图书馆历史档案情报信息保密性与开放性的均衡化

文 / 陈清

图书馆历史档案情报信息保密性与开放性的均衡化

文 / 陈清

当前图书馆历史档案情报信息保密性与开放性的均衡化存在诸多问题，主要表现为重视程度不足、技术水平限制及管理模式传统。各级图书馆需要加强档案分级与制度建设，严格落实宣传与监督工作，强化基础管理并推动管理理念和监督手段的创新。

图书馆；历史档案情报信息；保密性；开放性；均衡化

档案是对历史信息的忠实记录。它对于了解历史真相并获取历史资料有着重要的作用。近年来，随着知识经济的发展，我国档案资源的利用率不断提高，图书馆档案管理理念与模式亦不断进步。历史档案情报信息作为图书馆重要的档案资源，本身具有一定的特殊性，做好历史档案情报信息的保密工作意义重大。长期以来，我国档案鉴定开放工作始终滞后，现有各级图书馆的馆藏档案开放数量占比极低，绝大多数的馆藏档案信息资源长期沉睡，尤其是历史档案情报信息更甚，致使这些馆藏档案信息资源价值大打折扣，极大限制了图书馆知识服务水平。为此，图书馆必须在确保历史档案情报信息保密性的同时，通过相应的监督机制赋予其开放性，通过保密性和开放性的均衡化，发挥历史档案情报信息的应用价值，提高图书馆的知识服务水平。

一、均衡图书馆历史档案情报信息保密性与开放性的必要性

做好图书馆历史档案情报信息保密工作的必要性主要体现于两个方面。其一，历史档案情报信息内容丰富，不仅有对史实的记录，而且涉及到科学、文卫、政治等方面。在对这些信息进行处理的过程中难免涉及到隐私权、著作权、知识产权等方面的问题，更可能牵涉到国家安全与国家利益。一旦历史档案情报信息外泄，很有可能导致相关方利益受到侵害，甚至可能对国家经济建设、公共安全等造成严重不良影响[1]。可见，做好历史档案情报信息的保密性工作，实为避免不良影响并维护各方利益的根本举措。其二，历史档案情报信息反映的是真实、客观的信息资料，包含了大量的真实案例、客观凭证、原始资料等。这些信息的存在，既能够对过往事实提供依据，又可以对未来提供参考，增加实践经验的积累，对事件的走向往往起着决定性的作用。若保密工作不到位，则可能导致一些绝密历史档案情报信息外泄进而被有心篡改，偏离事实，打破竞争的公平性。

历史档案情报信息作为图书馆重要的档案资源，其存在自有相应的价值。然而，知识经济的发展对于各类档案信息的依赖程度越来越高，成为推动社会档案事业良好发展的主要动力。档案管理工作的根本目的是为了更好地服务于社会的发展。问题在于，我国档案鉴定开放工作长期滞后，绝大多数的馆藏档案信息资源长期沉睡，大大限制了图书馆知识服务水平。尤其是历史档案情报信息，更关乎科学、文卫、政治等多方面，做好保密工作意义重大。但仅重视“保密”而忽视开放机制建设，势必会将这些信息“封死”，难以在相应领域发挥出其应有的利用价值。只有通过开放机制的完善并辅以有效监督，兼顾保密性和开放性，才是实现历史档案情报信息价值的必然选择。

二、图书馆历史档案情报信息保密性与开放性的不均衡现状

（一）缺乏正确认识，人员素质欠缺

随着档案资源开发程度的不断加深，图书馆档案信息保密方面的问题也愈发严重，很多弊端在档案资源开发过程中逐渐暴露[2]。首先，忽视档案保密的重要性，对历史档案情报信息价值缺乏明确的认识。很多馆员表示自己没有意识到历史档案情报信息的重要性，不清楚档案信息外泄可能产生的后果，且不熟悉保密条款，甚至不了解档案的保密等级。其次，图书馆档案管理工作对员工的知识储备有着较高的要求，历史档案情报信息保密工作需要相关工作人员熟悉法律法规、掌握行业知识并具备管理技能。但实际上能够达到要求的工作人员很少。再次，责任意识是影响保密工作的关键，工作人员只有在思想上树立高度的责任意识，才能在实际工作中更有效地约束自己的行为。

（二）情况层出不穷，技术难度增加

图书馆实施信息化改革已取得了较为显著的成果，带动了档案管理工作的发展，提升了档案管理的效率，深化了档案资源的利用率。与此同时，这又增加了档案信息外泄的风险，加大了档案安全保障的难度。首先，信息化本身即存在天然的安全性缺陷，网络环境的不稳定性众所周知，一旦系统出现漏洞，不法分子即能够找到攻击途径甚至直接进入数据库对信息进行非法操作，弱化历史档案情报信息安全性。其次，当前图书馆很多信息化系统都需要依靠第三方支持，然而多数图书馆却缺乏技术支持且没有专业的人才从事该方面的工作，技术层面的短板极容易留下被黑客、病毒袭击的隐患。最后，图书馆对绝密档案的保护力度不足，无法保证技术操作的针对性，一旦出现问题将无法对该部分档案进行特殊保护[3]。受此牵制，我国图书馆历史档案情报信息的开放机制建设长期受阻。开放机制技术层面的建设始终落后于问题的出现，开放机制的构建势必会进一步扩大档案信息泄露的风险。

