创新医院档案利用服务方式和手段的研究

曾桃

摘 要：目的：探讨如何创新医院档案利用服务方式和服务手段，提高档案的利用率。方法：通过分析传统封闭的档案利用服务方式和手段存在的弊端，指出其存在明显的局限性，影响档案的利用率。结果：改变服务理念，采用现代信息技术，创新医院档案服务方式和服务手段，由单一的、局限的、封闭的、被动的服务方式变为多角度、多途径、开放式的主动服务，提高了档案利用率，以发挥档案利用的最大效益。结论：创新医院档案利用的服务方式和服务手段，实现医疗档案信息资源共享，为医院建设和发展服务。

关键词：医院档案；利用；服务方式；服务手段；网络信息技术

医院档案是医院在各项管理工作活动中形成的文件，以簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类及载体等各种形式记录[1]，记录了医院从成立到发展壮大的历程，是医院发展、变化的客观反映，是医院的宝贵财富。在档案利用服务方式和手段上，改变服务理念，从挖掘档案信息资源到提供高质量的档案信息服务，都借助网络信息技术以达到档案管理开放和利用的目的。

1 传统封闭的档案利用服务方式和手段存在的弊端

档案原件的提供：根据利用者的需求，档案员按照医院档案管理规定将档案材料直接借阅给利用者。档案复印件的提供：档案员将档案材料的内容进行部分复印，或将照片的复制品直接提供给利用者。档案科研成果的提供利用：根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料进行提供。

根据办公室、人事科工作的特殊需求，向档案管理部门提出申请，并出具书面证明、身份证明，档案管理员对材料进行审查核实，并对借阅人申请的内容进行审查，决定档案信息能否提供，最后再进行提供利用。这种档案利用单一的、被动的服务方式和手段存在明显的局限性。

1.1 从档案利用服务对象上看，长期以来，由于档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导及档案管理员只满足于档案资料的收集和保存，停留在一般的查阅服务状态，观念守旧，业务单一。档案利用服务对象存在一定的局限性，只能给办公室、人事科等相关的特殊对象提供服务。不能满足大多数利用者的需求，影响档案的利用率。

1.2 从档案利用服务手段上看：档案利用者为了得到档案材料，必须亲自到档案室查阅，其利用手段上受到了限制。

1.3 从提供服务方式上看，档案管理员始终处于一种被动地位，不能发现利用者的需求，以至于无法主动地提供服务。

1.4 从利用方式上看，档案利用过程没有评价机制，没有意见反馈，档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台[2]。

所以，传统档案利用服务方式是一种单一的、封闭的、被动的服务方式，导致档案利用率不高，档案的作用不能充分有效地发挥。

2 改变服务理念，创新服务方式和手段

医院档案管理人员用科学发展观武装头脑，积极实践，努力工作，增强了档案主动服务理念，定位档案的职能作用，成为医院档案管理的关键[3]。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科及相关的临床科室等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现，使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改变。为满足利用者的需求，必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务，改变服务理念，创新服务方式和手段，进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。

3 创新医院档案利用的服务方式

3.1 要打破传统档案利用是单一的、封闭的、局限的、被动的服务方式，有效地发挥档案的作用。首先，对档案信息资源开发利用要努力做到多角度、多样化医院档案信息资源的开发利用，要坚持按规章制度办事，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速，提高用户的满意度，从而得到尊重和信任。档案是重要的信息来源，开发档案信息资源利用重在“开发”。开拓收集范围，多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要服务手段。要克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，进行多层次收集。其次，转变服务意识，提高医院档案工作人员服务质量，现代医院的各项工作都在追求高质、高效的服务理念。所以，档案工作人员要用新理念、新思路、新方法去努力拓宽档案利用的途径，要转变坐、守、靠、等的被动服务方式，树立主动积极、直接参与的动态思维，破除过去视档案为党案，只管不用或者重管轻用的服务观，树立“上门服务”，“为档案找用户”的主动服务意识。

3.2 做好档案编目编研，为档案利用提供主动服务方式。编目工作是基础，是提高档案利用效率的捷径。同时，要注重编研工作，使医院档案的利用工作由被动服务变为主动服务，提高档案服务社会、服务各项工作的价值，也是医院档案利用工作科学水平的重要途径。

