大数据时代高校档案信息服务提升策略研究

李娜

摘要：如今，互联网几乎覆盖了全球90%以上的地区，并且为满足人们的各种需求，还开发出了多种软件，例如物联网、元计算等，引导社会进入大数据时代。在此大环境下，各行各业发展模式都在发生改变，高校人员流动大，人员信息多且复杂，引用互联网协助高校档案部门管理档案，为人们提供更优质的服务，如何在大时代环境下转变档案信息管理模式是当下研究的重点，本文将围绕何为大数据，高校档案信息服务提升的必要性和如何提升服务质量进行叙述，为人们提供参考。

关键词：大数据时代 高校档案 信息服务 创新

中图分类号：G71724文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）04-0127-02

在高校中，档案信息资源是高校最具保留价值的信息之一。自改革开放以来，我国高校不断增多并且规模不断扩大，留下的档案资料只增不减，如何使这些资料有条理地、长久且完整地保存下去是目前备受关注的话题。档案是内容准确、利用价值高且全面的资料，以往都是存放在固定且保密的位置，但普遍存在丢失资料和占据空间等问题，有些高校为了节约储存空间，在学校办学过程中产生的一些教学改革、科研、學科建设、师资力量、学生管理、党群以及相关部门的资料没有及时有效地归档。大数据技术的出现，很好地解决了这些方面的问题，实现了相应数据的有效归档以及高效利用。

一、大数据含义的相关理解和特征

1.大数据的含义

有关于大数据的定义有很多，有几个定位较为全面的是：麦肯锡全球研究所认为大数据是一种在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合；Gartner是一个较为权威的信息技术研究公司，它对大数据的理解是：需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。还有一些其他的理解，都对大数据的运用价值表示肯定。将大数据技术运用于高校档案管理及档案信息服务建设，能够促进其结构完善，加快信息数据储存和收集。

2.大数据的特征

大数据具有四个个性鲜明的特征，一是数据容量很大，之前的“小数据”系统已经不能够满足很多组织或团体的需求，大数据系统将TB的容量上升到PB的容量；二是数据类型多，现如今数据类型有网络日志、视频、图片、地理位置等，这些信息都能以数据符号储存；三是价值密度低，商业价值很高，例如如果储存视频，尤其是监控数据，一段视频储存数据中只有几个数据符号有价值；四是处理速度快，以秒来计算其处理速度，快速实时获取所需的信息，这是与传统储存数据系统反差最大的一个特征。

二、大数据与档案的关系

《档案法》规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。单从档案的定义来看，除电子档案外，其他载体形式的档案与大数据没有任何关系，只有档案记录的信息可以称之为数据。从档案的特征来分析，档案具有社会性、历史性、确定性及原始记录性。而大数据也具有类似的特征，大数据也是人类社会活动的原始记录，其内容也具有确定性，且其记录的内容只反映事物已经完成的状态，同样具有原始记录性。因此，档案与大数据的关系仅是具有相似的特征，大数据是具有鲜明档案特性的数据集合。但是，从数据的保存价值来说，有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值，不需要永久保存。真正与大数据有直接联系的，只有电子档案一种形式，电子档案与大数据之间是种概念与属概念的关系。

三、高校档案信息服务提升的必要性

1.高校档案信息服务提升是顺应大数据时代的必然要求

在大数据环境下，产生的信息数据量大、种类多、并且这些数据信息的密度低，处理起来速度快。为顺应时代变化，高校档案信息服务系统需要快速改变发展模式，在此环境下寻找新方向，避免与时代脱节，避免有价值的资料丢失，最大化运用高校档案服务资源，发挥其具有的价值。

2.高校档案信息服务提升是数据信息服务的时代需求

根据调查发现，现在人们获取信息的手段各式各样，并且需求的信息也是多样化的，出现这种现象的根源在于人们的信息获取观念发生了改变。伴随着信息供给方要不断地拓展信息处理和发出方式，以数据、示例描述一个观点，增加说服力，提高服务质量，现在高校档案信息服务还没有做到这一点，高校档案信息服务部门必须做到与社会发展和需求相匹配，建立新型的档案信息服务模式。

3.高校档案信息服务提升是促进自我发展的内在要求

现在各组织或团体内部产生和获取的信息不但数量巨大，且种类繁多，尤其是高等院校，人口基数大，信息资料量也相应大一些。传统的服务方式在现在环境中使用显得比较拖沓，服务范围小，受益者少，并且服务过程比较死板，手续多，用户对此系统反映不好。必须转变高校档案管理和服务模式，才能保证其长效发展。

