医院支出控制与预算管理系统实施现状与问题研究

谢虹

镇江市第一人民医院，江苏镇江 212000

医院支出控制与预算管理系统实施现状与问题研究

谢虹

镇江市第一人民医院，江苏镇江 212000

为响应“十三五”全国医院信息化发展规划的号召，实现医院支出控制的自动化操作，进一步与预算管理相融合，由该院及南京凯唱软件公司合作建设的支出控制系统于2015年9月上线。目前，该系统已在该院全面实施，此项举措把优化报销审批流程，节约开支，加强费用归口分级管理的理念落实到日常工作中，但在系统运行过程中某些问题相伴相生，对于这些问题采取积极的应对措施。该文首先说明支出控制系统上线的必要性，接着介绍该系统实施现状，进而阐述这套软件给医院带来的好处，并通过对系统运维过程中出现的问题进行梳理，提出了解决方案与展望。[关键词]支出控制；信息系统；预算管理

自2005年原卫生部明确将预算管理纳入医院管理考核以来，从预算编制、执行到分析与考核，各个公立医院都是主要依据历史数据进行操作，这导致了单据审核依据不充分，以及医院内部控制弱化。受医疗卫生政策法规影响，医院亏损面持续扩大，资金局面紧张，需要精准地控制开支。该院适时推出支出控制与预算管理系统，是有着一定现实需求的。这套软件系统运用现代信息技术手段，融入内部控制的概念，从源头出发，实现费用支出和全面预算管理业务同财务工作的完美结合。这套系统从理念的提出，基础调研到建设开发和上线运行，都倾注了该院领导层和财务工作人员大量的心血和精力。它能进一步推进落实全面预算管理，并为未来建立“四位一体”统一集成的财务管理新模式奠定坚实基础。该文在总结实际工作经验的基础上，阐述了开发设计整套系统的核心思想和意图实现的具体目标，以期为业内其他医院整合财务管理，提高工作效率提供参考。

1 软件系统上线必要性

1.1 医院政策性亏损面持续扩大，资金状况堪忧

作为著名的“两江试点”[1]城市之一，1994年12月正式启动的职工医疗保险制度改革对医院产生了深刻的影响，截至2015年，该院医保收入累计超总控已逾6亿元。再加之取消药品加成，以及大型医疗设备检查治疗、检验价格下降等诸多因素的影响，医院收支结余呈负增长，资金缺口日益增大。医院基本建设和日常运行过度依赖外部融资，财务风险和经营风险加剧。为了缓解医疗行业困境，尽可能实现收支动态平衡，医院不断修订和完善全面预算管理制度，积极探索切实可行的途径和办法，以期通过“节流”达到降低成本、促进资源节约的目的。

1.2 支出预算可控性更强，指标体系繁杂

从预算编制的影响因素分析，收入预算受经济和政策制约，支出预算主要是根据业务活动需要，侧重于内部管理，操作起来相对容易一些。从预算体系角度看，业务收入预算由临床科室业务计划和均次费用两部分组成，院级收入自动产生。业务支出预算共计七大类，包含56个分项指标，不易摸清情况、精准认定。传统的Excel计算方法因其计算速度慢、数据滞后等特点，已经无法满足日常工作的需要。借助计算机软件技术，财务部门可以建立集成一致的数据仓库，极大地提高财务工作的效率和质量。

2 支出控制与预算管理系统实施现状

2.1 该项目按计划自上而下，稳步推进

该项目在准备和实施过程中引起院领导的高度关注，并得到坚决、充分的执行。它的意义在于对支出审批的传统模式提出了挑战，改变了医院员工拿着报销单逐级找领导签字的审批模式。从初期的行政部门试水，到如今的全面开展，“网上审批”的观念深入人心，该项目的开展已逐渐融入医院日常管理的工作中。

