数字时代档案工作理论与实践分析

赵拯洲

【摘要】在数字化时代的发展下，档案工作也有了新的变化。本文从数字时代档案工作的内涵新变化、数字时代档案工作实践新内容、数字时代档案学科建设战略等方面总结了数字时代档案工作理论与实践的发展。阐明在新时期档案管理工作的新要求。确定好在新时期档案管理工作的新内容与工作人员的新职责。

【关键词】数字时代；档案；理论；实践

一、档案管理数字化的功能

1、提高经济效益

社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使企业成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工入厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查询。

通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况，同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。

二、数字时代档案工作实践新内容

在办公自动化的发展中，网上文件传输的数量越来越多。这代表着档案工作证不断的实现现代化、数字化的发展。在网上文件传输越来越多的状况下，也必须加强其管理。如下对其具体的调整管理详细的阐述。

1、双套制与双轨制的实行及其实质

现阶段档案工作的实践状态是纸质文件与电子文件的共存。在这种共存的状态下，档案工作实行了“双套制”和“双轨制”管理。“双套制”，是指文件归档后两者的共存，亦称“双套归档”。“双套制”的实施，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。“双套归档”可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和利用状态。“双轨制”，是指在文件生成、运转过程中两者的共存，即两种形式的文件同步随业务流转运行。

2、档案信息化建设

在办公自动化，文件电子化的发展下，势必要带动档案管理的信息化建设。档案工作所包含的内容较多。涉及的内容较为广泛，要建立档案管理的数字化。必须要培养数字化人才，并推动档案办公无纸化发展，从数字化档案管理的运用中来看，其具有一定的成效。所以针对我国档案数字化建设还需要大力的推进，并将建立档案信息化管理的制度，促使档案工作能够在数字化的发展中顺利进行。

三、数字时代档案工作理论新探讨

数字时代的到来。加速了社会的发展。在档案工作中，理论与实践内容页进行了一定的变化。因此在不断变化的发展中，必须要理论与实践融合在一起，在实践中是离不开理论的指导的，在理论中也是离不开实践的。因为理论来源于实践，实践又反过来服务于理论。

1、前端控制与全程管理理论的提出，为电子文件进行文档一体化管理提供了理论依据

法国档案学者C·诺加雷指出：档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身”。这类观点正是前端控制产生的思想根源。全程管理是一种过程管理，即通过对每一项具体管理活动的实施过程进行监控。

2、文件连续体理论对文件生命周期理论的进一步发展和创新

文件连续体理论作为网络时代电子文件管理实践的理论概括，这一体系主要构建在四个轴之上：凭证轴、业务活动轴、文件保管轴和来源轴，对传统文件和档案的概念、文件管理和档案管理的界限、文件与档案工作者的专业性认识都赋予了崭新的内容，主张文件的连续管理、全程管理、前端控制，注重文件元数据的提取与运用，强调管理责任上的连续和文件管理领域各种角色的相互合作，关注文件管理的动态过程，强调文件跨越时空的利用和保管等思想，既继承了文件生命周期理论的科学内涵，又新、丰富和发展了文件生命周期理论。

四、数字时代档案学科建设的战略思考

档案学科的构建促使其发展必须顺应时代发展的潮流，在信息化社会的发展中，创新是档案工作实践中必不可少的内容，在数字化发展中，要做好档案管理工作，必须走出一条特色与创新的道路，明确档案工作发展的方向，并加强档案工作队伍的建设，促使其走上长远发展的科学化道路。

1、确立数字时代档案学科的研究方向

档案学科研究方向的确立要遵循继承、发展和交叉三条原则。继承是尊重档案学原有理论成果与实践经验，肯定原有的学科发展优势，突出自身特色，在学术上有所创新、有所建树，形成具有中国特色和独创性的档案学理论；发展是在坚持对原有档案学理论的丰富和发展基础上，瞄准档案学科发展和档案工作前沿，准确地把握时代赋予的使命，依据科技、经济、社会发展的需要，完善档案学研究方向，将电子文件、数字档案馆、信息安全、档案信息资源开发利用和档案信息化等学科方向作为档案学研究的突破口，培育出新的研究方向和新型学科，进一步拓展档案学科的生存空间；交叉就是知识有机重组，加强档案学各子学科之间、档案学与其他学科之间的渗透与融合，兼收并蓄，博采众长，提升学科优势，创建交叉学科。

2、加强档案学科队伍建设

要加强档案队伍的建设，必须加强工作人员对档案学知识的了解与认识，促使档案学与数字时代同步发展，必须对知识人才加以重视，并起到一定的带头作用，使工作人员能够积极的学习新型的档案理论，并转化到实践的工作之中。造就档案工作队伍的科学化发展。另外除了学习与时俱进的专业知识，还需要拥有一定的创新力量，将创新的思维运用到实际的工作当中。并结合工作中遇到的种种情况，用科学的理论与创新的观念去合理的解决。并深刻分析出问题发生及存在的原因。在学术队伍的人才中，一定要拥有不同知识背景的人才，这样才能促进管理的全面化，理论的完善化等。

五、总结

档案数字化时代的到来，给档案工作带来的挑战与冲击是全面的，其不仅在理论上要进行革新，在实践中也有新的转变。数字时代是动态发展的时代，因此理论革新与实践的变化都要跟上其发展的脚步。做好档案数字化管理工作。

【参考文献】

[1] 赵淑梅. 数字时代档案工作理论与实践的宏观认识[J]. 档案学研究， 2010（06）.

[2] 冯建华. 浅谈数字化时代档案利用工作[G]. 第六次华北地区档案学会学术讨论会论文集， 2015.