建筑企业签证管理的主要问题及应对策略

文/北京市中伦（上海）律师事务所　周月萍

建筑企业签证管理的主要问题及应对策略

文/北京市中伦（上海）律师事务所周月萍

签证并不是一个法律术语，签证是在工程实务中形成的行业术语，其一般指的是承发包双方在施工过程中按合同约定对支付各种费用、顺延工期、赔偿损失所达成的双方意思表示一致的补充协议，互相书面确认的签证即成为工程结算或最终结算增减工程造价的凭据。《施工合同司法解释》（法释[2004]14号）第十九条首次使用了“签证”一词，即“当事人对工程量有争议的，按照施工过程中形成的签证等书面文件确认。承包人能够证明发包人同意其施工，但未能提供签证文件证明工程量发生的，可以按照当事人提供的其他证据确认实际发生的工程量”，使得“签证”有了明确的法律依据。

一、建筑企业在签证管理中存在的主要问题

（一）未全面认识到签证的重要性

签证是对当时当地事件的客观情况的反应，即使签证的内容未得到监理人或发包人的确认，只要承包人严格按照合同约定的签证程序进行，并通过拍照、摄影等有形形式固定现场证据的，涉诉后仍有充分的书面证据还原事实，据以获得相应的赔偿。而实践中，不少建筑企业考虑到与发包人、监理单位的下一步合作或者人情关系，或是项目经理和技术负责人的缺乏索赔意识，施工过程中不签证，对出现的索赔事件也不提，事后产生争议主张赔偿时又无相应的证据支撑，在法庭上也只是“哑巴吃黄连，有苦说不出”。

（二）应当签证的未及时签证

有的发包人代表在施工过程中经常通过口头形式向承包人发指令，比如新增零星工作、设计变更、临时清理非承包人施工范围内的垃圾等，并与承包人通过口头协商费用，事后也未以书面指令覆盖口头指令。承包人只顾着按照指令完成相应工作，既没有像发包人发出书面签证单，也没有对固定现场证据，结算时才发现需要补办签证。而工程进入结算阶段，项目部的大多数人员已撤换，补签是非常麻烦的，而且易造成伪造签证的风险。

（三）签证不符合规范

如前所述，签证的本质就是一份补充协议，即一份合同。因此，一份有效的签证单必须符合前述四个构成要件。实践中，有的签证单上确认人不是合同约定经委托授权的特定人员；有的签证单载明的签证事由及要求含糊不清，如签证金额不确定、工期顺延起止日期不明确等，导致无法将其直接作为结算依据。

（四）违法违规的签证

有的项目经理或相关技术负责人在施工过程中与监理单位串通，恶意进行签证，比如虚报工程量、虚报停窝工人数等，以此向发包人骗取多得利益。这样的签证背离了合同当事人双方，即发包人与建筑企业之间的真实意思表示，是违法违规签证。建筑企业要注重项目管理，杜绝出现此类行为。一旦出现违法违规签证，将会破坏发包人与建筑企业之间的信任基础，对正常的签证产生不利影响。

二、建筑企业如何做好签证

（一）组建签证专项管理团队

建筑企业要组建一支签证专项管理团队，对项目中的签证工作进行专项管理。团队成员中应至少配备一名造价人员、技术人员、法务专员，分别从施工技术、工程造价、法律规定及合同约定等四个角度对签证进行全面把关，确保每一份经过监理单位及发包人审核确认的签证都是一份有效签证，可直接作为结算程序，同时避免过期补签、签而无效的情形出现。

（二）建立合同培训及交底制度

建筑企业可根据项目性质、规模及合同价款情况，就大中型项目设立合同培训及交底制度，可聘请专业律师团队对合同内容进行全面解读，并对项目人员进行指导和培训，将合同的有利条款和风险条款、操作注意事项通过合同培训及交底的方式明确告知合同履约人员，让每一个参与项目的技术、供应、预算、财务等管理人员对合同内容都有所了解，对自己的工作职责也做到心中有数。如此，建筑企业的签证单质量才可不断提高。只有项目部人员的签证和索赔的意识转化成实际行动，才能为建筑企业预防风险，开创效益。

（三）严守合约，及时签证

实际施工过程中，不少发包人代表经常在工程例会上提出变更等要求，事后又不及时补发书面通知；还有不少项目经理在出现可签证情形时不及时签，只顾埋头苦干，而缺乏书面签字确认意识，导致很多签证未及时办理。因此，建筑企业应更新“服从甲方，不办签证”等旧观念，严格按照合同约定，该签则签，刻不容缓。建筑企业该应重点注意的是，根据2013版施工合同第19款的相关规定，承包人不按合同约定的期限向发包人提出索赔的，则丧失索赔权利。

（四）签证时的注意要点

1以合同约定为准：即注意审查签证内容是否属于合同约定的工程范围，对于签证格式是否有明确约定；

2签证的文字措辞恰当，依据要充分，要求发包人确认的意思表示明确；

3注意监理人及发包人在签证单上批注“签收”与“同意”的区别；

4对于发包人或其代表发出的口头指令，应及时以书面形式要求发包人或监理补充确认；

5依据约定由发包人授权代表签证：

第一，约定必须由多方共同签字确认才能生效的，应遵照办理；

第二，约定盖章才能生效的，应及时提请发包人加盖公章；

第三，对于各代表人有权限分工的情形，签证应遵照办理；

第四，发现授权文件授权不明时应及时发函要求发包人澄清。

6重视甲供材料签证：

第一，甲供料改为乙供料时，应要求甲方发出书面指令，并明确乙供料计价方式等事项；

第二，甲供料范围、损耗、计价方式等结算依据应约定明确；

第三，涉及到设计变更等事实导致甲供料用量增加的，也应及时签证。

7积极与监理、发包人等相关方沟通，创造良好的签证氛围；

8在发生争议时，应按照合同约定的索赔期限及时发出索赔意向通知书，否则将面临逾期失权的不利后果。

（五）规范签证的送达方式

1结合签证单的具体内容，向发包人发出签证单的同时抄送监理、设计单位、勘察单位、指定分包商等相关方。设立收发文登记簿，对于不愿在文件上签字的，可要求其在登记簿上签收；

2建议采用EMS快递（及时查询签收）或者双挂号信的邮寄送达形式，建筑企业应在EMS快递单或挂号信上注明内部文件详细名称及内容，同时复印所寄文件，会同邮寄凭证和签收证明一并保存。邮寄送达后，建筑企业应及时到邮局复印收件人的签收单原件，同时在EMS官网打印EMS送达记录，并邮局加盖查询章后予以保存。

3采用E-mail、传真等电子数据形式送达时，应注意与其他证据形式结合使用。

4对于重要的签证文件资料，诸如涉及到重大设计变更、工期顺延等签证，建筑企业亦可采用公证送达的方式，让公证部门对送达资料内容、送达过程进行公证，增强证明效力。

此外，建筑企业还应当做好工程签证的归档工作，即安排专员对签证进行分类管理，并保留好每一份签证的原件以及与之对应的发文记录、签收记录及审核结果。

本文作者周月萍（左）

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责任编辑：陈生庚