2.1.1 全口径管理 在审批的范围上，基本确定了以财务为主体的2个方面：①纳入支出业务范畴。②资金流出范畴。针对这两个方向的经济事项，系统按照传统业务单据设计出了6种单据类型：①经费报销单；②经费审批表；③差旅费报销单；④现金/银行借款单；⑤资产请款单；⑥成本/费用计提表。每一种单据类型根据经济事项的特点与要求设计不同的审批要素，以满足各个方面的管理需求。如差旅费报销单涵盖了行程信息、票据信息、补贴信息等。

图1 线上审批与线下审核

2.1.2 全员参与 2015年9月份在管理服务科室上线试运行，进而扩大到各个诊疗学科、护理单元和药品供应部门，形成“全员参与、人人有责、齐抓共管”的良好局面。它建立的是以报销人员为主体的线上填单，管理层的线上审批及过程跟踪，事后的报销单据查询体系。

2.1.3 全过程管理 系统设计之初针对各种类型的报销单据进行了流程方面的调研，满足不同经济事项审批流程的个性化需求。当事人备齐申请材料后提出申请，职能负责人、归口负责人、财务负责人、分管领导四级审批，对于特殊事项予以特殊处理，如总会计师加签制度。从报销提出申请到各管理部门的线上审批，最后由出纳完成付款确认，实现了线上闭环管理及全过程的监督与控制。支出控制系统启用后，员工报销无需给领导提供相关报销单据及原始附件，系统结合高拍仪设备实现原始附件资料的上传，满足了线上审批过程对原始附件的查看，同时建立了报销单据原始附件的电子化账簿，方便各管理部门对原始单据的信息检索与查阅。

2.2 流程再造

财务部门增设一位预算会计，充当系统运行维护员的角色，及时处理解决软件运行过程中出现的问题，定期向软件工程师提出系统管理需求。该系统将预审关口前移，形成线上线下两条审批路径，两条路径完成后统一装订，交给出纳支付款项。如图1。

2.3 将预算管理理念落实到位

该支出控制系统不仅实现了支出审批的自动化操作，而且融合了预算管理的要求，主要通过3种手段：申请人请款同时通过选择归口负责人确定预算归口管理部门，预算会计预审同时选择预算科目，出纳会计支付款项时对相应数据进行核销。这样就达成了借助一个平台操作一次获取到多层次信息的目的。报销审批过程实时反映费用的年初预算额度，已用额度及剩余额度，便于管理层对费用进行把控，同时满足了预算实时在线控制的要求，真实且及时反馈预算使用进度。

3 信息系统的优越性

3.1 通过系统支撑达到事先管控的目的

预算管理的核心内容是预算控制，而预算控制的一个重要控制点是审核。据了解，大多数公立医院采取了完成月末成本数据和会计数据之后，导入预算管理系统进行核销的方式；个别医院采取填制记账凭证同时相应核销预算，如果超支触发警告的方式。这两种模式的弊端显而易见，即数据的滞后性，预算执行情况报告依赖于会计账务处理。该系统采用的是填报时核销预算的方式，实时更新数据，预算管理独立于财务会计，各层级领导可以随时分项查看预算执行进度状况，据以判断，做出是否批准的决定，真正做到“实时控制”，牢牢把握主动权。

3.2 明确界定审批人员和审批环节，加强预算支出规范化管理

预算会计在预审时严格依照《医院财务审批及支出报销规定》《医院财务审批及支出报销规定》没有明确说明的向领导请示，体现了审批过程中刚性和灵活性结合的特点。每一笔经济业务都有对应的职能负责人、归口负责人和分管领导，不得越权审批。如果申请人同时是科室职能负责人，应交由同层级的领导进行审批，不得自己审批自己。

3.3 基于同一数据源，实现“四位一体”集成管理

该院2000年开始使用的技术平台，成本核算、会计核算和绩效考核各自独立、相互脱节。2006年，医院使用专业成本核算平台后，通过建立接口抓取数据包的方式从根本上解决了成本核算、会计核算、绩效考核相分离的状况，从三条线分开核算并轨为一条线核算。该院管理层旨在通过打造一套内控一体化系统建立会计-成本-预算-绩效的多层次数据体系，形成“四位一体”的集成管理布局，以精细化财务管理助推医院发展，见图2、图3。

