管理会计“控制现在”职能的企业实践

■/尹丽敏 王兴旺

管理会计“控制现在”职能的企业实践

■/尹丽敏 王兴旺

管理会计是在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动，具有解析过去、控制现在和筹划未来的职能。强化管理控制，从控制现在和筹划未来的职能出发，促进管理会计业务协同的落地，以期实现管理会计的控制职能在企业实践中得到具体运用，是单位战略目标实现的内在要求。

企业 管理会计 控制

管理会计是会计的重要分支，主要服务于单位（包括企业和行政事业单位）内部管理需要，是通过利用相关信息，有机融合财务与业务活动，在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动。管理会计的目标，是通过提供有用信息，运用管理会计工具方法，充分发挥管理会计解析过去、控制现在和筹划未来的职能，执行相关政策，强化和完善管理控制，促进业务协同，以实现单位战略。

一、现阶段管理会计的不足

（一）会计人员知识不足，信息化水平不高

1.会计人员管理会计知识不足，企业控制活动提供给管理会计所需的会计基础信息无法整合使用。会计方法的科学性与完整性是全面履行会计职能的关键。目前，一些企业从财务会计的角度出发进行会计核算、记账、算账和报账，忽视管理会计中控制活动对会计信息的质量要求，表现为业务部门和财务部门的脱节：业务发生时，业务经办部门不了解实际情况不知该向财务部门提交怎样的经济业务数据或要求，导致原始凭证不是在业务发生的最原始点产生，而是事后补充完善业务资料，管理会计在发挥“解析过去”的职能过程中，基础信息的质量不高，从而影响“控制现在”职能的有效发挥。

2.现代化会计手段未能有效地利用，管理会计软件开发和应用相对滞后，信息化水平不能满足管理会计需求。在目前大多数企业财会部门实现了会计电算化，但对会计软件的利用、开发及网络技术的应用非常不足，财务软件的很多管理功能并没有与控制活动管理需求很好的对接，因而未能通过信息系统达到控制企业活动的作用。企业财务信息的传递速度缓慢，财务信息的使用效率低下，导致管理会计“控制现在”的职能在企业中不能得到普遍推广。

（二）管理会计主体不明确，部门之间缺乏配合

1.管理会计方法在实际应用中的应用主体不明确，控制活动管理观念陈旧。多数的企业管理者对管理会计控制活动的认识还停留在内部牵制、会计制度控制阶段，对企业控制活动管理工作的方式方法缺乏最新理论方法和相关知识。

2.从职能管理角度出发，重核算、轻管理的情况依然存在。一直以来，企业内各部门根据本部门的管理需要不断出台管理制度，由于业务是相互关联的，针对同一业务不同部门出台不同的管理要求，人人只执行自己部门的文件，各自为政，扯皮推诿，企业管理会计实践活动自发的处于被动状态，运用范围受限制，会计部门与其他职能部门不能实现部门间的有效沟通，企业资源不能有效地发挥整体功能。

3.控制活动与企业实际业务脱节，控制制度没有发挥应有的效力，管理会计无法及时整合使用相关信息。虽然有许多单位已意识到了控制活动的重要性，并且在一定范围建立和实施控制活动制度，但控制制度并没有发挥出应有的效力，最终成了摆设，信息平台之间功能上不能关联互通、信息上不能共享互换，无法为企业营运的效率效果、财务报告的可靠性及相关法令的遵循性提供合理的保障。

二、建立和实施企业控制活动必须明确的理念

理念一：将控制活动嵌入到企业的业务流程中，以事情为岗位，打破职能管理，实行流程管理，以事情为主线去串部门。把流程融入到制度规定里，流程就是制度，制度就是流程，通过理顺流程来提高效率。

理念二：要全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制，内部牵制在管理会计工作中依然是控制活动的重要手段和措施。

理念三：建立一个鼓励效率提倡活力的控制制度，树立用制度去管理企业、控制风险的观念。把企业原有的管理制度和控制活动加以书面表述，由于每一个企业的规模、业务和所处的环境以及所有制形式不同，因此只有在企业原有的管理制度上加以改进和完善，才是行之有效的。

