以信息公开为主旨的高职院校档案管理与服务探析

王卓

（广东科学技术职业学院 珠海 519090）

以信息公开为主旨的高职院校档案管理与服务探析

王卓

（广东科学技术职业学院 珠海 519090）

现代社会进入到了信息化、网络化的时代，在以信息为主导的新世纪之下，人们对于信息的意识逐渐增强，具有更为主动的信息索取需求，档案资源在信息公开的背景下，以其原始性的特点而成为极其可靠的信息资源之一，在高职院校的档案信息管理中，也要以信息公开为背景和主旨，由封闭的状态转变为开放的状态，以信息公开理论和信息服务理论为依托，探究高职院校档案管理与服务的创新路径，并在信息公开的宗旨之下，更好地改善和提升高职院校档案管理工作。

高职院校 档案管理 服务 信息公开

高职院校的档案信息完整而真实地记载了其发展历程，并蕴含有高职院校的办学理念、文化内涵、发展战略规划等，可以为高职院校的管理工作提供有益的参考。在现代信息技术社会背景下，公民对高职档案信息具有更强的主动权意识，因而，如何在当前信息公开的背景下，更好地开发高职院校的档案信息价值，使其充分发挥出自身的价值和功用，是当前应当思考的问题。我们要通过信息公开的高职院校档案信息服务体系，促进高职院校的持续、高效发展。

一、信息公开背景下高职院校档案管理的重要意义

1.可以使院校师生获得信息权。在信息公开的背景之下，高职院校的教师和学生属于院校中的成员，具有知情权和信息权，他们有权获知高职院校的政策法规内容，了解学校的最新动态，对于与自身相关联的评优评先、职称评聘、职务晋升等文件，有知晓的权利，可以使全校师生在获知信息的前提下，更好地督促自己进步和发展。

2.可以使院校师生有应急的心理准备。高职院校对档案信息的及时公开，可以从正面阻止小道消息的散播，对于一些危急和敏感性的事件，可以起到权威性的、直接的辟谣作用，最大程度上减少信息失真的现象，对于高职院校的局势稳定具有极为重要的意义和作用。

3.有效行使民主治校的监督权。高职院校的教师、职工和学生是高职院校的组成部分，就应当充分体现出主人翁意识，要主动参与治校，及时把握准确、真实而可靠的信息资源，并对学校的制度建设提出合理化建议，对制度的具体实施要主动参与监督，使院校获得更为中肯的意见和建议，在人人参与、人人监督的氛围下，更好地实现对高职院校的管理和服务。

4.有效地制约权力的滥用行为。在信息公开的原则和主旨之下，可以建构公平、公开、公正的高职院校管理体系，充分发挥群众监督的职能，将高职院校的管理工作暴露于阳光之下，有效地制约权力的滥用现象，遏止腐败和混乱，从而更好地实现对高职院校的管理与服务。

5.更好地实现对社会资源的调剂使用。高职院校还可以通过信息公开的主旨和原则，使自身的事务活动和方案得到社会的支持，并可以更好地实现对社会资源的调剂和共享，用科学的管理手段和理念，在需求者对信息调剂配置的共享状态下，更好地实现高职院校的管理和服务职能[1]。

二、信息公开主旨下高职院校档案服务的问题剖析

1.档案开发与利用的效率不高。在高职院校的档案管理与服务工作中，通常都是将档案资料按卷进行归档，对档案之间的关联性和互通性研究不足，导致档案资源产品单一、可利用率较低，向需求者提供的档案资料通常是副本或原件，整理加工的编研工作较为缺乏。同时，对于专业性较强档案类别表现出较低的开发利用率，如产品生产类档案、财会类档案、党群类档案等，由于这些档案的专业性和政策性较强，难以为其他人员所利用，因而，对这些档案资料的开发利用率显现出较低的比例，而对教学任务书档案、教学计划表档案、考试安排、专业招生计划、学籍卡等档案的利用率较高，显示出档案资料利用率参差不齐的现象。

