对档案管理信息化建设的思考

郑华

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 档案、图书以及情报是高校的主要信息资源，为了充分地利用这些资源，应对其进行有效地管理。但就目前的高校信息资源的管理情况来看，这三方面的信息资源仍缺乏整合和有效的一体化管理。因此，有必要对高校档案、图书、情报的一体化管理进行探究，了解一体化管理的优势，并提出有效的策略，实现高校档案、图书、情报的一体化管理。

关键词 高校 档案 图书 情报 一体化管理

高校信息资源的充分利用基于信息资源的有效管理之上，只有有效地管理高校档案、图书、情报等信息资源，师生才能在需要这些资源的时候，快速地找到，提高资源的利用率。因此，应对高校的档案、图书、情报构建一体化的管理模式，提高信息资源管理的智能化、便捷化、一体化水平。

一、高校档案、图书、情报一体化管理的必要性探究

（一）信息化管理的趋势要求

随着信息化管理趋势的发展，尤其是一体化管理模式的进步，高校档案、图书、情报管理若仍使用落后的信息资源管理模式，将降低信息资源的利用率，阻碍师生信息资源利用广度与深度，导致信息资源在使用的过程中出现问题，与师生的需求相脱节，阻碍信息资源的高效、合理利用。实现信息化管理，并做到一体化管理，形成统一的信息资源网络，利于资源间的整合，加速资源间的流通，实现资源的有效利用。在信息网络高速发展的当下，利用互联网的信息共享优势，实现一体化的信息资源管理模式能使得信息间的交流更加便捷，并最大化地扩充与利用资源，实现资源的共享与交流。

（二）人才培养的需求

高校档案、图书、情报的管理需要专业的人才，但在高等教育中，多数学校的档案学、图书管理学、情报学是相互分离的。但实际上这三门学科并不是相互孤立的，它们之间有着密切的联系，都是基于信息资源的收集、整理、存储与利用为基本的。因此，将这种纵向的课程设置进行整合，形成综合型的信息管理学，是教育发展的趋势，因而有必要对高校的档案、图书、情报实现一体化的管理，从而为教育的发展以及人才的培养提供实践范例，利于更好地实现三种信息资源的科学整合。

（三）信息资源利用的需求

高效的档案、图书、情报一体化的管理模式也是用户信息资源综合化、多样化的情况反映。在信息化的利用模式不断发展的情况下，用户在利用档案、图书、情报这些信息资源时常常需要进行综合性的利用，不仅需要准确的参考资源、精确的数据来源、原始的信息资源，还需要与信息网络相连接的多元化信息资源。因而在这种信息多元化的发展趋势下，用户需要有更好的信息资源利用模式。有必要将各种资源进行整合，从而提高资源利用的效率，跟上用户的实际需求。

二、高校档案、图书、情报一体化管理的可行性分析

（一）具备理论基础与现实的可操作性

档案、图书、情报同出一源、同为一体，三者都是信息文献，是知识的载体，具有不可分割的密切联系。三者具备共同的本质属性，都是社会信息资源的组成部分，它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；三者的职能和管理方法、管理手段也都相同，其工作的核心都是收集、传播、利用等，都具有为用户服务的社会职能。管理手段也都大体相同，都需要进行整理、编目、保管、保护、索引等，三者之间的上述共同特性使其在管理上具备共同的理论基础，从而使实现一体化管理成为可能，具备现实的可操作性。

（二）网络与信息技术的推广与发展

信息技术和网络技术的发展，为三个学科的统筹管理提供了物质条件和技术支持。网络技术的发展与推广使得信息资源的一体化管理成为可能，基于现代网络技术发展而来的信息资源管理一体化模式，提高了信息资源的管理效率，使得不同的信息资源能得到有效地整合，方便各种信息资料的查找。在数据库技术、远程通信技术以及计算机技术的发展推动下，信息间的传输不仅在速度以及数量上有所提高，还促进了信息的融合。现代网络与信息技术的发展推进了三者统筹管理的进程。

三、高校档案、图书、情报一体化管理对策研究

（一）实现思想观念上的转变

高校在实现档案、图书、情报一体化管理的过程中会遇到许多的阻力，因为一体化的管理模式不仅需要投入大量的人力物力，还需要先进的管理人才以及技术人员。而在初期，一些人会认为一体化的管理模式是一项劳民伤财的工程，没有必要实行一体化的管理。因而首先应消除人们的错误思想观念，引导人们往长远的方向考虑，认识到随着信息技术和网络技术的发展，已经使档案、图书、情报三门学科呈现出一种融合的趋势，因而有必要采用新的、一体化的信息资源管理模式管理具体的档案、图书、情报信息。这是一种发展趋势，从长远的角度来考虑也更有助于整个信息资源管理水平的提升。

（二）加快信息手段的使用

做好高校档案、图书、情报管理一体化离不开信息手段的使用，因而在实现高校信息资源一体化管理时，应建立信息化管理网络，提高信息网络技术的应用水平，建立一体化的信息服务平台，为用户提供高质量的信息网络资源服务系统，促进管理的一体化的实现。此外，信息手段的使用还能优化信息资源的配置，实现信息的实时更新与完善，拓宽网上信息资源的渠道，使得人们能及时便捷地获取多样化的信息资源，实现数字化的信息服务模式，推动基于信息网络的一体化信息资源的建立。

（三）组织建立一体化的管理标准

高校一体化信息管理模式的建立，不仅需要前期的宣传与投入还需要后期的管理，这样才能推动信息资源一体化管理的实现。因而在高校档案、图书、情报一体化管理的运营中，应根据高校的实际建设情况，建立一体化的管理标准，促进后续管理工作的开展。主要是建立信息处理标准，实现信息资源处理的规范化、标准化。并且建立统一的信息资源管理部门，改变三者相对独立、各自为政的状态，设置统一的信息资源管理中心，建立横向联系，实现高校档案、图书、情报一体化管理改革，进一步完善一体化的管理模式，促进统一的信息资源的协调与管理。

（四）培养专业的一体化人才

高校档案、图书、情报的一体化管理需要综合型的人才，因而在运用信息资源一体化管理模式时，应注重专业的一体化人才的培养，从人才战略上推动一体化的发展。在实现高校信息资源管理一体化的过程中，有必要在学科设置时就具有前瞻性，对学校相关专业的课程设置进行调整，实现一体化的教育模式，实现学科的跨越式发展。加强对三种学科的共性基础理论的教学，在共性的基础上再求同存异，使得图书管理学、档案学、情报学的学生不仅能掌握本专业的知识，还能实现跨学科的发展，了解其他专业学科的知识，从而为一体化管理提供坚实的理论基础和正确的理论指导，进而为一体化的管理模式提供高质量综合人才。

四、结束语

高校档案、图书、情报一体化管理的实现并不是一蹴而就的，应根据学校的具体情况，逐步地实现。在具体的一体化管理中，不仅要加大基础设施的投入，还应转变人们的思想理念，让人们接受新的管理模式，在思想上明确档案、图书、情报一体化是科学发展规律所决定的，不断提升高校档案、图书、情报管理的一体化水平，促进管理智能化、自动化的实现。

参考文献：

[1] 金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2008.41.

[2] 裴妍.高校档案、图书工作的一体化管理实现分析[J].现代经济信息，2013.11.

[3] 程晓雄.高校档案、图书工作的一体化管理实现分析[J].才智，2011.36.