应用文写作相似文种辨析

尚艳

（湖北经济学院新闻与传播学院，湖北武汉430205）

应用文写作相似文种辨析

尚艳

（湖北经济学院新闻与传播学院，湖北武汉430205）

应用文文种数量丰富的特点，给应用文写作者尤其是初学者的写作带来一定的难度。对应用文一些相似文种进行辨析，能帮助写作者正确认识应用文种的概念、特征及适用范围，从而写出规范、得体的应用文。

应用文；写作；文种；辨析

应用写作是指党政机关、社会团体、企事业单位和人民群众在处理公务和日常生活、交往中产生的社会性认识和书写实践活动。随着社会的发展，应用写作在人们的工作、学习和生活中变得日益重要。然而应用文种类繁多，许多文种差别细微，如果不仔细辨别，就可能会错用文种，给我们的学习、工作和生活带来诸多麻烦。如何在众多文种中正确选用文种，是应用文写作者尤其是初学者经常遇到的一个问题。

应用文写作，要求写作者必须在掌握应用文概念和特征的基础上，对相似文种能分辨清楚，正确选用文种。在应用文写作实践中，主要有以下几组应用文种易错用、混用。

一、请示与报告

“请示”和“报告”同属于上行文，是下级机关经常采用的文种。但是在具体的行文写作中，报告和请示错用现象也比较常见。具体来说二者有以下区别：

（一）行文目的、作用不同

请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，是陈请性公文，它是为解决某一问题而请求上级机关指示、批准，重在“己明”，是问件；报告要向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，不需上级答复，重在呈报，因此它是重在“人知”的，是陈述性公文，是阅件。

（二）行文时间不同

请示必须在事前行文，不允许先斩后奏；报告可根据情况，在事前、事中、事后行文均可。

（三）主送机关数量不同

请示只能写一个主送机关；报告因为不需批复，有时可写多个主送机关，如在情况紧急需要多级领导机关尽快知道灾情、疫情时。

（四）涉及内容及内容含量不同

请示只能一文一事；报告可一文一事（如专题报告），也可一文多事（如综合性报道）。

（五）写作侧重点不同

虽然都要陈述、汇报情况，请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，即使反映情况以及阐述原由所占的篇幅再大，其重点依然是请示事项；但报告的重点只在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。

除以上一些主要区别之外，还有诸如正式印发请示报送上级时，还应在“附注处”注明联系人的姓名和电话，以利主送机关在必要时查询，而报告没有此项要求等区别。

掌握了以上请示与报告的区别之后，我们再来看看以下5个具体实例,判断哪些可以用请示行文，哪些可以用报告行文：

A.某乡政府拟行文请求上级拨款修复水灾损毁学校

B.某县政府拟行文向上级汇报本县灾情

C.某县政府拟行文请求上级批准引进肉食品加工自动化生产线

D.黑龙江省人民政府、发展改革委员会向国务院报送《黑龙江省“两大平原”现代农业综合配套改革试验总体方案》，请求上级批复。

E.X市政府拟行文向上级反映农民负担增加的情况。

不难看出，以上五个实例当中，A、C、D均对上级有所请求，或是请求上级批准或请求上级指示，都需上级对请示中的请示事项给予答复，所以这三项选择的文种是请示。B和E两项是下级向上级反映相关情况，属于报告中的情况报告，只需让上级知晓相关情况并不需要上级答复，因此这两项选用的文种应是报告。

二、工作报告和情况报告

二者都是下级向上级汇报相关情况，工作报告需写明某一阶段的工作情况和成绩、经验和教训、存在问题，今后开展工作的意见；情况报告则主要反映工作中的突发事件和重大事件，以反映情况为主。二者的区别可见下表：

三、请示与请批函、批复与复函

辨明这两组公文的要点在于能正确判断发文机关与受文机关的关系，根据二者的关系来选定文种。如果二者存在领导与被领导关系（上一级党组织和人民政府与下一级党组织和人民政府之间的关系、各级党组织和人民政府与其直属机构之间的关系），或者指导和被指导关系（上一级党组织部门和人民政府业务职能部门与下一级党组织部门和人民政府业务职能部门之间的关系），则选用上下级之间使用的文种行文；如果不是以上两种关系则选用平行或者不相隶属关系适用的文种行文，如“函”。

（一）请示与请批函

二者对受文单位都有所请求。请批函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系单位之间的工作往来。发文机关向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。

请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关对某项工作遇到困难需要一定的财力、物力、人力及本单位无力解决的问题，则用请示向上级机关行文请求指示批准。二者的区别详见下表：