（三）管理模式陈旧，缺乏有效监督

随着数字化图书馆的普及，信息技术对档案管理工作的支持力度有了明显的提升，如今线上档案管理成为主流。但在实际工作中，仍不能忽视实体档案资料的保存与管理。这些实体档案资料在学术、历史、政治等方面仍具有重要的意义，很多历史档案已经成为文物，肩负巨大的历史使命。如果仅注重线上档案资源的维护而忽视实体档案的管理，无疑会增加历史档案情报信息外泄的概率。现存的主要问题在于，很多图书馆对于历史档案情报信息的管理依然采用传统的实体资源管理模式，即便能够顺应时代的需求而通过信息化技术逐步开放，但相关监督机制却一直不够完善，不利于历史档案情报信息的保密性建设，更无法对信息架构开放渠道的安全性负责，其结果要么是信息利用率极低，要么是传播泄露范围不断扩大，形成极端状况，难以有效均衡信息的保密性和开放性。

三、图书馆历史档案情报信息保密性与开放机制的均衡化策略

（一）实施档案分级，强化制度建设

实现图书馆历史档案情报信息保密性和开放性的均衡化，关键在于强化制度建设，通过新制度的完善来弥补图书馆保密工作的不足，提高监督工作的规范性和可操作性。首先，图书馆要对档案资料进行梳理分级，无论是线上管理还是线下管理，都要明确不同档案资料的保密等级，并以此为依据对历史档案情报信息进行针对性保密处理。为保证制度的顺利建设与完善，图书馆应设置专门的监督团队对工作进行核查，一旦发现档案管理出现问题就及时指出，根据制度条款对责任人员进行处理。其次，设立监督制度，明确监督内容及范围，并赋予监督人员以更大的权利，确保问题解决的时效性。需要注意的是，监督对象和监督内容都不应局限于图书馆内部，而应涉及图书馆工作的各个环节，图书馆工作人员和服务对象等都应成为监督的目标，并将监督工作延伸到阅读、外借、复制等多方面。最后，要根据国家法律法规，在合理范围内设置惩处制度，对窃取、篡改、外泄等行为进行严肃处理，如涉及到法律问题则提交相关部门解决。

（二）落实宣传工作，实现全员监督

保护图书馆历史档案情报信息安全，兼顾保密性和开放性，是当今图书馆全员的责任。在完善开放机制的过程中，图书馆除了要从制度方面加强建设并打造专业化监管队伍外，还要重点做好保密思想的宣传，鼓励图书馆内所有工作人员都参与到监督工作的实践之中。首先，图书馆应组织内部员工展开学习，普及保密工作的方法和重要性，让工作人员知晓历史档案情报信息外泄可能产生的不良后果以及要承担的法律责任，提高工作人员对保密工作的重视程度。其次，建立内部监督渠道，鼓励工作人员通过监督渠道向监督部门积极反馈各类问题，以此提升发现问题的主动性。对为历史档案情报信息保护做出重大贡献的工作人员应给予奖励。再次，创设良好的监督氛围，深化工作人员对监督制度的了解，为档案情报信息开放机制建设提供可靠依据，同时做好普法宣传工作，保证内部工作人员懂法、守法[4]。

（三）强化基础管理，搞好档案存放

图书馆档案资料众多，囿于馆员素质与工作能力等限制，部分图书馆档案管理较为混乱，档案随意放置问题可见于大部分图书馆当中，档案丢失不全等问题也屡见不鲜。在这种情况下，图书馆为了完善开放机制，有必要从基础管理入手。首先，要对实体档案进行统一化整理，细化分类、编码、排列等工作，无论是线上还是线下，都要保障档案信息的完整性和准确性，以便于管理人员在管理的过程中能够快速找到目标档案，并对档案信息进行核实。其次，要提高对实体档案存放的重视程度，在监督管理机制中增加对原始档案存放的监督内容，包括存放空间的安全性、科学性等，最大程度降低原始档案存放过程中损毁、泄密等问题的发生率。

（四）创新监督手段，革新管理理念

信息技术的进步催生了监督手段的现代化，也对图书馆历史档案情报信息开放机制的构建提出了更高的要求。图书馆在实际工作中除了依靠人力监督外，还应当依托信息技术做好开放性的监督管理工作。例如，在档案存储室安装摄像头并联网；针对绝密档案设置报警装置，如果有非工作人员进入或工作人员进行违规操作则自动报警等。此外，针对线上保密工作，图书馆应在技术应用方面下功夫，或细分保密档案的防护等级，针对历史档案情报信息进行加密处理；或设置预警系统，对线上档案信息安全全面监督，一旦发现非法操作、病毒袭击、黑客入侵等情况则及时有效拦截并发出警报。为了顺应现代化监督管理模式的要求，图书馆应对自身监督管理理念进行革新，将信息化与监督管理工作融为一体，弥补传统人力监管模式的不足，拓宽监管范围，以此兼顾图书馆历史档案情报信息的保密性和开放性。

[1]符昌慧.基于数据采集的互联网档案服务个性化转变[J].山西档案,2015(3).

[2]王小华.“互联网+”时代图书馆信息服务浅析[J].出版广角,2016(2).

[3]李青.档案安全监督管理工作解析[J].中国档案,2017(9).

[4]于丹.略谈在档案提供利用工作中如何加强保密[J].兰台内外,2017(4).

（责任编辑：虞志坚）

G255；G275

A

1005-9652（2017）05-0113-03

陈清（1969-），男，江西南昌人，江西省图书馆副研究员，研究方向：数字图书馆建设、云计算服务、读者服务。