2.档案管理与服务的方式不够多样化。在高职院校的档案管理与服务工作中，存在档案资料服务途径单一的现象和问题，现有的档案服务途径主要是需求者前来档案室进行档案的索取，显现出面对面的咨询和服务方式，而间接的沟通和交流较少，也缺乏网络化的档案服务路径，在现代信息网络技术普及和发达的背景下，这种传统的档案管理与服务模式显示出滞后性，无法真正为需求者提供适宜的档案资料。同时，从档案服务的形式来看，也主要是以档案的复印、开具证明、档案翻阅为主，尤其以对档案的复印最为普遍。而对档案的展陈、档案目录信息服务、档案咨询服务等却较少涉及，更不用谈档案的编研和专题服务[2]。

3.档案馆藏资源的丰富度不足。由于历史的因素，高职院校的档案收集有所偏重，存在较强的政治性倾向、行政化倾向、原则性倾向，这种意识上的偏差导致档案收集的丰富度不足，没有对档案的收集做到一视同仁，对一些重要的档案资料没有实现全面收集，这就使一些档案丧失了其利用价值，造成了档案资源的无谓浪费。随着高职院校的基础建设工作、专业科研工作、财务系统管理工作、学报出版工作的不断深入，显示出档案资料不够丰富的局限性。

4.档案管理相关制度的科学性缺失。高职院校的档案规章制度还欠缺科学性，这主要体现为查档的手续较为烦琐。在高职院校的档案查阅过程中，查档手续的办理较为烦琐，由于档案主管部门对档案管理有严格而详细的法律法规和细则，因而，需求者需要经过较为烦琐的手续才能借阅到档案资料，这就使部分借阅者望而却步。

三、信息公开为主旨的高职院校档案管理与服务创新路径

1.树立信息公开背景下档案管理服务的可持续发展意识。高职院校的领导要对档案管理服务工作有高度的重视，要提升高职院校领导的档案服务和利用意识，将档案管理与服务工作提上议程，这样就可以获得高职院校领导对档案利用与服务工作的最大支持。例如，可以从基础设备上获得支持，配备与时代相适应的现代化技术设备与管理软件；可以对档案服务环境加以良好的改善，从而可以有效地使高职院校的档案服务于民生，更好地促进档案事业的可持续发展。

2.扭转高职院校档案工作者的档案服务与开发利用观念。在原有的高职院校档案工作人员的日常工作中，通常是采用被动的态度，主要是根据需求者的要求被动地提供相应的档案服务，而在信息公开的背景下，高职院校档案工作人员的档案管理和服务意识要彻底转变，要树立主动服务的意识，充分发挥自身的工作主观能动性，主动寻求档案服务的契机，利用各种有效的渠道，获得档案利用与服务的信息，从而主动向社会提供档案资料，用积极的、主动的工作态度，展现出高职院校档案管理与服务的特点和价值。例如，可以“走出去”向民众宣传档案的服务特点和价值；也可以“请进来”，使需求者进入到高职院校的档案管理环境中，获得自己所需要的档案资源。

3.注重信息公开背景下高职院校档案服务的保密与公开。高职院校档案服务向社会开放的过程中，并不意味着所有的档案资料都要公开，而是要注重档案服务与档案保密之间的科学性，要严格做好密级档案的保管工作，这也是维护人们的正当权利和实现公共利益的要求。在高职院校的密级档案之中，对于涉及国家秘密、专利或技术秘密、个人隐私、限制利用的档案资料，必须做到有所限制地公开。档案管理人员要强化自身的保密意识，以《档案法》、《保密法》、《专利法》、《知识产权保护法》等法律制度为依据，坚守秘密，并妥善保管好密级档案材料[3]。

