等相匹配。