高校档案利用服务工作拓展探析

王冀

摘 要：随着高等教育改革的深入和现代信息技术的发展，高校档案利用服务水平需要逐渐与利用者的需求相适应，本文对高校档案利用服务工作拓展的现状及存在的问题进行系统地分析和研究，进而提出完善高校档案利用服务工作拓展的路径。

关键词：高校档案；利用服务；拓展

高校档案是高校教育实践活动的历史记录，是学校教学、科研、管理工作的重要资源。随着社会的变革、高等教育事业的发展及信息化程度的加深，社会大众对档案资源的了解和需求也在不断地提高。而高校档案以其拥有丰富的学术信息资源成为高校师生、管理人员和社会大众获取信息的必然选择。探索高校档案利用服务工作的拓展，是当前高校档案工作面临的重要课题。

1 高校档案利用服务工作拓展现状分析

1、服务理念的转变

一直以来，高校档案服务观念都停留在重藏轻用阶段，服务方式以被动服务为主，服务手段较为简单机械，服务模式一般是对档案实体资源的查阅、复印和摘抄等传统形式。档案部门的服务人员没有树立起积极主动提供利用档案的意识，使得巨大的馆藏档案信息资源没被得到充分有效利用。知识经济时代的到来，传统的档案利用服务模式已经不适合高校档案的发展，这就要求服务方式由被动服务转向主动、由机械服务转向智能化服务、由标准化服务转向为个性化服务，服务理念从以高校档案管理部门为中心逐渐转变为以用户为中心，提供知识服务。

2、档案开放程度的加大

档案的开放利用是档案学界和档案工作者始终在关心的问题。建国初期，高校档案机构大多设立在校长办公室或党委办公室下，档案资源主要为领导者和管理者服务，档案是机密文件，是政治权利的代表，利用范围非常狭小。随着改革开放程度的加深，档案的开放时代到来。近年来，档案界将高校档案的开放利用提到了档案信息资源共享的高度，随着经济的发展和高科技的应用，档案载体呈现多样化的形态。档案开放程度的逐渐加大，使得高校档案利用服务工作的拓展有了进一步的依托和保障。

3、信息化水平的提高

进入信息化社会，同时紧跟中共中央以信息化带动工业化的决策，高校档案信息化建设得到前所未有的重视，其利用服务也有了巨大的变化。利用高校档案部门的信息化设备和高科技手段全力打造信息化服务模式，使高校档案在高校师生、管理者、领导人员心中的形象有所改变，更好地发挥高校档案的作用。目前，全国大多数院校都在实行档案信息化建设，努力构建数字档案馆，并取得可喜的成就。

2 高校档案利用服务工作拓展存在的问题

1.档案本身特点的限制

档案资源是原始信息的真实记录，具有分散性、机密性和回溯性这三个特点，在客观上影响了高校档案利用服务的发挥。分散性是指档案形成于不同的领域，其所反映的内容都是单一的没有形成历史联系的材料，与人们在社会实践活动中对档案的利用相对集中的思维相矛盾。机密性是档案信息资源涉及到党和国家、政府机构、个人机密的部分内容，档案材料有密级的划分，档案的开放利用受到限制，与人们对信息知识获取的及时有效特点互相冲突。回溯性是指档案材料所记载的是已经发生的事件及其过程，是对以往信息的追溯和还原，已经失去其本身及时性价值，使得档案资源在现阶段解决问题的能力有限。因此，如何在其他方面来扬长避短地发挥其档案自身作用，是拓展档案利用服务工作的一个重要方面。

2、档案利用体系的约束

高校档案是围绕教学中心活动所开展的工作，开放程度较小，所产生的除可开放查询的学历、学籍等公开性信息外，在教师科研、外事、资产等方面的信息由于受专利保护、个人信息、对外交流活动等信息受限，无法提供彻底完整的公开信息，使得社会大众不了解如何利用，在一定程度上影响了档案利用服务工作的正常发挥。有些高校尚没有健全的开放档案的法规条例、规章制度，档案部门对应开放的档案没有提供开放，影响了档案的利用服务工作。

