基层档案室纸质档案数字化工作的实践探讨

杨露

【摘要】档案数字化是基层档案必须经历的一个改革，以适应社会的发展。基层用纸张记录档案的方式已经无法满足社会对档案的需求。随着信息时代的出现，各基层和企业对档案的需求量不断加大，纸质档案需花费大量的时间和精力去翻阅，才能找到需要的资料，远不如数字档案方便、快捷，因此，基层档案室要尽快实现档案数字化。

【关键词】基层档案；档案数字化；实践

一、引言

随着社会信息化的不断加深，基层档案建设受到越来越多的关注，而提高档案利用率也成为了发展的重要目标。基层档案数字化是独立的档案管理体系，它利用多媒体技术，建立数据库，把纸质档案中的文字和数字变为电子文件，放到数据库中，实现档案信息化。本文主要从以下两方面进行探讨，分别是实现档案数字化的必要性，以及实现档案数字化的有效措施。

二、基层档案室档案数字化的必要性

基层档案与其他行业相比，很晚才出现，虽然档案室有很充足的信息，但因为两方面的原因，使其无法满足使用者的需求，第一个原因是档案资源没有深度挖掘，资源有限，第二个原因是用传统的观念和方式管理档案，利用率较低。而且，基层的文件随着时间的向前推移，数量在不断增加，由此产生了多种记录信息的方式，特别是计算机技术和自动办公系统，对传统档案管理方法造成冲击，使运用传统档案管理的基层逐渐与社会发展相背离。因此，基层单位需要尽快实现档案数字化，充分提高利用率，并通过检索、保存等功能，让档案更好地为基层服务。除此之外，基层的信息大多都是分散的，纸质档案虽全部记录在案，但查阅的时候通常需要耗费大量的时间，而数字化却可以改善这一不足，它的检索功能可以搜到任意一个零散的信息，高效、快速、便捷，可以让多人同时在数据库中搜索自己需要的信息，资源共享。

当下，基层档案管理人员逐渐改变观念，不再一味地收集档案，逐渐把重心转向使用档案，其目的是跟上时代发展的脚步，而实现数字化档案是最快捷的方法。基层档案管理能力的高低对单位的发展有非常重要的影响，只有提高档案管理水平，充分认识到它的重要性，才能促进单位长足发展。

三、基层档案室档案数字化的实践

（一）加强单位领导对档案部门的重视

在很多单位，领导认为档案管理是一份简单的工作，不需要投入过多的人力、物力、财力，档案管理人员受这种观念影响，也不重视这项工作，导致管理工作停滞不前。而某些单位规模较大，但档案管理部门只有几个人，工作环境简单，一些责任心很强的管理人员每天无法顺利完成档案的收集、整理，一段时间后，可能使档案缺失。鉴于这种情况，档案管理人员要加大宣传力度，让领导重视档案管理部门，改变传统观念，加强对管理人员专业水平的培训，增加工作设备，发放经费，加快档案数字化的进行。

（二）对档案进行鉴别

单位的基层档案室因为规模较小，管理人员不足，工作设备较少，再加上档案信息有限，从投入的成本来说，有些档案因为信息量较少，不必转化为数字档案，因此，要随档案进行鉴别，筛选出符合标准的档案。

管理人员可以从以下几点筛选档案：1.根据档案价值的不同进行区分。档案的价值体现为是否可以满足对档案的需求，只有价值高的档案，才能更好地满足使用者的要求；2.档案的系统性与完整性较高。这一点要求的是档案完成数字化的转化后，除了自身的完整性以外，还要与其他档案保有一定的联系，所以在挑选档案时，要着重注意以下几方面：来源多元化、时间上具有连续性、信息完整、内容覆盖面广；3.修复字迹不清晰、纸张老化的珍贵档案。对于一些因为记录时间较长字迹模糊的档案，要先修复，转化成数字化后保存。

档案经过筛选后，一些无用或信息较少的档案依然用纸质档案保存，而已经转化为数字的档案则为单位提供了价值较高的信息资源，避免了人力、物力的损耗，提高档案利用率。比如，单位可以将已经建立很长时间没有清理，不会对企业产生任何作用的档案剔除，而有些记录了基层产品从最初的想法到理论再到产品成型的档案必须变为数字档案。以此为例，随着基层的发展，要定期删除无用的档案，选出对基层有力的档案，进行数字转化。

（三）强化对档案管理人员的技术培训

很多基层单位由于档案管理部门人数较少，设备较为落后，只进行简单的整理，而数字化处理则交给外部专业人员负责，耗费大量财力，而基层单位日常需要经费开支，长此以往，不利于单位长足发展。随着各基层单位的不断发展，档案数量越来越多，花费的金额逐渐增加，这就使得单位不得不加强档案管理室的建设，完善管理制度，改变管理人员的工作观念，加强专业技术的培训，期待基层单位可以自己完成档案数字化的转化。

单位可以定期请专人来到基层内部或是组织管理人员到培训中心参加培训，充分了解完成档案数字化的所有步骤，熟练操作计算机、扫描仪等，并建立独立的数据库，操作档案管理软件，对图像进行处理等，由单位独立完成档案转化工作。

四、总结

每个基层的档案管理水平与利用率会直接影响基层的发展，而现有的档案管理的不足，比如基层领导忽略档案管理的重要性，管理人员专业技术较低，投入人力、物力、财力资源不均等，迫使基层改变原有的观点，推动产业信息化的实现，提高档案利用率，让资源共享，提升档案室的管理水平。

参考文献

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