图书馆内部控制建设的深度思考

宋悦　雒亚丹

摘 要：图书馆为了保证日常工作的稳步开展，需运用相关专业控制措施，有效降低运营中的风险，使得图书馆逐步达到科学管理的目的。随着国内图书馆数量和规模的快速发展，图书馆管理服务水平参差不齐，内部控制不健全的现象日益显现。因此，本文以内部控制理论特征为出发点，从图书馆内部图书管理流程、图书馆管理体系建设内部控制的视角，剖析图书馆在内部管理中存在诸如内控理念匮乏、内控不规范、管理人才缺失等具体问题，据此提出优化、健全图书馆内部控制的举措，从而促使图书馆科学管理。

关键词：内部控制理论；图书馆；管理体制；内部审计

一、图书馆内部控制内涵

如今，国内不仅企业，行政事业单位也为加快和规范内部控制制度建设，出台了相关的政策。2010年年末，财政部首次提出“要加强事业单位的内部控制建设”；2012年财政部制定印发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，明确自2014年起行政事业单位将实施内部控制管理。如今，随着知识经济的发展，图书馆建设也逐步加快，数量亦逐渐增多。在图书馆日常运营中，对资产的管理、资金的运用、预算管理、成本控制显得极为重要，国内图书馆大多隶属于事业单位，因此内部控制理论也可适用到图书馆日常管理。

图书馆的内部控制，顾名思义，是指图书馆为了保证日常运营的需要，确保现金收支的真实性和可靠性、经营管理活动的效率等，由管理层及其员工发起实施的一项具体框架流程体系。广义地讲，图书馆的内部控制是指图书馆的内部管理系统，包括为保证图书馆正常运转所采取的一系列必要的管理措施（徐红兵，2007）。

二、对图书馆内部控制的深度思考

（一）对图书馆内部图书管理流程内部控制的深度思考

日常对图书的管理中，虽采用“采、分、编、典、流”的框架体系，但不可避免在此过程中出现“失误”，这次需要引入内部控制，在各个环节中分别进一步加强管理和控制，将易出现的风险降到最低。图书馆整体利益的驱动，使得管理人员须深刻理解并引进内部控制体系，从微观上控制风险。从图书馆整个管理流程来看，图书采购、入库、借阅、典藏等需要以凭证的方式显现，可以采用纸质凭证结合计算机管理系统的方式进行双重管理。在处理非纸质图书时，比如电子图书、电子光盘等应建立拷贝、备份制度。对图书馆图书的日常管理，尽管做到了以上的步骤，但依然存在图书管理过程中的风险。如图书采购风险，其操作流程是在充分知悉读者需求的情形下，图书管理人员根据读者的意见以及反馈，经过相关的市场环境和数据分析，在图书采购、入库、分类等方面所出现的风险，此风险大多源自于图书出版商和供应商，以及采购者。图书馆管理人员可以进行民意测验，在学校等学生、教师或者学术研究人员聚集的地区，派发民意测验调查表，在“选择期望图书种类”等可供选择的问题之外，加一列期望的书籍；在进行市场购入图书前，合理进行预算，编制图书购入预算表，罗列图书的种类、数量、单价等重要信息，接洽供应商，以最合理的成本购置最理想的图书。从而降低采购风险，使得图书馆在图书管理服务方面的水平得以提升。

（二）对图书馆内部管理机构建设过程中风险的思考

图书馆管理体系建设的过程中，在部分环节如果不加强控制，易出现相应的风险，导致图书馆利益整体缺失。首先，在图书馆管理人员招聘过程中，易出现人员招募风险。家属安排是致使图书馆管理内控缺失的重要原因，这些家属安排的工作人员工作态度怠慢、办事热情不高，严重影响图书馆良好氛围。这就要求图书馆高层在人员招募方面，秉着公平、公正的办事原则，公开向社会选拔，然后加强一系列馆内培训，从而在管理源头降低了图书馆内部风险。其次，财务管理风险。其主要体现在资金支出方面，包括采购图书支出、员工工资支出、购置设备支出、日常行政开支等。高素质、具备专业胜任能力的管理人员在图书馆日常运作中应充分发挥自身的专业学识，在应对财务管理，尤其是财务支出风险时，做好必要的防范措施。根据图书馆经费，合理做好相应的经费分配，采购符合读者数量和规模的最优图书量。同时，在经费和业务费用使用方面，加强必要的控制，可以适当建立内部审计监督机构，直接对单位管理层负责，不受图书馆管理层的约束，这样可以避免因无谓的支出致使不必要的浪费。