理念四：做好财务部门内部管理及流程控制，结合电子信息化要求，财务管理人员职能前移，企业报价、合同签订、生产、库存、销售、收款、利润分配等每个环节都需要财务人员的参与，公司的商流、物流、资金流、信息流都与财务息息相关，发挥财务部门在企业管理各环节中的重要作用。

三、在管理会计工作中落实企业控制活动的基本思路

流程是公司战略、理念、策略和有效控制活动的载体，流程管理是企业最基础的管理行为。企业控制活动应当坚持如下原则：控制制度化、制度流程化、流程岗位化。

（一）控制制度化

控制活动项目的基本逻辑是从现状出发，对现有控制活动执行情况进行评价，对不适宜、存在漏洞和不必要的控制制度进行修改，进而将确定执行的内部管理要求固化并形成制度,实现用制度去控制，而不是人盯人。

（二）制度流程化

以流程管理替代职能管理，在起草制度的时候，应以流程管理的理念进行操作，要有流程的思维。起草管理程序,不但要说明哪些事情是不能做的，更重要的是要说明如何把事情做好，要经过哪些环节，每个环节应该由哪个部门哪个岗位负责?岗位控制时要坚持什么原则？按照什么方法控制？控制什么？交付下一个环节的内容什么？管理人员要做的事是监控自己负责的监控点，树立标准化的管理理念。

（三）流程岗位化

控制流程的原则是：控制要以制度去做；制度要以流程来体现；流程要细化到岗位一级。控制活动的环境观念就是以制度为基础，以牵制为灵魂，以审批为手段。

四、管理会计下控制活动的运用——以某地灾害治理企业为例

案例背景：近年来，由于泥石流、滑坡等地质灾害频发，矿山环境治理任务艰巨，某地质行业下属的一家工程企业是地勘行业的中小企业，在原从事地质勘查、钻探等业务工作的基础上，依托其所在地质行业及专业优势，专门针对不稳定地质因素诱发自然灾害开展地质灾害的勘查评估治理工作，拥有地质灾害治理设计、评估、勘查、施工等各类甲级资质。

对大多数的中小企业来说，完善的控制活动体系尚未形成，财务部门在当前情况下的职能管理过程中，依然需要更多的部门间沟通与协调，逐步加强企业管理者以风险管理为导向的控制活动意识，改善控制活动体系中的内部环境，才能最终形成上下统一的风险管理理念，实现税务管理的事前筹划等事前管理。因此，该企业财务工作流程化控制活动的建立应首先在财务部门内部从梳理原管理制度中不适应现有业务的财务核算流程入手。

（一）财务工作流程化的原则设定

企业财务管理部门作为企业的一个职能部门，关注的焦点只能是与财务有关的控制活动，应当在本部门业务范围内，根据业务流程化理念，梳理现有财务部门在执行控制活动管理中正在使用的核算管理流程，对原有的内部审批、内部牵制等业务工作流程中有效的关键控制点予以保留并强化，对从原管理制度中梳理出来过时的、相互矛盾、不明确以及难以落实等不适应现有业务的财务核算流程，进行重组或再造。在业务流程再造过程中，按照“运用信息技术加强控制活动”的要求，将信息技术作为业务流程再造与控制活动融合的工具，充分发挥“信息技术”在业务流程再造过程中使能器的作用，使控制活动在业务流程中发挥更大的效应。

（二）财务工作关键核算业务流程的梳理及再造

根据企业面临的财务工作需求，财务管理部门深入挖掘并运用现有财务核算软件的高级功能，按照“在流程中设计控制、在控制中识别风险、制定流程化的管理制度”的业务流程再造步骤，在满足财务工作需求的情况下，实现“控制制度化、制度流程化、流程岗位化”，并与电子信息化相结合运用的流程再造。在流程再造过程中，坚持“将控制活动嵌入到企业的业务流程中”的理念，具体细化每个岗位在这个流程中要做的事，做到什么程度，将流程融入到制度规定里，制度就是流程，通过理顺流程来提高效率。

