研究生招生档案管理探讨

王 　 辉

(1.中国科技大学公共事务学院，　安徽　合肥　230026；2.安徽大学研究生院，　安徽　合肥　230601)



研究生招生档案管理探讨

王 辉

(1.中国科技大学公共事务学院，安徽合肥230026；2.安徽大学研究生院，安徽合肥230601)

摘要：研究生招生档案是在研究生招生过程中，形成的具有保存价值的专业材料，是招生决策、招生过程的真实记录。保管好研究生招生档案，并充分利用其价值，对做好研究生招生工作，促进研究生招生工作改革的不断深化具有重要意义。

关键词：研究生招生；档案；管理

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2015.01.034

一、研究生招生档案的内容

研究生招生档案是在研究生招生过程中，形成的具有保存价值的专业材料，是招生过程、招生决策的真实记录，是监督、总结招生工作的重要文件。其内容主要分为文书档案、考试档案、理论研究档案等。文书档案主要包括：国家及省主管部门下达的招生文件、通知；各级重要会议的记录、纪要；有关问题的请示和批复；研究生招生职能机构向上级主管部门、下属各部门签发的各种重要通知、简报、通报；下属部门上报的材料、反馈；各种会议、活动中领导人的签字、亲笔手书、录音、录像资料、光碟等。考试档案主要包括：考生报名数据、历次报名情况统计表、试卷统计表、考点登记表、监考人员名册、考场记录、实考情况统计表和违纪舞弊记录、阅卷工作表、阅卷工作总结等考务档案；各专业各门课程历次考试的试题、答题参考要点(答案)、评分说明、命题教师的情况登记表以及命题、阅卷工作记录、考生初试复试答卷等命题档案。理论研究档案主要是对研究生招生考试理论研究的论文汇编、各个时期、各种问题的典型材料、数据分析、调查报告等资料。

二、研究生招生档案的作用

研究生招生考试是一个包括报名、初试、复试、政审、录取等环节，历时较长，程序较繁杂的系统过程。研究生招生过程所形成的档案，不论是对研究生招生工作的研究，还是对研究生招生工作的改革促进都具有重要作用。

第一，促进研究生招生工作研究的作用

历史是一面镜子，它可以反映过去，也可以预示未来。因此，比较齐全、准确的档案可以为科学决策提供可靠的信息，可以帮助我们了解过去，认清现状，开拓视野，预见前程，从中寻找发展的基本过程和规律，并作出切实可行的科学决策，促进工作的进步。研究生招生过程中所形成的各种文件、简报、规定、办法等，都真实地反映了招生重大决策的缘由、依据、论证过程、结论，包括反馈的信息和参与决策的领导、专家的意见，这些材料对研究生招生考试由浅入深的变化情况以及思想认识演变的原始状况都如实客观地予以记载。因此，它较真实地反映了研究生招生考试发展、变化的过程，是招生工作人员劳动智慧和经验的结晶，也是招生工作人员自我认识、自我总结提高、自我发展的依据之一。借鉴研究生招生档案可以对招生工作改革的诸多问题，从理论上进行探讨和研究。

第二，参考依据作用

档案不仅记录了历史活动的经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训以及成果。档案的参考依据作用就在于它的可靠性，有些历史学家称誉它为“没有掺过水的史料”。研究生招生档案不仅是记录历史的真实写照，以知识载体的形式凝结着成功的经验和失败的教训，记载了招生工作人员在招生过程中不断探索形成的研究成果，给后来的工作以有益启迪。在后来的招生工作中，招生工作人员不可能单纯地只凭个人记忆，而需要经常查考过去的资料，即招生档案，为当前的工作作参考，借助它，能够更好地了解过去，把握现在，预见未来的发展。在原有工作基础上改进工作方法，减少工作盲目性，不走或少走弯路，充分提高工作效率。

第三，查考凭证作用

俗话说“空口无凭，立字为证” 或说“口为空，字为宗”，这里讲的字，就是文书，也是指的档案，即档案的凭证作用。档案之所以具有这种凭证作用，其主要原因就在于它的原始性强，是历史的原始记录，是最可靠的第一手材料。研究生招生档案，是招生过程原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下来的记录，未经任何人改动的原稿和原本，比较真实地记录和反映了招生过程的全貌,可靠性强，是令人信服的凭证。作为历史真迹的招生档案，具有无可置辩的凭证作用，可作为查考、争辩和处理问题的依据。研究生招生是研究生教育的源头工作，但招生期间产生的档案却贯穿研究生培养的全过程，比如，研究生招生录取大表，是经招生单位和省级招生主管部门审核的研究生录取名单，其产生于研究生招生过程，但在研究生培养期间的研究生注册，甚至研究生毕业注册都需用到研究生招生录取大表，若不慎把录取大表遗失或损坏，将对研究生学籍、毕业注册等后期工作带来极大不便。