三、我国图书馆内部控制管理的具体问题及其成因解析

（一）内部控制理念的匮乏，风险意识淡漠

部门图书馆可能受到有关主管部门的影响，制定内部控制政策，但主要是为了配合有关部门的定期考察，实际上并未有效实施内部控制。大多图书馆管理者风险意识缺乏，在图书采购等具体业务方面，并未通过科学手段，诸如预算、市场分析、风险评估等，在处理具体的日常业务时，会显现相关风险。

（二）内部控制制度不规范，内控缺乏活力

国内，受制于主管单位的压力和外部检查机构的监督，部分图书馆建立了相应的内部控制制度，但建设不规范，对经济事项的业务处理流程控制不合理。在建设内部控制制度方面，很多章文条款都是照本宣科，并未根据图书馆实际情况进行制定。一些图书馆虽然建立了内控制度，但执行过程中形同虚设，内控活力乏力，有章不循、有禁不止的现象非常普遍（高澜，2010）。

（三）高层次管理人才的缺失，管理体制亟需调整

国内，图书馆对工作人员的选拔和招募大多是依赖内部关系，多数人认为只需要掌握图书采购、分类、借阅等基础层面的知识即可，对馆员自身综合素质的要求并不是很高。缺乏高层次、专业的管理人才，严重阻碍了图书馆内部管理的长期稳定发展。图书馆内部缺乏高层次管理人才，在正常运营过程中易出现相关的风险。管理体系不完善、内控制度形同虚设、财务部门不独立、唯管理层独大的情境屡见不鲜。

四、完善图书馆内部控制制度及科学管理的对策

（一）提升内部控制理念，加强管理风险意识

加强图书馆内部控制的建设，首先必须营造良好的内部控制氛围，全体员工必须了解并知悉内部控制制度。图书馆管理层理应不断加强管理人员对内部控制的培训和考核，在内控体系的完善方面，在以往财务层面的视角，转变为从图书馆内部管理整体的角度出发，对内部控制制度的完善进行统一指导和管制。同时，应灌输管理人员风险意识，从内部控制的源头削弱缺乏内部控制所带来的弊端。

（二）规范内部控制制度，增强内部控制活力

图书馆在内控体系的建设中理应结合实际情况，实事求是，进行条文的制定。另除加强内部监管外，还需外部审计的配合，做到内外融合，综合促进内部控制的有效实施。其中，在内部管制下，可以适当增加内部审计部门，建立此部门的目的是能够制约财务部门和其他相关部门的职责，使得更加公平公正，减少风险的产生。

（三）引进高素质管理人才，强化人才管理体制建构

图书馆管理层应避免内部关系就业的情形再次发生，公开向社会招募具有专业胜任能力、高素质的人才。即使“关系户”有意向到图书馆就业，应受到公平、公正的待遇，需与其他人才一样，经过初试、复试等社会考量才能正式就职，这就充分保证了图书馆人才的素质和管理水平。同时，定期对引入的人才进行外出培训和进修，不断适应现代知识经济快速发展的要求。另外，可以增加人才的储备，加强管理培训生队伍的建设。（作者单位：上海对外经贸大学）

参考文献：

[1] 徐红兵.完善高校图书馆内部控制研究[J].大学图书情报学刊，2007，06：21-23.

[2] 时军.行政事业单位内部控制规范实施问题研究[J].财会通讯，2015，13：35-38.

[3] 钱琨，阎怡逵.行政事业单位内部控制相关问题探讨[J].财会通讯，2014，19：67-68.

[4] 李西明.高校图书馆内部控制问题研究[J].图书馆学研究，2011，13：51-53+47.