同时，还要做好档案保密与开放的统一服务工作。在信息公开的背景下，档案的保密与开放并不是相对立的，而是有机的统一体。保密的档案只是在一定阶段、一定时期不适宜公开的资料，然而，随着时间的推移、政策的改变，这些档案的密级、保密对象也必然发生变化，因而，要妥善、正确地处理和看待档案保密与开放的关系，使其成为高职院校档案利用与服务的有力武器。对于一些已经解密、开放的档案，要全面而详细地做好备注，使其发挥应有的价值和开发利用效能。

4.档案馆藏资源的内容丰富与结构优化措施。在信息公开背景和主旨引领之下，高职院校的档案馆藏资源的丰富程度和结构优化程度也是重要的考量指标之一，需求者在丰富的档案馆藏资源的环境下，可以获得最大化的档案资源利用，获得自己所需的资料。

（1）注重档案的整合工作。在原有的高职院校档案管理工作中，对档案资源缺乏统一的管理，这主要是受限于多头管理、部门合并等因素，在一定程度上导致了档案资源的缺失和遗漏。因而，档案管理部门应当将所有的档案资料进行整合性的收纳和管理，在信息公开的主旨和原则下，创新整合思路，突破旧有的观念束缚，可以采用不同的特征，对档案资源加以全面化的整合，如可以依照档案形成时间的顺序整合，可以依照档案相互之间的关联性整合，可以体现档案之间的关联专题整合等，由此，可以最大化地实现档案资源的社会化共享和开发利用。

（2）注重做好档案基础工作。在对档案加以整合的过程中，还要切实做好档案的基础工作，要整齐有序地做好档案的采集、保管、整理、鉴定、销毁等工作，要依照移交清单，做好有价值档案的管理工作，并确保档案的完整性和一致性。对于没有归档价值的档案要及时做好销毁工作，并对日常的馆藏档案加以定期的查看和整理，对于发现虫害或发霉的档案，要及时修补处理[4]。

5.实现档案资料的服务信息化。在信息网络技术广泛应用的时代下，高职院校的档案管理与服务也要实现信息化建设，将档案资料纸质版和电子版同时归档保管，在向需求者提供档案的过程中，也可以利用计算机系统，实现电子目录的便捷式检索，并快速调阅档案，以供需求者使用。同时，还要打造高职院校档案信息共享平台，通过信息交换与共享平台，实现分散异构档案资源的无缝链接，建立电子文件集结地，设置网络平台使用的权限，提升高职院校档案资源的安全可靠性，更好地体现出档案的利用价值。

6.创新档案管理与服务机制。要完善和优化高职院校档案管理与服务规章制度，并创新档案管理模式，用科学合理的绩效管理模式，考核档案管理人员的工作行为。对外推行高职院校档案有偿服务，更好地实现档案管理者与需求者之间的沟通，通过机制的有效协调，实现针对性的、个性化的、特色化的档案信息服务与利用[5]。

综上所述，在信息公开的背景和原则之下，高职院校的档案管理与服务工作要转变原有的管理与服务模式，要树立主动服务和创新服务的意识和观念，完善和创新档案管理机制，丰富档案馆藏资料，优化档案馆藏资源的结构，采用信息化的计算机管理手段和方式，实现档案资料管理与服务利用的便捷化、快速化和高效化，最大化地满足档案需求者的利用需求，充分挖掘档案管理与服务的潜在价值，在需求者与管理者充分协调和沟通的前提下，更好地提供档案服务的针对性和有效性。

[1]姜波.高职院校档案管理的问题与对策[D].西南财经大学，2014.

[2]杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D].上海交通大学，2013.

[3]梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究[D].安徽大学，2013.

[4]张恒.档案服务社会化创新研究[D].南京大学，2014.

[5]刘鸽.档案服务社会化实现策略研究[D].黑龙江大学，2015.

王卓，广东科学技术职业学院档案专业馆员，文学硕士，主要研究方向为档案。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.14

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