档案室档案的安全保管措施和有效利用

2015-12-19徐世广

卷宗 2015年11期

徐世广

摘要：档案室中的档案资料多、分类复杂，管理不当则极易造成档案的损坏和信息缺失。本文结合档案工作中的实际情况，通过对介绍档案保管工作中存在问题的探讨，对保护档案安全、维护档案信息、以及档案资料的有效利用给出建议。

關键词：档案；档案安全；档案利用

1 前言

近年来，自然灾害的频繁发生，档案安全管理工作面临严峻考验，尤其是在自然灾害面前，档案管理措施不当，极易造成灾难性的损失。尽力做好档案保管工作，提高管理工作人员的意识与操作技能是档案管理培训的首要任务。在新形势下，如何运用新的技术方法开发利用档案资源、提高现代档案室的服务水平也成为档案管理工作者急于解决的问题。

2 档案安全保管的措施

档案安全保管是档案工作中的重中之重，强化档案安全保管意识，建立健全的档案管理安全体制，做好灾难预防工作，是确保档案安全的主要方式。对档案安全管理主要包括档案的实体安全、信息安全以及政治安全等方面，在做好对档案工作的管理中，应当主要做好以下几个方面：

2.1 强化管理意识、明确责任

档案维护工作的重点是保证档案室资料的完整性与安全性。单位应当加强对档案安全维护工作重视，坚持“安全第一”的原则，实行主管领导负责制，明确责权，强化对日常的管理，做到措施到位，责任到人。档案所属部门的领导应加强档案安全工作的宣传，建立档案管理小组，完善安全管理系统，制定明确的档案管理、登记、检查等工作的流程，将各项档案安全管理工作落到实处。

2.2 提高档案管理人员的技术与意识

档案管理工作人员的业务水平直接影响到日常工作的效率，尤其是近几年来，档案室引进了新的管理技术和管理设备。这就需要档案管理工作人员发挥主观能动性，积极主动的学习档案管理工作的业务知识、加强对档案保管的管理操作能力。为了满足当前形势下的档案管理工作的，必须加强对相关工作人员的业务培训，按照岗位不同、分层次、多渠道的进行业务培训，培养熟悉档案管理工作知识、掌握新的管理技术的专业性人才进入到档案管理岗位。

2.3 落实安全工作管理措施

在日常的档案管理工作中，要将档案管理、保密、查阅、销毁等各制度落到实处。把档案安全工作与档案接收、档案管理和利用工作结合起来，相互配合。档案室内必须要有定期的防火防盗、防尘、防虫、防潮等各项安全检查，做好安全保管设备的检修与维护工作，定期更新消防器材，加强对排水系统的检测与维护，对档案室底层窗户进行加固。将各项安全防护措施落到实处，才能保障档案室的日常安全，能够做到对各种突发装状况的紧急应对。

2.4 加快档案信息化进程，实行档案的数字化管理

自然灾害的发生会导致地方档案室资料的严重损害。汶川地震时期，丢失了很多很有价值的历史档案，这就引起了相关档案管理部门的反思。对自然灾害的措不及防教育我们，档案的安全管理必须依照“预防为主、防治结合”的原则，采用先进的技术，加快档案数字化管理进度，有效的延长档案的使用寿命，保证档案的安全[1]。在传统的档案管理方式中，纸张档案的管理已经逐渐凸显出很大的问题。传统的纸张档案管理成本高、占用空间大、易受潮损坏，这些问题都对档案的使用寿命构成了威胁。更重要的是，在地震、火灾等大型自然灾害面前，传统的档案室会面临毁灭性的破坏[2]。

在互联网信息化时代，档案管理技术有了新的发展。依托计算机、档案室可以建立起一套系统的、自动化的档案信息管理系统，将要进行长期保存的档案进行数字化录入，完成档案的信息化，规模化保存。对有特殊要求的资料，在数字化保管的同时也要重视对纸质资料的管理。需要注意的是，对电子档案的管理也要及时进行有效的备份与加密处理，以保证信息的安全性和保密性，确保电子文件的安全。

3 档案信息资源的开发利用

3.1 加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础

档案收集是档案资源开发工作的基础，没有档案资料就无法构建资源信息网络，没有资源信息自然也就无法做到对资源的有效开发。这就要求档案部门要做到准确、及时的信息录入，丰富馆藏资源，为资源信息的开发打下基础。

3.2 加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求

档案开放要在保护档案所有权者利益的基础之上，遵循遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则，加快档案开放进程[3]。加快对档案的鉴定，制定科学的降解密制度。

3.3 运用现代化信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平

通过资料录入，计算机扫描等手段将不同的档案转化成为数字信息，达到利用计算机和互联网来建立信息化网络，实现自动化管理和数据传输的目的。开展计算机检索、网络信息传递、网络信息咨询等服务，公开发布档案信息，以适应社会发展与时代要求。

4 总结

信息化技术广泛应用的今天，档案资源的开发和利用也应当满足社会经济发展的需求。

档案管理的最终目的是为了开发利用档案资源，创造其应有的经济效益和社会效益，为我国政治、经济、文化各项事业服务。

参考文献

[1]宋丽.如何提高企业档案安全防灾能力[J].办公室业务.2012，（19）：27.