如何做好食品检验机构合同评审

伍立锋 杨丽娟 吴月仙

新版的《中华人民共和国食品安全法》于2015年10月1日正式实施，这部史上最严的食品安全法也将整个食品行业推上新台阶。随着人民文化水平的提高及法律意识的逐步增强，对食品质量与安全的要求也逐步提高，而食品检验机构担任着食品质量与安全技术支撑的角色，其重要性尤为突显，食品检验机构检验工作的第一环节就是合同评审，也是控制整个食品检验机构质量的重要环节。如何做好食品检验机构合同评审工作，根据笔者工作经验提出自己的一些看法。

编制委托合同书

为了更完整的反应客户需求，设计一份完整的委托合同书是整个合同评审的前提条件。委托合同书内容要尽量的详细，包括检验的性质、报告形式、委托方信息、样品信息、检测项目和技术要求、申请的检测方法、时间、要求、签字确认、费用、是否分包、报告领取方式等信息，以便明确双方责任及合同的顺利履行。

合同评审人员的要求

承担食品检验机构的合同评审人员应具备一定专业知识，熟悉本机构的各个检验科室的检验资质、检验能力，并经过考核授权后才能上岗，合同评审人员是实施合同评审的必要条件，应具备以下素质：①善于沟通、有效倾听，具有高度服务意识。②具有较强的法律意识并掌握相关的法律法规。③熟悉食品检验机构检测标准方法及流程。④具有广泛的专业知识，对检验结果、意见、和解释具有一定的专业判断力。⑤积极获取工作领域相关信息，补充更新已有知识库。

制定和实施合同评审程序

《实验室资质认定评审准则》4.6“合同评审”条款及ISO/IEC17025：2005《检测和校准实验室能力认可准则》4.4条款要求“实验室应建立和保持评审客户要求、标书和合同程序。”，食品检验机构应制定符合本机构实际情况的合同评审程序。

合同评审程序首先是对委托方的接待，在接待过程中充分了解委托方的检验目的及送检样品的相关情况，在样品满足检验要求的情况下指导委托方填写委托合同书再对委托合同进行评审，评审内容包括：①评审应明确委托方的要求，收集委托方与检验的相关信息，包括检验所使用的方法、判定标准等文件是否双方都能够接受并理解。②评审本机构是否有能力和资源满足委托方要求，并选择能满足委托方要求且适当的检验方法。③评审合同中关于法律法规、技术细节、费用及缴纳方式、样品检毕后的处理方式、报告交付时间和方式等内容应得到检验科室与委托方双方的同意。④评审合同设计分包项目时，评审内容要包含所有分包工作，并对合同的偏离均应及时通知委托方。⑤合同签订后，如果在执行合同中发现需要修改变更，应对重新修改变更的合同内容进行评审，并将修改内容通知所有受影响的相关人员。

实施过程中的要点及风险控制

在实施合同评审中，法律责任、技术能力、样品信息、分包要求、合同变更、保密要求都是不可忽视的要点。对上述要点进行严格的风险控制，也将为后续顺利开展的检验工作提供了保障。

法律责任要求合同评审人员应就合同的合法性、合同中信息的真实性进行审核。首先要对委托方身份进行确认，避免一些别有目的的人员冒充企业负责人或执法部门送检，导致报告发出后对社会及个人产生不良影响，其次要在合同中写上“食品检验机构仅对来样负责”，以免被误读成对同批次及产品或同类产品负责。

技术能力方面主要是针对委托方申请的检测项目及方法检验机构的资质能力是否已经覆盖，机构是否具备了必要的物力、人力和信息资源，能否按合同规定时限内完成任务。

样品信息中样品名称、包装规格、数量、商标、等级、生产日期、保质期、贮存方法等都要填写清楚，尽量避免因样品信息不全引起的质量事故。

分包要求主要對分包项目进行对口调查，确认分包方的能力与资格，优选出分包实验室名单并与其协商分包事宜，确保分包方有能力按规定时间提供分包结果以便告知客户。

合同变更应注意的问题是要对变更后的合同重新进行评审，对修改内容逐条记录并第一时间通知相关人员，防止出现沟通不畅给双方造成不必要的损失。

对客户所提供的信息及检验结果进行保密，尤其是对不合格的检验报告应严格遵守保密原则，避免因泄密使委托方遭受名誉及其他方面的损失。

合同评审记录的保存与归档

记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。合同评审记录的保存与归档是合同评审后管理的一个重要环节。合同评审记录应及时分类及按时间进行保存归档并保密，如果出现合同补充或者修改的情况，也应及时对原合同评审记录进行补充并标注，以便日后上级部门及相关人员查阅。

讨论

合同评审环节是食品检验机构获取外部信息的关键途径，也是规避可能出现质量风险的重要步骤，我们应该重视并识别风险，严格执行制定的合同评审程序，使食品检验机构在给客户提供高质量服务的同时，维护自身利益，把质量隐患控制在最低点，这样才能不断提升食品检验机构在社会的声誉并发挥其技术支撑功能，为保障广大人民群众及客户需求提供优质的服务。

（作者单位：海南省食品检验检测中心）