从上表可看出，请示除了向受文单位请求批准之外还可以向受文单位对自己不明确、不理解或想变通处理的事情请求指示，请批函只能向受文单位请求批准相关事项。

（二）批复与复函

批复和复函都可以用来答复来文，不同的是批复是下行文，复函则是平行文，答复不相隶属机关的请求事项。二者区别见下图：

现在我们在来分析以下具体案例：

A．某县教育局行文请求市教育局增拨希望工程资金

B．某一企业向当地银行请求增加贷款指标

C．县教育局向县财政局请拨校舍维修经费

A案例，县教育局和当地的市教育局是上下级关系，因此，下级向上级请求批准某事项选用的文种应是请示，当地的市教育局接到县教育局的请示之后应用批复回文。

B案例，由于某企业和当地银行不具备上下级关系，因此选用的文种应是函。当地银行收到某企业请求增加贷款指标的函之后用复函回文。

C案例，虽然县教育局对县财政局有所请求，但是由于县教育局和县财政局是平行关系，因此，选用的文种应是是函而不是请示。

四、公告与通告

二者都是告晓性公文，都具有公开性和知照性，主要区别在以下几点：

（一）制发单位的级别不同

公告的发文机关级别高，一般由国家高级权利机关、最高的行政机关及其工作部门发布，地方行政机关一般不适用公告，企事业单位、社会团体不能制发公告。通告的发文机关级别比较低，多由业务主管部门发布。一般来说，行止通告和办理性通告，多由政府机关发布；知照性通告则任何行政机关、团体、单位均可发布。党务机关一般较少发布公告、通告。

（二）行文范围不同

公告的告晓对象广泛，即国内外；通告的告知对象范围限制在一定范围内，即社会的有关方面。

（三）发布内容不同

公告旨在宣布重要事项和法定事项，通告则是公布应当遵守或周知的事项而且业务性强，通告的使用频率也比公告高。

（四）发布的目的不同

公告发布的目的是告知所发布的事项，传达的信息让国内外都知道；通告发布的事项不仅让人知道，而且让人遵守。

（五）发布方式不同

公告不以一般公文的行文方式下发，而是通过新闻媒体如登报、广播、电视的方式发布；通告则可根据实际需要，在公文形式下发的同时，用新闻媒体发布，还可以公开。

目前，公告和通告错用的情况在实践中存在着较严重的错用现象，比如小区物业张贴的停电停水、补交有线电视费等用公告等。现在我们来分析以下几个案例：

A.某区人民政府对国道××改线工程××段建设用地项目房屋进行征收

B.全国人大公布领导人选举结果

C.某市发布市内春节期间禁止燃放烟花爆竹

D.告知即将达到国家规定强制报废年限的机动车车主办理注销登记

根据以上公告和通告的区别可知，A、C、D三项由于发文机关级别较低，而且告知在一定范围内，需要有关人员遵守有关规定，因此选用的文种是通告；B项是告知重大事项，发文机关级别比较高，用公告行文。

五、通知与通报

通知和通报都具有告知性，二者具体区别如下

（一）行文目的不同

通知主要是告知下级机关某种工作要求，通报属于知照性公文，重点在于“报”，不像“通知”那样以具体的任务，详细的执行要求和有关规则来指导、推动工作，贯彻执行。

（二）内容范围不同

通知内容主要是发布行政法规或文件，或需要办理和周知的事项、批转或转发相关文件，内容相对较广；通报属于奖励与告诫性公文，运用典型的人物事件及有关情况对干部和群众进行启发教育，指导其工作行为，有关执行要求方面也比通知要深刻，内容相对较窄。

通报是上级机关经常使用的一个文种，主要在一个机关或一个系统内部使用；通知则下行、平行均可。

（三）表达方式不同

通知需要把告知的事项以叙述或说明的表达方式说清楚，告知何事、怎么做即可，叙述具体，语言平实；通报除简单告知事项之外，一般还需要对叙述的的典型事件进行分析、议论，强调告知的事项性质和重要性。

（四）行文时间不同

通知行文是在通知事项还没发生之前，而通报则以事实为前提。

六、工作总结与工作报告

在写作模块上，这两个文种很相似，都由基本情况-经验教训-今后打算三个要素构成，但是这两个文种目前混用的情况也较为常见，有的教材甚至错称为“工作总结报告”，将两个文种混成了一个文种。

这二者一个是党政公文，具有严格的公文格式，一个则是事务文书，二者在使用范围、行文规范及用语方面都存在着较大的差异。具体来说，区别有以下几点：

（一）适用范围不同

工作总结比工作报告的使用范围更为广泛。工作总结可以是单位、部门、或个人对前一阶段的实践活动进行回顾、分析和研究，从中找出规律性的认识从而指导今后实践而完成的应用文书，在适用范围上可以既是单位、部门也可以是个人的工作总结。工作报告则是下级向上级汇报过去一段时期的工作情况、做法，经验和不足，只适用于机关、团体、或企事业单位。

（二）行文规范的不同

工作报告属于党政公文，在字体、行间距、落款、日期、印章等方面均严格按照党政公文的格式要求来行文。工作总结属于事务文书，格式上比工作报告要宽松许多。

（三）写法不同

工作报告的标题严格的按照公文的标题来制作，而工作总结的标题既可以写成公文式的标题，如“关于…….的工作总结”，也可以采用文章式标题形式，单行、双行标题均可。

结束语方面，工作报告常采用习惯用语如“特此报告”、“以上报告，请审阅”等做结语，工作总结则灵活许多，只需语言简明扼要即可，既可采用结束语结束也可采用结尾段的形式结束。

语言方面，工作报告除了具备应用文语言的简明扼要之外，还需具有公文用语庄重、严肃等特点。

当然，要写出规范、得体的应用文，仅仅掌握了一些相似文种的不同点还远远不够，还须在实践中多写多练，多思考多总结，就如同游泳，仅仅掌握理论知识不能说会游泳了，还需在泳池里多练习，多扑腾，甚至还可能会呛点水，这样才能掌握动作要领，提高游泳技能，游得更深更远。