信息化在档案资源整合中的作用探究

刘小婷

摘 要：档案管理，是指对档案实体以及信息进行管理的过程。在档案管理中，档案资源整合是非常关键的一步，是整个档案管理的核心基础。除了需要对各级档案机构进行资源的合并外，还要及时的更新、整理与组合。通过以上的工作，使档案机构和档案资源的内部结构能够达到最大的优化。而信息管理与信息系统专业的研究方向及服务内容之一，就是为有关信息管理的工作进行系统的分析及实施信息化管理。本文主要从信息化在档案管理中的应用入手，分析信息化在档案资源整合中起到的作用，并探讨其信息化建设过程中所存在的问题以及相关措施。

关键词：信息化；档案资源整合；作用

一、信息化在档案资源整合中起到的作用

“信息化”对于我们来说并不陌生。从各大新闻网站以及电视媒体的报道中，我们都能看到它的身影。由此可见，“信息化”这个概念的使用频率之高，范围之广。目前，我们已经进入到了信息化的时代。在档案资源整合中，信息化也提供了非常大的帮助。档案资源整合是很多企业在人事资源管理方面较为头疼的一个问题，而信息化在档案资源整合中起到的作用，在很大程度上为各个企业提供了方便。

1.提高工作效率

众所周知，档案资源整合是一件非常繁琐的工作。由于信息量的庞大，分类的复杂，使得很多企业在资源整合过程中浪费了大量的时间。在信息化管理出现以前，人们只能将所有的档案资源靠人力一一进行区分和管理。而通过对信息化的运用，使得档案资源整合的工作效率有了较大的提高。只需要将单个的信息通过电脑录入到相关的工作系统里，再通过一系列的代码及程序，将录入的信息进行有效的排列、分类及整理。这也是信息管理与信息系统专业的主要研究内容之一。并且在该系统内，能够通过搜索进行资源的快速查找和定位，大大的节省了调出资源的时间。

2.节约工作成本

电子化的管理为档案资源整合节约了极大的工作成本。在实现信息化管理前，档案资源管理基本处于人工纸质记载的阶段。需要大量的人工，将信息记录在纸上，进行资源的整合和保管，这在成本上也是一笔不小的消耗。通过信息化在档案资源整合中的运用，节省了纸质的成本输出，并在很大程度上节省了人力资源。仅需要一台电脑便能将信息快速的整合管理。其在节约工作成本上的作用是不可忽视的。

3.资源易于管理与保存

电子版管理更为简便。与传统的纸质管理不同，信息化使资源有了电子版，随时可以上传到云端进行备份等。这就完美的解决了异地调取档案的难度，使档案资源整合更加的方便和快捷，使档案资源更加易于管理和保存。

二、档案的信息化建设

档案的信息化建设主要包括以下三个方面。

1.相关软件的开发

档案资源整合达到信息化的前提是，相关的信息管理软件的开发。在如今信息化的大前提下，需要对档案资源进行前端控制并建立相关的安全保障系统。

2.信息的收集

信息的收集是一个漫长的过程。要想增大数据库，就需要扩大信息收集的范围。不仅要收集一些机关部门的档案还要对其他机构的档案信息进行收集，此外也要向个人收集。只有扩大了信息收集的范围，才能不断的扩充档案资源，使其更具有可信度和可利用度。

3.档案资源的运用

档案资源整合与管理的最终，是达到档案资源的有效运用。我们通过对档案资源的搜集、分类、整理与保存，都是为了能够为相关部门或个人提供相应的帮助。通过对大量信息的搜集及整理，使其能够被检索和调用，达到档案资源的有效利用。

三、档案信息化建设过程中存在的问题

1.人才的培养

人才的培养一直是档案资源整合工作中的重点。人才为第一生产力，只有保障了相关方面的专业人才，才能让工作更快更好的有效开展。在工作过程中，要切实的注重相关人才的培养。因为档案资源整合是一项及其复杂的工作，需要用到计算机方面的人才以及资源管理方面的相关人才。因此，在档案管理的信息化建设过程中，要加大人才的培养力度，积极引进人才，挖掘人才，给其较好的成长空间和工作氛围。

2.地方实施过程中的存在的问题

上行下效指的是上面的人怎么做，下面的人跟着效仿。但是在实际工作过程中，由于地域的差异性以及经济发展程度的不同，使地方在效仿上级的工作中，往往会出现很多问题。因此，信息化建设仍然存在着很多现实的问题。在工作开展过程中，需要根据当地的具体情况，进行试点推广，切记盲目的进行大范围的适用，以减少不必要的成本损失。例如，先在一个地方进行试验，购买相关的设备。当取得较好的成果的时候，再根据具体的情况推广到其他适用点。以此来减少经济上的损失和人力资源的浪费。

3.信息的有效处理

档案资源整合的信息化固然为工作的开展提供了很大的便捷。但是，信息的有效处理仍然是档案资源整合信息化建设过程中不可避免的一个难题。因为数据库较大，信息较多，分类较杂，使得在检索过程中会搜集出很多的相关信息。而在这些被检索出的信息中，只有极少数部分是有用的，大部分都是一些没有太多利用价值的信息。因此，如何在工作中有效的规避无用信息，也是档案资源整合信息化建设过程中的重点。因此，在信息的处理过程中，不仅要进行分类，还要对信息的重要性有所鉴别。例如，对于文书类的信息优先建设，以满足大部分机关及个人的需求。使得其在搜索过程中能够有效的节省时间。然后再依据其他的分类信息，进行相关关键词方面的强化，突出其重要信息。

总而言之，信息化在档案信整合建设过程中扮演着重要的角色，是当今档案信息管理不可缺少的技术手段。通过在档案资源整合过程中对信息化的运用，有效的提高了档案信息管理的工作效率，极大的节省了工作中的成本。此外，也对许多部门以及个人的工作提供了很大的便利。但是在档案资源整合的信息化建设过程中，仍然存在着一些问题需要去优化，因此，要加快档案信息化管理的进程，需要积极的培养相关的人才，使得档案信息的资源能够得到充分、快捷的运用，从而能够促进整个档案管理的发展。

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