3、馆库建设及技术设备的欠缺

档案馆库建设是档案的基础，档案利用服务工作与馆库建设存在着不可或缺的联系。目前，有的高校档案部门馆库功能布局较不合理，没有供用户查阅利用的公共服务区域，制约了档案利用服务工作的拓展。现代化的信息技术设备是高校档案部门提供信息服务的基础，是高校档案发挥其利用服务作用的重要手段，也是全国各高校档案部门建立信息化链接，实现资源共享的纽带。档案管理所需设备的欠缺影响档案实现资源共享的初衷。传统的人工检索不适应信息社会中对信息服务的要求，使利用者难以简便、快捷地获得档案信息，长此以往，利用档案的频率就会减少，档案利用服务工作也不能拓展开来。

3 完善高校档案利用服务工作拓展的对策

1、拓展档案资源收集范围，实现档案载体的多元化

目前，我国的高校档案部门大多己经馆藏了门类齐全的党群、行政、教学等十一类档案资源。但还不能完全满足用户的利用需求，因此拓展档案资源收集范围己经成为高校档案部门必须要做的事。过去，高校档案归档材料主要是以纸质档案为主，没有对其他载体的归档材料引起足够的重视。现在，我们正处于信息化高速发展时代，高校产生永久保管价值的档案材料以不同的载体形态被记录下来。这些载体形态除了纸质形态外，还有录音、录像、图片、硬盘、光碟、胶卷等形式。随着信息技术的快速发展，这些新型载体档案材料越来越多，并且与纸质档案一起担负着记录历史真实面貌的重任。因此，需制定特殊载体档案的归档范围，明确归档单位与人员，制定特殊的保管措施。

2、提高档案管理水平，树立档案利用服务理念

高校档案工作人员的身份已由过去纯粹的档案保管员转变为档案信息资源的开发者、知识的提供者、集信息技术为一身的管理者。为公众服务是档案工作人员的神圣职责，要做到对每一个档案利用人员都一视同仁，努力提供满意服务。在档案服务过程中，不能拘泥于死的条条框框，如若利用者遇到疑难问题，要耐心、详细讲解，热情周到服务，缩短档案人员与利用者的距离，树立良好的工作形象。

3、重视档案基础设施建设，加强技术设备的更新

高校档案的基础设施是日常运作的基础和前提条件，然而由于资金的不足，在信息化时代所需的技术设备与其信息服务的要求严重脱节。要想在信息资源高度共享的今天，能够提供全方位的信息服务，必须在基础设施建设中，加大人、财、物的投入和使用，要在技术设备方面争取充足资金，要优先考虑计算机、打印机、复印机、高端扫描仪等设备的购置，这在提高高校档案的管理水平和信息服务方面是最直接、最根本的手段。

4、加强档案信息化建设，促进档案资源共享

随着信息化时代的到来，信息化建设引起了各行各业的高度重视，人们对档案信息的需求也是越来越大。同时，信息化建设为高校档案利用服务工作的拓展提供了良好的契机，高校档案部门应抓住机遇，加强高校档案信息化建设，促进档案信息资源的共享。树立高校档案工作的现代化管理和服务理念，建立档案信息资源数据库，健全档案信息服务网站建设，同时要时刻注意着档案资源的安全保护问题。要有意识的建立健全网络安全运行、数据库管理等各项工作制度，严格建立多重备份和灾难恢复机制，确保档案信息资源的安全。

参考文献

[1] 教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[S].2008-08-20.

[2] 陈小红. 档案利用服务工作的完善与改进[J].统计与管理，2014，11，131-132.

[3] 陆懿琦.新时期高校档案利用服务工作初步研究[学位论文].上海：上海交通大学，2010.