浅析档案安全保障体系建设

孙晶姝

摘 要：构建完善的档案安全保障体系对档案管理工作具有现实意义。文章阐释了档案安全保障体系的构成要素，分析了当前档案安全保障体系建设的影响因素，并从四个方面提出了构建档案安全保障体系的对策，用以完善目前档案安全保障体系建设。

关键词：档案；安全保障；体系建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

2014年，中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，指出“要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、‘三个代表重要思想、科学发展观为指导，以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展。” 可见，建设档案安全保障体系是我国档案事业发展的客观需要并具有重要意义。

一、档案安全保障体系的构成

档案安全保障體系包括与档案安全有关的政策法规、技术、人员等多方面内容，各个方面相互联系、相互作用，以此建立起组织管理有保障、技术措施能够实施的档案安全保障体系。

目前，档案安全保障体系可划分为档案安全物质保障体系、技术保障体系和政策法规保障体系，并将这三项内容有机结合为一个整体共同发挥作用。档案安全保障体系实施包括档案安全基础设施、安全全程控制、安全组织管理、安全法规。

二、制约档案安全保障体系建设的因素

1.政策法规保障体系有待于健全

科学合理的档案管理制度是做好档案安全保障工作的前提条件。在档案管理过程中，虽然制定了大量的管理制度，但大多流于形式，尤其是缺乏完善的档案安全应急制度。应对地震、泥石流、火灾等灾害的应急响应制度是降低安全事件危害的有力手段，但在实际制定制度的过程中，考虑过于单一，往往受定式思维的影响，对潜在的威胁考虑不全面。一旦发生灾害，很难对档案进行抢救恢复，也很难挽回对档案造成的损失。

2.档案安全管理意识有待于加强

档案管理工作具有制度化和规范化等特点，需要根据档案的规律、工作流程和标准办事，不允许存在任何的疏忽大意。因此，档案管理工作者的意识直接影响到档案管理工作的目标的顺利实现，影响到档案利用的效果的充分发挥。在档案安全管理方面，因为很多档案管理人员不是档案专业毕业，缺乏档案安全系统教育和培训，尽管在实践当中对档案安全知识有一定了解，但专业知识的学习仍不够。同时，档案管理人员缺乏相应知识更新的主动性和自觉性，进而也对档案安全管理有一定影响。

3.技术保障体系有待于完善

随着科学技术的不断进步，档案信息化将计算机和现代通讯等应用于档案工作的各个环节、各个方面、各个层次，使档案信息资源的开发利用逐步摆脱传统的手工处理方式。档案信息化带来便捷的同时，也应看到越来越多的电子档案在网络上传输，而网络作为一种开放的信息流通渠道，抗攻击性较弱。

4.安全物质保障体系有待于完备

物质保障是档案安全保障体系建设的核心内容，包括档案制成材料、档案馆馆外环境和馆内环境、资金和人力资源保障。档案在保管过程中不可避免地受到外界不利的温度、湿度、光线等影响，纸质档案、声像、光盘档案等制成材料如果使用不当，有可能造成档案毁损。另外，突发事件、自然灾害、人为灾害是影响档案安全的主要因素，在建设档案库房时，馆内外环境如果考虑不到位，一旦发生以上情况，将对档案造成毁灭性破坏。资金和人力资源保障是建设档案安全保障体系的基础，若缺少资金，档案库房、信息网络、装具设备等建设都无从谈起，而档案人员是做好档案工作的主体，是加强档案管理的核心，人力资源不足将严重影响档案工作的开展。

三、建设档案安全保障体系的对策

1.建立健全档案安全管理制度

目前，各级档案系统建立了各式各样的档案安全制度，但有些却不尽规范。应按照国家档案局相关要求，在严格执行档案法律、法规的基础上，完善各项工作制度，使制度规范完整，同时加强对规章制度执行情况的监督，建立起长效机制，确保规章制度实施到位。规范电子档案的保密制度，推进电子档案的安全保密制度建设，做到级别化和细致化，解决好电子文件的保密、保存、保读取等问题。健全档案库房日常管理与维护制度，严格执行档案借阅审批手续；强化突发事件的应急管理机制；完善受损档案抢救制度，对灾害和老化等因素造成损毁的，尽快采取保护措施，避免损失。同时加强档案安全管理制度的执行力度，保证档案安全管理制度在工作中能被落实到位。从工作机制上落实档案安全防范措施，提高内部管理水平，严格执行档案安全规定，把档案安全的要求贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。

2.开展档案安全培训，提高档案安全管理意识

档案馆要加强档案管理人员在档案安全管理方面的培训学习，提高档案安全管理的意识；制定培训学习制度和规划，有组织、有计划地进行培训学习，提高管理人员的岗位知识水平和能力，从而使档案管理人员快速成长，克服麻痹意识、厌烦情绪，提高全员安全意识，使每个人都知道需要保安全和如何保安全；强化责任意识，普及档案安全基本知识与技能，加强档案信息化安全体系技术人才的培养，介绍国内外档案安全保障的最新成果，培养造就一支责任意识强、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作的档案干部队伍，为档案安全提供可靠的人才保障。

3.建立档案安全的技术保障体系

档案馆要建立和完善技术保障体系，健全安全技术防范系统，应用先进的消防设施、防盗设施、报警设施、监控设施和经久耐用的档案装具等，采用各种先进的计算机加密、防入侵和防病毒技术，档案字迹加固和保护技术，电子信息和声像恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供切实有效的技术支撑。同时，档案馆要实施重要档案异地备份制度，提高应对人为灾害和自然灾害的能力，防止重大灾害对档案造成的损失。在开展档案异地备份工作中，档案馆要采取异质备份措施，保证电子档案长久可读。

4.提高档案安全基础设施投入

加强档案安全相关基础设施建设，从环境建设和设备建设入手，确保档案的安全管理和利用。环境建设方面，根据《档案馆建设设计规范》《档案馆建设标准》等规范，综合地理位置、气候条件等因素，建设符合防水、防火、抗震等要求的档案馆，为档案保管提供更优质的环境。设备建设方面，档案馆要根据纸质档案等对温湿度、光、酸碱等的特殊要求，档案馆要配备专业的装具来确保档案安全，并且库房要符合档案“八防”要求。同时，配备电子档案所需的终端设备、网络设备、输入输出设备和防电磁干扰设备。

档案安全保障体系建设是档案安全管理的基础工作，应从制度保障、人才培养、技术保障和基础设施建设等方面下功夫，不断优化，确保档案安全保障体系的建设完善。

参考文献：

[1]中共中央办公厅，国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/politics/2014-05/05/C_126464500.htm.

[2]张美芳，王良城. 档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究，2010（1）.