1.企业收付款流程梳理过程中发现的问题及解决方案

问题一：收付款业务中，收款方的开户行名称、银行账号、标准全称等基本信息未经双方书面确认，从而出现因一字之差而导致银行退票等无法支付的现象，或因企业名称填写不规范而造成电汇退回等现象，特别是在招投标过程中，对一些需紧急支付的投标保证金，由于保证金不能按时到位影响到投标工作的顺序进行。

问题二：签批意见不明确，会计拿到经过审批签字的发票，不知道是应该据此付款还是进行往来挂账核算，如果财务人员据此支付款项可能导致重复付款，然后出现相互指责推卸责任现象；如果仅将该业务进行财务挂账，又会导致延迟付款引起合作方不满。

关键控制点的流程再造：

A.明确在签订合同过程中，经办人在办理合同签订或款项支付手续的同时到财务部门办理账号信息确认，财务部门登记收款方的银行账号信息并形成统一格式和标准的“付款账号信息确认表”，作为付款方信息审核备查的依据。

B.为避免多头付款现象的发生，根据管控要求，明确对外合同款项的支付与发票报账两条线分开处理，发票仅作为合同款结算的凭据，不作为付款依据，所有对外合同款项的支付，均由业务办理部门提出申请并填写付款审批单，根据已经固化的原有内部牵制和授权审批程序，办理付款业务的审批手续。即便是在发票、付款审批单同时传递到财务部门的情况下，也将该业务视同两项业务来处理，由此来严格管控款项的对外支付。

C.重新设计付款审批单，补充相关信息。（1）在原有付款审批单的格式上，增加“开户行”信息和“账号”内容，出纳在根据要素齐全的合同付款审批单填写电汇单时，将该信息与“账号信息确认表”相关信息核对，避免信息差错；（2）增加“签订合同额”、“已支付合同额”内容，便于把握合同款支付进度。

XX公司合同付款审批单

2.在对财务信息化核算的梳理过程中发现的问题及解决方案

问题一：企业现有的管理模式是按照专业分工，成立对口部室来从事不同地质专业上的细化工作，要求财务部门在核算过程中细化到部门一级，以便于对单个项目进行管理和考核。为实现这一要求，需要安排专门岗位的人员使用办公软件予以辅助核算并登记相关数据，尽管已经普遍使用计算机形成统计资料，但是没有与财务软件的高级功能形成对接，电子自动化程度低，财务人员工作量大，岗位管理中的岗位替代制度难以发挥实际效应，考虑到成本效益原则，企业因无法安排更多的财务人员，内部牵制中的不相容岗位不可能做到完全分离。

问题二：企业的对外业务，针对同一客户，具有项目多、名称相近的特点。例如，地质灾害治理项目通常在立项过程中，需要通过评估、勘查、设计、施工、监理等环节进行综合治理。同时，从专业角度又将地质灾害危险源分为不稳定斜坡、崩塌、泥石流等，在立项过程中需要针对同一地名但不同性质的地质危险源加以命名区分，因此名称十分相近，甚至当在同一地区承担多项地质灾害治理任务时，同一项目名称下只是一期工程、二期工程的区别，如“XX县XX山泥石流防治项目一期工程”、“XX县XX山泥石流防治项目二期工程”等，由于地域相邻或相近，这些项目往往被纳入到同一个项目管理部进行管理，因此会因项目名称非常相似而混淆不清。原有电算化软件在核算过程中，凡是同一客户或供应商发生的各项业务均统一以该客户或供应商的名称进行往来核算，这样的核算方式便于在总体上把握客户或供应商的往来账目，但是客户或供应商名下不同的业务（项目）名称、合同金额、结算情况、开票信息、款项往来金额及凭证号码等等，核算部门只能使用EXCEL办公软件进行辅助登记及核算，在登记客户或供应商名下不同的业务情况时，工作繁复，加之大多数施工项目周期长（建设期通常都会超过一年），导致会计核算过程中串户现象严重，对账工作压力大。