4 创新医院档案利用的服务手段

4.1要打破传统档案利用单一的、封闭的、局限服务手段，必须采用灵活多样的服务手段，开拓档案利用的收集范围，多渠道提供利用。对那些未及时归档的档案及时补充收集；对散存在社会上的档案、文献积极开展征集；同时积极收集相关资料，采取集中收集、分散收集、上门收集、随时收集、网上收集等灵活多样的服务手段，丰富医院档案室藏，使档案室更好地为医院和社会服务[4]。

4.2 完善检索工具，提高档案检索速度，实现高效率开发利用的服务手段。要做好档案的编目、检索工具的编制，完善检索系统，如案卷目录、全引目录、专题目录、专题索引、文号目录等，实现多途径、多角度检索。开展对档案中所记载信息的分析和研究，开发新的检索手段和形式。建立检索工具体系，实现多角度检索，提高检索工具的覆盖率和确定性，制作多种专题检索工具，形成多种层次、多种形式、多种角度的比较完善的检索体系，使医院档案信息开发利用多途径检索成为服务，采用网络信息技术服务手段管理档案，建立计算机检索体系，并可通过医院信息管理系统使众多的用户得到资源共享，实现档案管理现代化，为临床、科研、领导决策提供主动服务。

4.3 通过网络信息技术和软件等深层次的开发实现医院档案利用服务手段的创新。档案使用价值的提高，有待于通过各种信息软件等深层次的开发等服务手段，实现档案信息的共享，进而为医院的经济发展提供必要的服务。一方面，档案管理人员要强化服务意识，变单一的、局限的、封闭式的管理为开放式服务，主动开发医院医疗业务信息、人力资源信息和专家技术业务信息等，使档案信息资源向临床、教学、科研、患者和社会公众等多领域的服务延伸。另一方面，可以积极探索医疗档案信息的查询服务，对于一些重要且可以公开的涉及公共利益的医疗档案，可以通过开展网上服务业务，如网上查询、网上预约挂号、搜索和评价等公开查询的方式，向社会公众提供一些医疗资源的查询服务。

5 用新的服务方式和服务手段为医院临床、教学和科研工作服务

我院的档案利用在服务方式理念上进行了改变，放宽了服务对象范围，面向广大医护人员、患者和社会公众等。而档案利用也从以前被动转为主动服务，树立超前服务、主动服务意识，围绕工作需要，了解需求方向，搭建以人为本、人人平等、优质高效的档案服务平台，积极主动地为医院现代化建设服务，是当前档案管理工作发展的方向。加强各级医院信息的横向联系，打破院与院之间的界限，互通档案信息，以满足医疗、教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。

5.1 根据不同利用者，将以往档案利用服务对象不断扩大。由原来主要围绕办公室、人事科扩展到医护人员、患者和社会公众等服务领域，从而提高档案的利用率。

5.2 拓展医院档案利用服务方式，档案室需要增加档案“上门服务”和“制定服务”。上门服务是档案员亲自下到各科室，充分了解科室的需求，积极到科室调研，实现上门服务，方便临床的理念，坚持档案管理与档案服务并重，充分利用档案资源，拓展服务领域，多角度、多层次地为医院医务人员、患者及社会公众服务。制定服务是档案员根据科室的特定主题，提供特定的档案材料，经过身份的认证，通过医院院内网络传递给利用者。这两种服务方式不仅扩大了利用者的范围，还提高了医院档案定向的利用率。

5.3 通过多种方式，相互反馈意见。通过医院院内网留言等方式把上级领导、院内各科室等部门的档案利用需求和好的建议及好的方法等反馈意见收集整理，以便档案管理人员及时改进服务方式和服务内容，拓展医院内部交流，进一步推进档案利用管理工作上一个新台阶。

5.4 建立严格的网络信息保密审查机制，结合工作流程和特点，明确保密审查的责任，为医院档案利用服务方式有序运行创造了良好环境。

综上所述，医院档案管理部门要以开发利用为目标，立足本职，创新医院档案的服务方式和服务手段，逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变。档案馆藏由“单一型”向“综合型”方向发展，进行超前跟踪服务，被动变主动，多角度、多层次地为医院领导及管理部门提供信息，实现医疗档案信息资源共享，为医院建设和发展服务。

参考文献

[1]邬瑞祥，田跃珍.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7（18）：7（18）：359-360.

[2]王燕.电子政务环境下档案利用服务模式的探讨[J].北京档案，2008，（6）：19-21.

[3]郝培来.谈医院科室档案管理创新[J].北京档案，2010（10）：32-33.

[4]石英.医院档案收集工作中存在的问题及对策.齐齐哈尔医学院学报，2008，3（29）：323-324.