高校档案信息资源数字化建设探析——以重庆科技学院为例

2016-03-24张玲

重庆科技学院学报（社会科学版） 2016年3期

张　玲

张玲

摘要：高校档案信息化建设是国家档案事业现代化的重要组成部分。在厘清高校档案及信息化建设相关概念基础上，阐述了高校档案信息资源数字化建设的重要意义，分析了当前高校档案信息资源数字化建设存在的问题。结合重庆科技学院档案信息资源数字化建设实际，提出了领导重视、加强软硬件环境建设及人才队伍建设等对策。

关键词：高校档案；信息资源数字化；信息化建设

21世纪，以网络和信息技术为核心的高新技术得到迅猛发展，档案信息化建设战略的提出将会提高档案工作的现代化水平，进一步推进我国档案事业的全面发展。2002年11月，国家档案局研究制定了《全国档案信息化建设实施纲要》；2008年8月，教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，提出高校要加快数字档案馆（室）建设，设立专项经费，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。近年来，高校档案信息化建设在档案网络建设、基础设施建设、档案信息资源建设方面取得了一定的成绩，但在档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化方面还需继续推进。当前，深入研究高校档案信息资源建设进程中遇到的问题，探讨切实可行的解决策略是持续推进高校档案信息化建设的重要课题。

一、高校档案及信息资源建设相关概念

《高等学校档案管理办法》中所称的高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案信息化或信息化建设，主要是指高校档案管理部门依托网络和信息化技术，对档案信息资源进行数字化处理、对档案管理进行规范化建设、对档案信息资源开发和提供利用的服务进行网络化建设的过程。

二、高校档案信息资源数字化建设的意义

高校档案工作是高校重要的基础性工作，档案承载着高校的建设历史，记录了高校传承发展的点点滴滴，在高校培养人才、发展科学、服务社会、传承文明的过程中发挥着重要作用［1］。随着教育体制改革的不断深入，高校对外交往增加，服务社会功能增强，致使高校档案的种类和数量不断增多［2］。高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的核心，积极推进档案数字化建设，加强对高校重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平，是信息时代和社会发展的客观要求，是高校档案管理工作的发展方向，是高校更大范围、更及时有效、更方便快捷地服务社会的必然要求。新时期，高校档案信息化要纳入学校信息化建设的总格局，与数字化校园建设同规划、共进行，确保高校档案信息资源数字化建设取得显著成效。

三、高校档案信息资源数字化建设存在的问题

（一）高校档案信息资源数字化的优势

档案信息化实现了高校档案管理模式由纸质化占优势到数字化为主的转变，服务模式由近距离到远距离的延伸，使得高校档案馆（室）从传统档案的保管库房变成档案信息的集控中心。其信息资源数字化优势主要表现在［3］：

一是与传统单一的纸质载体相比，高校档案信息数字化资源占用空间小，存储介质多，能有效防止存储易受潮霉变造成资料损坏的发生，有利于长期保存，存储优势明显；二是采用数字化信息技术可使档案信息资源的收集、存储、分类、统计、查阅、开发和利用等变得高效、易检索，有利于实现档案信息与高校其他办公资源的充分交流与共享；三是档案信息的数字化可在很大程度上整合学校发展的各方面资源，提高档案编研工作水平，增强档案工作为学校教学、管理、科研发展的服务能力，充分发挥档案服务学生、服务社会发展的最大效益。

（二）高校档案信息资源数字化建设的困难

1.资金投入问题

档案工作是高校的基础性工作，档案信息化是数字化校园和高校信息化发展的重要组成部分。当前，资金投入不足是档案信息资源数字化建设的最大困难，其原因主要有：

（1）从思想层面来看，一是有些高校管理者不够重视，认为档案馆（室）是一个辅助性部门，档案工作是一项附带工作，做好做坏对学校发展影响不大，因此对档案信息化的基础设施建设投入很少，致使档案信息资源的数字化水平较低，无法实现档案资源的社会共享。二是档案工作者对信息资源数字化建设的认识不到位，认为档案工作自古以来就是“看摊守点”，学校进行档案信息化建设就是在为难自己，这些固守传统档案工作阵地的观念，影响了学校对档案工作的资金投入，在很大程度上延缓了档案信息化建设的进程。

（2）从体制层面来看，一是地方政府档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查较少，致使“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高校未得到有效落实，在一定程度上影响了高校对档案工作的财力支持。二是高校档案馆（室）的行政管理职能不明确，在机构设置上很多高校将档案馆（室）挂靠在校办或党办，在业务管理上等同于图书馆等教学辅助部门，淡化了档案馆（室）的行政管理地位，弱化了档案馆（室）的行政管理职能，这直接影响了高校对档案馆（室）的资金投入［4］。就我校档案室来说，已具备了《高等学校档案管理办法》规定的设立档案馆的条件，但至今仍挂靠在学校党政办公室，资金预算投入虽相对独立，但区区几万元的经费仅能维持正常的办公运行。