四、大数据时代高校档案信息服务水平提升策略

1.基于大数据理念合理定位，深挖高校档案信息资源价值

在大数据环境下，无论是资源的提供者还是资源需求者都很重视资源的经济价值和实用性。对于高等院校来说，其内部信息资源被分门别类，学生和老师可以输入关键字来获取信息，但是学校作为提供规范的教育平台，其内部资料具有方向感，也就是信息供给者根据环境有针对性地发布一些信息，需求者只能获取教育相关的信息。为了更加细化信息，提高高校发展速度，需要明确高校档案信息服务方向，再确定发展模式和发现方法，找出合适的大数据产品，简化信息挖掘方法，提供档案共享平台。在大数据背景下，高校档案管理人员应该科学地运用大数据技术不断地挖掘档案信息资源价值，打破以往档案资源不能外泄的思想，拓展档案信息资源建设的广度与深度。

2.推动档案信息资源内外整合，构建智能化信息服务平台

在大数据环境下，处理复杂的信息一定要有信息资源整合意识。做到信息整合首先要仔细分析和优化档案信息资源的结构，根据学校发展方向，有目的地收集信息，扩大资源途径，将传统的、纸质的资料与现在的档案信息资料进行整合，将档案信息的侧重点突出，形成有自己特色的服务系统。此外，学校不能闭门造车，要加强与第三方高校档案资源、网络档案资源的合作关系，将获取的信息进行整合，充实现有的信息数据系统。从上面分析大数据特征可以看出，在大数据环境下信息处理速度快，施行一秒钟处理信息计划，因此，高校档案信息服务管理和服务部门的工作者要充分利用技术手段，提高服务平台智能化水平，根据高校发展方向，不断地完善和革新服务平台，满足用户需要。

3.充分运用云计算的架构优势，推动高校档案数字化升级

现在信息大部分是以数字形式存储，为提高高校档案信息服务水平，推动档案信息的数字化升级是必需的，在目前的條件下，信息数字化升级过程比较复杂，在升级过程中要保证信息含量高，信息的准确度好，保证不会出现信息遗漏或更改的现象。此外，现在为了提高高校档案信息的数字化升级效率，引进云技术，在构建信息网络构架上具有一定的优势，高校档案管理部门科学合理地使用该技术，提高信息资源使用的灵敏度和广度，扩大用户使用权限。

4.加强档案信息服务思想认识，探索档案服务多元化模式

在大数据环境下，无论是用户还是信息资源的提供者都需要具有资源共享的思想，获得一加一大于二的效果，充分发挥档案信息资源的价值，尤其是高校档案管理者，更需要具有资源共享的思想。不过在进行资源共享之前需要对档案信息资源进行分类，重点在于权限分类，在确保信息资源安全的前提下，将一定权限范围内的信息进行分享，也吸收其他院校的优秀资源，不断提高档案信息服务质量。此外，将无形的信息资源转化成有形的经济价值还需要信息服务部门探索多元服务模式，从服务高校行政部门，向服务全校师生、服务社会转变，最大限度地发挥高校档案资源的价值。档案信息资源的多元化服务模式需要进一步深化，根据资源类型与用户群体特征，构建多元化、个性化、业务化档案信息服务新模式。

5.构建完善的资源共享体系和共享模式

通过大数据技术能够获取很多的便利，实现了校内众多资源的有效共享，让档案信息的采集工作、管理工作等都形成了有效的协同互动。另外，大数据技术加强了各个档案之间的共享效率。大数据中的DWA技术能够对档案进行统一的管理，大数据技术管理下多种类型的共享模式，统一在大数据技术中心平台的管理控制之下，利用P2P技术，构建起对等的网络。在这一环境当中，每一个登录档案资源库的客户端都变成了收集端和利用端，各节点之间在大数据技术的处理下实现着平等的资源信息互换。

五、结语

在大数据时代，高校档案管理既面临严峻的挑战，也有很多发展机遇，如何把握机会发展自己是当前面临的困难。现在服务行业发展迅速，作为服务于高校的档案工作人员，也有必要提升自身的服务意识，在实践中探索其发展方向，面对大量数据，挖掘其中蕴含的价值，树立大数据理念，利用新技术、新措施、新手段大胆尝试创新，提升档案信息资源数据的精准性、价值的真实性，不断推进高校档案信息服务质量。

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责任编辑：杨国栋