图2 传统的财务核算

图3 现代财务管理与核算

4 建议及展望

4.1 系统运维中尚存在一些问题

按软件开发过程的成熟度由低到高划分，该系统目前处于已管理级，但并未达到畅通无阻的状态。例如由于软硬件配置要求，系统开发环境与每位用户所使用的电脑可能无法匹配；由于员工没有完全掌握系统操作规程，以及对财务报销制度理解上的偏差，用户在操作使用过程中提出很多问题，需要预算会计逐一答复；由于经办人不直接与审核人员接触，部分经济业务事项领导不能全盘了解等。

对于这些问题，首先要区分是管理层面上的还是系统层面上的，分别采取相应措施，保障业务软件畅通运行，增加界面的友好性，让信息化服务更便民惠民，在员工心中植入信息化管理和内部控制理念。

各科室考虑培养一名经济运行管理员，学习有关预算管理、物价管理、成本管理方面的知识，与财务部门进行无缝对接。财务部门可以部分让渡财务职能，获得更多精力推进系统优化工作。

4.2 实现“四位一体”尚在路上

尽管目前对于通过系统整合和接口衔接，实现高度集成、四位一体的财务管理体系目标明确、思路清晰，也拥有了运作平台，但是为了顺利实现系统平稳对接，暂时只先开放可控成本项目的预算控制，计划于2017年年初全面开放所有成本项目的预算控制，并进一步跟进通过预算会计预审单据同时选择会计科目的方式实现自动生成会计凭证，依托这一平台获取所有经济运行信息。

4.3 合理扩展该支出控制系统的功能

4.3.1 财务管理职能转变——管理会计 该系统集成项目百分之百完成后，基础会计工作量将会明显减少，医院财务人员应该向高质量的财务分析方面投入更多的精力，逐步从核算型转变为管理型，要为医院临床、科研、教学提供全面的服务。

4.3.2 部分承担辅助决策职能 未来可以考虑建立在此基础上进行智能化财务分析，有的放矢地提供财务共享服务，联合全员70多个业务系统调取相关数据，实现“1+1＞2”的业财融合效应[2]。当前医院经济运行面临着前所未有的困难，财务分析应该突出重点，从根源上追踪和挖掘财务报表之外的信息，还原财务数据的原貌。应将医院财务分析的定位提高到战略层次，为医院管理提供更加有效、充分的地服务。

5 结语

新医改和新财会制度对医院的预算管理、会计核算、成本管理提出了全新的要求，江苏省对会计核算和成本核算提出了更为精细、更为规范的要求。医院原有的应用系统无法满足新制度实施的要求，因此该研究着力打造一个集“预算—会计—成本—绩效”于一体的新型财务管理平台，把医院财务管理推进“大数据”时代。

2015年9月上线的支出控制与预算管理系统实现了支出自动化控制，严格约束预算执行，为构筑“四位一体”的内控一体化体系打下了扎实的管理基础，践行“精益医院”[3]理念，树立了医院信息化管理与运作的典范，极具推广价值。但是，系统在运行过程中，不可避免地遇到了一些问题，系统在整体推进和优化整合过程中，也面临一些困难和挑战，需要全院职工共同努力。

[1]奕馨．“两部”召开“两江”试点情况汇报会[J]．中国卫生经济，1995（6）：44．

[2]宋吉峰，刘玉．加强内部控制构建业财融合新体系[J]．中国总会计师，2014（9）：41-43．

[3]杨志贤，杨琴．构建公立医院精益财务管理体系的探讨[J]．中国卫生经济，2014（3）：90-91.

R197.1

A

1672-5654（2017）02（b）-0127-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.127

2016-11-13）

谢虹（1988.11-），女，江苏丹阳人，硕士，中级会计师，研究方向：预算管理。