（3）从档案工作本身来看，高校档案工作存在利用率低、回报少的特点。档案工作是一项复杂的工作。目前，高校的大多数档案为纸质档案，从档案信息资源的收集、整理、分类、统计、装订到上架，一共有十几道工作程序，需要全校各部门的相关工作人员协同合作才能完成，耗费了大量的人力、物力和财力。档案资源利用主要集中在学生成绩、入学与毕业登记表、少数党群与行政文件等的查询，档案利用主体单一，资源利用率低。高校档案工作投入与利用、回报不平衡，是影响高校进行资金投入的重要原因。

2.软硬件建设问题

（1）就硬件建设来说，一是档案库房环境的优化存在困难。随着档案信息化建设的推进，对高校档案馆（室）的库房环境提出了更高要求，一方面，要求已有档案库房防潮、防霉、防虫，继续发挥保存纸质档案的功能，同时注意对纸质档案和电子档案进行分区保存，需要对库房进行功能性结构改造；另一方面要求新建库房在强化库房纸质、档案保存环境功能的基础上，优化电子档案的防磁防尘保存环境和信息化设备的防静电、防信息泄露的运行环境［5］。目前，大多数高校档案馆（室）库房的结构性功能缺乏，新建库房短期内未列入学校规划。就重庆科技学院来说，档案室几经搬迁，现位于图书馆底楼，档案库房环境封闭，通风防潮功能弱，不符合档案信息化建设的硬性要求。二是档案馆（室）硬件设备配置不足。受经费和经验等方面的制约，高校档案馆（室）网络布线零乱，计算机设备、网络终端设备、存储设备、扫描缩微设备、服务器等配置不齐，严重影响了档案信息化建设的进程。目前，我校档案室在推进档案信息化建设中，已购置了新式计算机、打印机、复印机等基本设备，但扫描缩微设备、服务器等配置不足。

（2）就软环境建设来说，经档案工作者调查研究发现，我国大多数高校档案馆（室）缺乏配套的软件设备，一是档案管理应用系统建设滞后，相对统一、符合规范的可在全国推广应用的档案管理软件缺乏，不利于档案信息交换和档案信息资源的共享［6］。二是档案信息建库入网工作进展缓慢，一方面，数据库的建设水平层次不齐，大多数高校档案馆（室）只建设了目录或条目数据库，标准化程度高、通用性好的全文数据库、多媒体数据库、专题或特色数据库涉及较少，单机版数据库多，网络化共享数据库少。目前，我校档案室正在进行档案信息资源数字化第一阶段建设，对纸质版档案进行扫描缩微，建立目录数据库和部分档案信息的全文数据库试点。另一方面，档案网站在充分发挥档案信息资源共享，高效、便捷地服务社会方面的作用有待进一步提高。有学者者对近年来高校档案网站存在的问题进行研究发现，存在档案网站设置不健全、网络服务功能不完善、网站维护不到位、网站发展不均衡等问题［7］。档案网站建设滞后，在一定程度上影响了档案信息资源数字化建设的推进和资源的共享。三是安全保障体系建设不完善。信息安全是高校档案信息化建设的核心。计算机病毒对档案信息造成的破坏和损失位列所有安全威胁之首，其发生频率高、影响面宽，一旦数据和文件系统遭到破坏，将导致网络系统无法提供服务甚至造成多年积累的重要档案数据丢失。同时，黑客攻击档案管理软件的漏洞，其侵入档案网络系统，有可能造成档案管理系统瘫痪、档案数据泄露和档案数据库的内容被删除、更改，甚至窃取学校的保密信息等［8］。

3.人才队伍建设问题

档案信息化建设是人机交互的操作。档案管理软件的使用，档案数据库的建设，档案信息查询的网络服务提供等都需要通过人来发挥作用，人才是实现高校档案信息化管理的关键。当前，各高校的档案工作者整体素质不高，知识结构与学历层次不尽合理，精通档案业务与计算机技术、网络信息化技术的复合型人才严重缺乏［9］。在重庆科技学院档案室现有的档案工作人员中，要么是从行政转行做档案专技工作的，要么是从辅导员、图书馆员等教学、教辅转岗做档案专技工作的，他们普遍欠缺系统的档案和信息技术的专业理论知识和基本技能；由于档案室挂靠学校党政办公室，校办副主任兼档案室主任，行政事务繁忙，因此在一定程度上也影响了档案信息化建设工作。

