档案信息化建设的重要性

摘 要：新形势下随着计算机技术和网络技术的不断发展，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色，在档案管理工作中，档案信息化建设成为了一种普遍的趋势。特别是现如今档案信息化的步伐日益加快，档案管理工作的水平和效率都需要不断提升。本文针对档案的管理工作，分析了档案信息化建设的重要性，以及存在的一些不足，并提出了一些针对性的建设措施，希望能够给档案管理工作人员提供借鉴和参考。

关键词：档案信息化 信息化建设 重要性 存在问题 建议措施

一、档案信息化的含义

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中采用现代化信息技术改造传统档案业务，来对档案信息资源进行管理，加速促进档案管理适应数字环境，提升档案管理水平和服务效率的现代化趋势，目的是使其能够最大限度地满足社会档案的需求。它体现了在档案领域的国家信息化战略，是档案事业发展的战略目标。档案信息化建设内容丰富，主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。 要促进这五个方面的发展是一个长期的过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，来提高档案管理和利用的现代化水平。

二、档案信息化建设的重要性

1.完善了档案管理工作，提高了档案工作效率。计算机技术和网络技术的深入发展是促进档案信息化进程的重要因素，现如今我国经济和科技的不断发展为档案管理工作方式的改进提供了动力。先进的管理理念，打破了传统档案管理工作的现状；管理方式的创新，改进了档案的保存方式，顺应了社会的可持续发展。现代信息技术的运用实现了档案信息资源的真实性和完整性，能够更科学、合理的采集和保管档案。

2.实现信息资源的共享，满足大众对信息的需求。档案信息化促进了经济、政治、社会等各个方面和领域的信息的融合，通过对这些信息的收集和整理，实现了信息的共享和融合。实现档案的信息化，运用先进技术来管理档案，可以为大众提供更加真实全面的信息 ，实现信息的共享，满足大众对信息的需求，进而反过来促进档案的信息化进程，促进社会的发展。档案的信息化不仅使档案信息的价值得到提升，还拓宽了信息利用者获取信息的平台。

3.有利于部门的决策和管理。档案信息化，是一种一次性投入，多次产出的信息存储和服务方式，并且实现了远程服务，达到了资源共享的目的；另外信息技术扩大了信息存储的容量和质量，丰富、可靠的档案信息更有助于部门的正确决策和管理。

三、档案信息化存在的问题

1.电子文件的保存仍存在安全隐患。档案信息的采集工作不是一朝一夕就能够完成的，而是经过了长时间的采集、收纳和整合完善，过程是漫长而且复杂的，因此档案信息弥足珍贵，虽然信息技术的发展提高了信息采集和保存的效率，但是由于电子文件存在易发生改变和丢失的特性，数字代码序列与其存储载体之间不具有固定关系、电子文件依赖生成技术环境等特点，使信息档案保存的安全性仍然无法得到十足的保证。

2.档案信息管理人员的现代意识不强。如今档案信息管理人员对于档案信息资源的开发和利用还存在一些弊端，往往片面追求档案信息的开发，盲目的开展数字化采集工作，而对档案信息的利用却不重视，或者是没有真正利用起档案信息，出现“重开发，轻利用”的现象，浪费了人力物力和精力，不利于其它档案信息资源工作的开展。而且庞大的信息数据增加了存储空间和人员对数据的整理压力，增加了基础设施建设的负担。同时部分档案管理人员对档案管理工作认识还不全面，存在一些误区，认为只要做到不丢失就行，在档案交接工作中也存在延后现象，档案交接手续迟缓。

3.档案信息化缺乏长远规划，档案管理信息资源缺乏有效整合。有些档案管理单位对自身的发展战略缺乏考虑，尚未掌握科学的管理方法，更缺少档案信息化建设的规划。使档案的信息资源建设仍停留在目录录入，数字化扫描上，保管工作只是数字化、网络化形式，并没有很大的突破。另一方面对档案管理信息没有做到有效整合。仍然存在大量已开发的信息资源无法实现联网互通、数据共享，信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，出现分散现象。

四、加强档案信息化建设的措施

1.做好电子文件的管理工作。维护电子文件的真实性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，是档案信息化建设的核心。.因此首先应加强档案信息化硬件设施建设，及时配备和完善档案管理现代化所需要的办公设备，充分发挥现代科技、缩微术在档案管理中的應用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，因此各级政府应加大财政投入的力度。同时，档案部门要做好电子文件的管理工作，及时开发出丰富的档案信息，将各类档案的潜在价值转化为社会效益和经济效益，促进档案工作现代化发展。

2.加强档案信息管理队伍建设。档案信息化建设离不开优秀的人才，更离不开复合型的管理队伍。因此应该重视档案信息的管理队伍的选拔、考核和培训，加强档案信息管理人员在管理电子文件和电子档案方面的知识，增强计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。同时通过培训促进档案管理人员向现代管理模式转变，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

3.增强档案信息管理人员的现代化意识和服务意识。档案管理信息化是档案管理现代化的灵魂， 而首要任务是管理思想的现代化和服务的专业化。只有当档案人员树立现代化意识和专业的服务意识，才会实现档案管理的现代化和共享化。因此档案工作人员要树立科学管理的观念，建立现代化的档案意识，树立认真严谨的态度，实现档案管理的被动式服务转变为主动式服务，封闭式服务转变为开放式服务，不断提升自己的服务意识，以为大众服务为己任，不断增强保密意识，秉公办事、以人为本，遵守档案制度和规范。在关注档案内容的收集、整理和保管的同时，也要重视档案的利用，全方面的管理档案。

五、结语

档案信息化的建设是现在档案工作发展的趋势，也是促进档案管理水平提升的重要保证，先进的信息化技术为我们提高了档案的采集与整理的效率，丰富了档案信息资源，提高了档案信息的准确性与真实性。因此为了促进档案管理更好的发展，部门应加强档案信息管理队伍建设，做好长远规划，档案管理人员也要不断提高自身的素质与信息技能，更好的推动档案信息化更好更快发展。

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[4]侯静波；冯翠芝；；档案信息化建设存在的问题及应对措施[J]；黑龙江档案；2009年01期.

作者简介：宋红丽（1981.03—）；性别：女；籍贯：山东省乳山市，学历：本科，毕业于哈尔滨工业大学威海分校；研究方向：档案管理。