档案安全保障能力建设的有效途径与评价

何文丽

摘 要：在信息技术快速发展的社会环境下，各级档案部门的档案安全保障能力以及其有效性受到了严峻的考验。因此，各级档案部门积极响应国家档案局提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力”的号召。只有在充分保障档案本体完整和档案信息绝对安全的前提下，档案事业的其他各项工作才能顺利开展。通过分析当前影响档案安全保障能力的因素，提出了建設档案安全保障体系的相关措施。

关键词：档案；管理体制；组织体系；保障体系

中图分类号：G273 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.093

2010-05-12，国家档案局局长杨冬权同志在全国档案安全体系建设工作会议上战略性地提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力”的号召，人们对档案安全的关注又上了一个新的高度。档案是一个国家、一个民族又或某一组织的真实的历史记忆、珍贵的原始数据。档案是十分脆弱的。基于档案安全保障建设的实际情况和档案工作的重要性，首先要建立正确的工作理念，主动防御，然后要根据单位的发展以及档案管理工作的实际情况，建设完善的档案安全保障体系和工作评估系统，从而达到安全保管档案的目的。

1 档案安全保障体系现状

在当今的社会形势下，档案安全保障工作一直以来都受到了的重视，在档案工作中，档案安全保障工作被看作档案利用和管理工作的基本条件。《中华人民共和国档案法》中规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，并对档案工作原则作了明确要求——维护档案完整与安全。除此之外，《中华人民共和国档案法》中有一半以上的内容涉及到档案保护与安全。近年来，随着社会各方面的发展和进步，在企业单位中，档案安全保障工作的内容也发生了改变。

2 构建档案安全保障体系的有效途径

2.1 树立主动防御的工作理念

安全保障工作的目的就是避免安全事故的发生。然而，档案信息在目前的数字环境中，其保管工作面临着各个方面的风险和隐患，如果对这些风险隐患不加强防范，极有可能引发安全事故。因此，在建立档案安全保障体系之前，相关工作人员要树立主动防御的安全理念，在日常工作中着力清除各种安全隐患，达到防患于未然的目的。

2.2 建设科学的档案安全保障体系

在档案安全保障体系中，无论哪一个环节出现漏洞，都会对整个安全体系造成一定的影响，甚至会对整个安全体系造成毁灭性的影响。因此，在档案安全保障能力的建设中，要具有一定的大局观，从整体出发，然后分析并梳理所有的相关因素，从而建立起高效的档案安全保障系统。其建设的具体措施主要体现在以下4个方面：①在安全保障工作中，除了对档案实体的安全进行严密的保管外，还要对档案文件所在的环境进行维护，以确保其安全。比如在档案安全保障中，要注意定期查看档案实体的完整性和安全性，对档案库房的环境采取通风等防护措施，在对档案实体安全进行维护的同时，还能对档案相关材料及其信息数据的安全具有一定的保障作用。②在相关工作人员的管理上，要全面调动工作人员的积极性，培养起主动防御的职业观念。在日常工作中，无论是档案信息的形成者、管理者还是利用者，对有关档案管理工作要十分认真、谨慎，增强工作人员在档案工作中的安全意识，明确各个部门的人员在档案安全保障工作中的职责，使相关部门能各司其职，从而建立完善的档案安全保障体系。③在档案安全保障的具体工作程序中，对档案信息要进行全程不间断的保护。无论是档案的储存、传输和利用过程，还是档案的形成等，都要通过相应的安全管理措施进行严密操作，从而达到档案信息一体化的防护目标。④在档案的防护策略上，要根据工作的实际情况进行选择。要根据“预防为主，防治结合”的防护策略，对档案信息的损害进行防范和治理，对那些因为不可抗因素而受损的档案进行抢救性的保护和修复，缓解档案安全状况恶化的情况，将损失降到最低。基于当前的社会背景，档案安全保障工作的进行可以利用先进的技术、管理等，从技术手段、系统设计、制度规范、人员管理等方面开展起来，建立一个全面的、安全的防护体系。

3 档案安全保障体系的评价

在目前的企业单位档案安全保障体系建设中，为了全面了解建设工作的效果，使工作人员对实际工作有一个客观的认识，设置相应的评价体系具有很大的必要性。要对档案安全保障体系的定位与实际工作任务之间的联系进行全面的认识，以便于在具体工作中具有明确的方向以及评估标准。目前，关于档案安全保障体系的评价和考核主要有以下3个方面：①控制环境，降低风险。其中，“环境”主要指的是档案所放置的环境，包括物理环境、社会环境以及信息存储环境等，档案安全保障工作就是在最大程度上减少环境因素对档案安全的影响。②主要是针对那些处于不安全环境中的声像档案，在安全维护工作中相关人员要采取相应的措施使档案稳定下来，将其可读性、可用性和可藏性尽量提升。③利用现在的信息技术建立档案安全保障平台，制订相关的管理规章制度，使用有效的安全防护措施，保持档案信息的稳定状态。

根据上述3个方面，对档案安全保障体系中的社会环境、组织体系、管理体制、政策法规、安全保障技术等因素进行有针对性的处理，并对档案安全保障的工作效率进行考核和评估，从而促进档案安全保障工作的可持续发展。

在企业单位的档案工作中，档案的安全保管和有效利用是2项基本的工作任务。档案的安全保障关系到企业单位的历史文化传承和发展建设，因此，提高企业单位档案工作的安全保障能力至关重要。在档案安全保障工作中，不仅要达到档案资料安全保障的目的，有效提升档案安全保障能力，还应减轻或预防自然灾害及人为因素对档案造成的影响，在信息技术背景下，适应数字档案安全保障建设的需要。此外，档案安全保障相关工作人员要具有较高的职业素养，明确工作中自己肩负的责任，增强风险意识和防范意识，基于健全的规章制度，认真工作，对档案工作中的安全隐患进行准确分析，并设置考核奖惩制度，构建出完善的档案安全保障体系，从而实现档案管理工作的长治久安。

4 结束语

综上所述，档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是我们积累和传播知识的重要载体，是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。因此，我们要高度重视档案安全防范，建立档案安全保障体系，做好档案安全保障工作不仅是落实党中央领导的指示，也减轻自然灾害、人为灾难对档案造成的损失。各级档案工作人员要发扬档案人的优良传统，认真做好档案安全保障工作，造福于当代，造福于后世。

参考文献

[1]彭远明.档案安全保障体系构建及其实现策略研究[J].上海档案，2011（01）.

[2]于凡.档案安全保障能力建设的有效途径[J].兰台内外，2013（01）.

〔编辑：张思楠〕