四、推进高校档案信息资源数字化建设的对策

（一）领导重视是关键

高校档案工作是高等教育事业发展的基础性工作，档案信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分，对高校建设和发展起着不可替代的作用。思想是行动的先导。高校领导对档案工作的认识和重视程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上影响档案信息资源数字化建设的进程。因此，一要增强档案意识。积极争取高校领导对档案工作的重视和支持，以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的政治觉悟，切实增强做好档案信息化建设的使命感、责任感和紧迫感，培养和强化领导的档案意识，通过高质、高效、专业的档案服务和多请示勤沟通，引起高校领导关注、关心、重视档案工作，争取把档案信息化建设纳入学校信息化建设的总规划，纳入学校领导的议事日程。二要加大资金投入。就我校档案工作来说，目前已通过扫描缩微技术启动了部分纸质档案数字化处理的试点工作，后续的档案信息数字化建设、档案网站建设、网络化档案信息服务的提供，仍需学校领导的高度关注和持续支持，力争设立专项经费，提供档案信息资源数字化建设的人力和物力保障。

（二）软硬件建设是基础

硬件建设是高校档案信息化建设的基础，软环境建设是推进高校档案信息资源数字化建设的关键。

（1）优化档案库房环境，配套硬件设备设施。档案信息资源的存储要求很高，对传统纸质载体来说，要注意防潮、防霉、防虫，做到温度、通风和湿度适宜；对数字化资源存储来说，需要注意防磁、防尘、防静电，更需要防信息泄露的保存和运行环境。我校的档案库房几经搬迁，目前新建数字化库房的可能性较小，在用库房的通风防潮、防霉，还需要进一步改善，档案管理者可借学校“十三五”规划研究制定之契机，争取学校对档案室在人力、物力、财力上给予基本的保障，设立档案信息化建设专项经费，用于改善库房环境，购置档案信息数字化建设所需要的计算机、扫描仪、缩微设备和高性能服务器等。

（2）全面营造信息化软环境，提供信息化建设的坚强保障。一是选用目前国家相对统一、符合规范、应用效果较好的档案管理系统软件，如“南大之星”等，在我校“十三五”规划中，着力推进档案网站建设，一方面利用档案管理系统软件，大力推进有重要保存价值的纸质档案转化成数字档案。另一方面，按照国家档案信息化建设的要求，逐步推进档案信息化建设进程。在条件许可情况下，先进行档案管理与学校办公系统的对接，实现电子文档的自动归档、分类和入库；再探索“大档案”模式下，档案室综合档案数据库与学校教务系统、科研系统、学生系统、人事系统数据库的无缝对接，实现校内档案信息资源的充分共享；最后，借助档案网站的良好运行和目录数据库、全文数据库、特色数据库、专题数据库、多媒体数据库等的建成，推进档案利用和查询服务的网络化和信息化。二是强化安全意识，提升档案信息安全技术水平。高校档案的安全保障是一项系统工程。针对我校档案室信息资源数字化建设的具体情况，一要加大对档案信息化安全防护技术现代化建设的投入力度，有效应对计算机病毒和预防黑客攻击；二要有计划地购置先进的档案管理软件，对数字化数据信息采用加密技术、防写防改技术、备份复制技术等；三要强化档案保密意识，加强安全防范工作，制定档案安全保护策略，严格审查公开的档案信息，防止发生保密信息泄密事故。

（三）人才队伍建设是支撑

高校的档案信息数字化建设需要档案管理专业人才来操作。加强档案人才队伍建设，提高档案管理人员的专业水平和信息化技术水平是档案信息化建设中急需解决的重要问题。一方面学校要引进既懂档案专业知识，又熟悉计算机操作和精通信息化技术的高层次复合型档案管理人才，补充新鲜血液；另一方面，结合档案室在岗档案专技人员的知识结构、专业特长和档案信息化建设的需要，通过集中培训、专题讲座、举办档案信息化建设论坛、业务提升教育等方式，提升档案室相关人员的知识水平和信息化技术能力，为新阶段档案信息化建设的顺利有序开展提供人才保障。

总之，以档案信息资源数字化建设为核心的高

校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，结合我校的实际情况，按照国内同类高校档案信息化建设的进度，档案室应制定科学合理的发展目标，有计划、有步骤地积极推进档案信息资源的数字化建设进程，争取早日实现我校档案信息的数字化、档案管理的规范化和档案信息服务的网络化，让档案信息资源在学校的建设发展中发挥应有的基础性作用。

参考文献：

[1]杨晓兵.刍议高校档案安全保障问题[J].漯河职业技术学院学报，2014（4）.

[2]赵文玲.高校档案信息化建设的对策研究[J].内蒙古财经大学学报，2015（3）.

[3]陈静.高校档案信息化研究综述[J].科技广场，2014（8）.

[4]徐欣.整合高校档案资源实行“大档案”管理研究[J].档案学研究，2008（5）.

[5]邓琦.做好高校档案信息化建设的几点思考[J].黑龙江档案，2011（1）.

[6]贾秀琴.小议高校档案管理的信息化建设[J].管理视野，2011（9）.

[7]张占武.如何促进高校档案信息化建设[J].中国高校科技，2013（10）.

[8]高续帆.析高校档案信息化进程中的信息安全[J].办公自动化（综合版），2012（24）.

[9]刘瑛.网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析[J].中国教育信息化，2012（5）.

（编辑：文汝）

收稿日期：2016-01-10