关键控制点的流程再造：

A.充分利用财务软件的项目核算功能，重新调整会计核算软件的基础设置并初始化。

将涉及业务往来的客户，全部设置为“客户名称+项目名称”的模式进行项目核算，实现合同、项目与客户名称的一一对应；同时，将收入、成本费用的核算采用“会计科目名称+项目名称+部门核算”的模式进行财务软件的高级应用，客户与成本费用所对应的项目，与往来客户核算体系，均从会计核算软件的同一数据库调取后参与核算，即客户核算使用的项目名称数据库与成本费用使用的项目名称数据库源于同一个数据库。

经过以上对财务核算软件基础方案的重新设置，在会计核算过程中，只要完成会计凭证的录入，通过财务软件中的查询条件功能，就可以实现所需财务信息的瞬间调取。例如，需要考核部门工作业绩的时候，只需要在项目查询条件中勾选收入、成本、费用科目和部门名称，即可以查询该部门下本期从事哪些项目、收入情况及费用发生情况，从而完成初步考核资料的归集，这样大大降低财务人员的工作量，并实现不相容会计岗位的自动分离。

同理，对供应商往来核算也按照客户往来核算的原则进行初始设置，使同一供应商名称下多个合同项目的分别核算，从凭证录入开始就已经完成，以前困扰财务人员的核算难题在技术流程上得到解决。这样，在现有财务工作人员数量不变的情况下，减轻了财务人员的手工业务处理量，财务部门能够更好的安排相关人员进行岗位替代程序，执行岗位替代制度。

B.明确数据传递流程，使数据传递形成唯一通道，任何绕过该流程的业务，相关财务信息均无法向下一环节传递，以保证数据的确定性、准确性和唯一性。

经过对会计核算软件基础设置的重新初始化，利用财务软件核算不可逆的特点，使财务数据的传递形成唯一通道，当经办人员报销一笔费用时，需要向财务核算人员明确是哪个部门发生的哪个项目的支出，如果不能确定，会计人员在填制凭证时，无法在财务软件的必填项中选择费用对应的部门或项目，将无法完成会计凭证的处理，这样就迫使项目的业务经办人员在业务发生伊始就落实管理责任，实现业务的管控前置。

财务部门收到银行的收款通知单后，通过临时科目“待确认收款”入账，保证企业收到的款项及时入账和银行存款的数据准确。同时向该区域项目部门的管理人员传递“收款通知单”，要求其确认该笔银行款项的客户名称和项目名称，待业务部门的管理人员确认后向财务部门传递回执“收款确认单”，财务人员据此编制收款确认分录。如果财务部门没有收到区域业务部门的管理人员传递“收款确认单”，收款信息暂存于“待确认收款”科目，无法绕过“收款确认流程”将该笔收款信息汇入到系统的考核数据库中，账面信息依然显示为未收到项目款。由于考核数据不能反映该部门的项目回款而不参与当期考核，从而能够督促项目管理人员及时完成对账工作。同理，付款审批单的付款信息、合同项目名称等要素不全时，无法通过财务核算系统录入项目名称，下一环节的付款手续无法完成。

执行“发票开具登记制度”，项目管理过程中需要向对方开具发票时，应当通过“发票开具通知单”书面方式通知开票人员完成客户名称、项目名称、结算金额等信息的开票工作，财务人员据此编制分录确认项目结算收入，并纳入到部门考核信息系统数据库中，相关信息不完整的业务无法进入到下一环节，从而保证会计信息的质量。为明确发票传递的责任，该流程同时要求业务经办人员签署“发票签收回执”存档，明确发票送达责任。

经过财务部门的上述业务流程梳理及财务管理工作的制度化、制度流程化、流程岗位化的重组及再造，基本解决了原业务流程中困扰企业的诸多问题，在实务工作中进一步优化后，以固化形成企业财务管理工作控制活动的一部分，提高企业财务信息的传递速度，解决财务信息的使用效率低下问题。

［1］中国注册会计师协会.2016年注册会计师全国统一考试辅导教材—会计〔M〕.北京：中国财政经济出版社，2016.

［2］乌婷,权凯.基于组织、技术和制度视角的管理会计应用研究〔J〕.会计之友，2015（14）.

◇作者信息：甘肃省地矿局

甘肃省地矿局三勘院

◇责任编辑：焦 岩

◇责任校对：焦 岩

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1004-6070（2016）12-0041-04