浅谈如何做好档案管理工作

2016-11-25梁爽

长江丛刊 2016年18期

关键词：档案档案管理

梁爽

浅谈如何做好档案管理工作

梁爽

【摘要】当今社会发展日益更新，档案管理也越发日益重要。由于档案工作繁琐枯燥并且相对封闭，一些档案管理方法相对陈旧，突破创新极少，使得我们的工作思路及视野受到影响制约。本文就如何做好档案管理工作提出几点建议以供参考。

【关键词】档案档案管理档案管理制度

一、档案管理的现状

随着档案管理受重视程度的提高，在实际工作中，档案管理仍然存在很大问题，表现在档案管理工作人员专业素质不够、档案管理工作服务意识不够、对工作重视程度普遍较低、办公硬件条件参差不齐，档案管理模式陈旧，其他工作人员参与意识缺失。

二、档案管理工作的重要性

档案是依据、是资源、是财富，档案工作是涉及到每个部门和个人，同时也是一个机关单位公务活动的真实记录；通过档案可以真实再现现阶段机关工作的历史面貌。重视档案工作，进行规范化管理，对提高机关各部门的工作效率具有重要的意义。做好档案管理工作是一个国家健康发展的需要，是提高单位工作质量、效率的必要条件，是维护历史面貌真实性的一项重要工作。

三、档案管理工作中存在的问题

具体表现在以下几点：一是档案收集不规范。档案在收集过程中，没有完全按照规章制度执行，收集的资料条件不明确。二是档案整理不规范。主要由于档案管理人员素质参差不齐，档案资料整理过程中丢失、遗漏、差错现象普遍存在。三是档案综合管理力度不够。四是档案使用不规范。整理规范的档案在使用过程中也需要严格按照规章制度，很多档案管理人员对档案的借阅没有严格遵守程序制度，容易造成档案混乱、丢失状况。

四、对档案管理工作的建议

（一）加强领导力量

档案管理工作应当建立健全完备的档案管理工作责任制度，明确主管领导及其责任、负责的相关工作人员及其责任，要建立统一领导责任制，分工明确，助级负责，明确主管领导及直接负责的相关领导；并逐步建立健全统一领导，分类建档，逐级负责，运用多种方式相结合进行档案管理。

（二）规范管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书类、业务类、纸质类以及电子文档类，要实现规范化的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。首先，要加强档案管理的硬件设施。存放档案必须有专门的档案室，专业的档案柜子，做到科学合理高效的管理。其中，要注意档案室要注意通风、整洁，不准吸烟，做到防火、防盗防潮、防尘防光，来保障档案的完好储存。其次，要根据领导对档案管理工作的总体部署、规划及要求，制定各项档案管理的制度并严格督促指导。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。档案管理的立卷归档要统一原则，保证档案管理的规范化、标准化。文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。

（三）加强档案管理干部队伍建设，保持档案队伍的相对稳定

一是要进一步加大各级档案领导干部的培训力度。组织参加有关档案培训班或专题研讨班，努力提升档案干部的领导水平和理论水平。二是要高度重视专业人才和业务骨干的培养。积极营造有利于人才成长的良好环境，努力培养和造就一批热爱档案事业、掌握现代档案知识和先进管理理念的复合型档案管理人才。档案人员要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。

（四）完善档案管理设施建设

将信息化管理用于档案档案管理之中，可以大大提高档案管理的效率。因此，配备健全的档案管理设备，尤其是档案信息化设备，对重要陈旧的文件材料实施电子存档，对历史久远的资料扫描录入电子文档，不仅利于文件资料完好保存，也有利于档案管理的科学化、规范化、简洁化及高效化。

（五）创新档案管理思路

创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。一是要重视观念更新。档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是关键所在。二是要有熟练的业务技能。档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。三是丰富知识储备。当今社会处于快速发展时期知识更新成“爆炸”式发展新的行业和领域不断形成对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战因此档案人员要把学习作为第一需要不断“充电”拓宽视野了解所涉及工作领域的现状及发展动态运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作多思考、多研究营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。