第四，提高招生工作人员责任意识的作用

研究生招生档案，原样地保留着招生时的手稿、亲笔签署，机关和个人的印章以及当时形象的照片、录像或原声录音。这些历史标记，把招生工作人员的工作、决策等记录在案，能对招生工作人员的工作起到自我监督、自我省视的作用。研究生招生档案的建立，自会提高招生工作人员的责任意识，招生工作人员会对自己行为进行思考、审视、分析，能够提高招生的公平公正性，提高招生质量。

三、研究生招生档案管理存在的问题

“十五”以来，我国研究生教育迅速发展，研究生招生规模迅速扩大，招生工作的管理也在不断探索和完善之中，但研究生招生档案的管理存在诸多不足。

1.档案意识不强，缺乏足够的业务指导，档案编制质量低

根据《普通高等学校档案管理办法》规定,高校的档案机构一般是设立综合档案室(馆)，由专职档案人员负责这项档案工作，而各系、部、处、所等部门必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专(兼)职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。但是，研究生招生工作人员，特别是招生规模较小单位的招生工作人员档案意识淡薄，并且缺乏必要的档案专业基础知识，学校档案室(馆)对兼职档案人员的业务指导不够。致使，招生工作人员忽视招生档案工作的重要性，错误地认为招生档案工作就是“故纸”的简单整理、装订，没有将招生工作存档列入自己的工作职责范围，应付了事，缺乏主动性和积极性，造成档案收集、编制质量不高。

2.研究生招生档案管理缺乏有效机制。

研究生招生档案管理工作中缺乏严格的约束机制和调控手段，导致档案工作不实，管理人员敷衍了事，档案缺乏系统性、完整性、可靠性和科学性。在一些学校，往往忽视工作的程序化、规范化，忽视文件材料工作。对于档案工作，习惯于个案处理，按经验办事，缺乏科学性。还错误地把档案工作当作可有可无的一般性的工作，没有充分认识到招生档案工作在整个招生过程中的重要作用，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。很多工作和活动虽然都开展了，唯独没有形成记录，或者记录不全，或者记录散失了，致使招生档案杂乱而无体系性，残缺而无完整性，有些临时拼凑的材料缺乏可靠性，归档不全，尤其是重要文件的缺少，会对以后的招生工作工作造成严重的负面影响。

3.档案分卷立卷不清楚，查阅不方便

有些档案人员对档案的来龙去脉认识不清，对收集到的资料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响了档案质量，不利于档案发挥作用。

4.招生工作事务性与档案管理专业性的矛盾

招生档案管理工作具有综合性、事务性的特点。目前研究生招生档案人员大多由招生工作人员兼任，他们日常事务繁忙，加之许多招生工作人员对档案业务知识不甚熟悉，而且随着高校行政人员的精简和招生工作内容的增多,埋头于日常事务的他们没有更多的精力顾及档案工作。

四、加强研究生招生档案建设的途径

针对研究生招生档案管理存在的问题，就如何加强研究生招生档案管理工作，做如下一些思考：

1.加强领导，提高认识

档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系。主管研究生招生工作的领导要有较强的档案管理意识，将招生档案的形成、积累、整理、立卷归档等工作纳入工作计划，在招生工作过程中，提出对档案材料的要求，并将其纳入招生工作人员职责范围之中。领导应高度重视和积极支持研究生招生档案的管理工作，不断地加强研究生招生档案管理重要性的灌输，增强招生工作人员的档案意识，做好研究生招生档案的收集整理工作。

2.增强招生工作人员的责任感

研究生招生档案管理是和研究生招生工作融为一体进行的，有关人员既是研究生招生工作人员，也是研究生招生档案管理人员，要做好研究生招生档案的管理工作，必须增强招生工作人员的责任感。研究生招生过程中，随时都会产生和形成大量的零散的档案材料，对这些材料要及时收集存档，否则就会流失，给今后的工作带来不可弥补的损失。

3.健全规章制度，强化管理措施

建立研究生招生档案管理工作规章制度，是确保研究生招生档案管理规范化、制度化和科学化的关键。对研究生招生的收集和整理如果没有一个系统有序的管理体制，将严重地影响教学档案的质量。为此，研究生招生管理部门应根据研究生招生工作的实际情况，制定档案管理工作的规章制度，加强研究生招生档案管理工作的规范化、制度化建设，用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范招生档案的管理工作，使档案管理工作有章可循、有条不紊。要制定研究生招生材料收集归档制度，把档案材料的收集、整理、鉴定、保管工作，纳入经常化、制度化、规范化的轨道，对研究生招生档案的归档范围、保管期限、立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出的规定，科学分类，及时归档，从制度上保证招生档案长期有效地收集和保存。有条件的研究生招生单位应专门建立研究生招生档案室。

4.提高招生工作人员的档案管理业务水平

档案管理工作是一项专业性很强的工作，它既需要档案管理方面的专业知识，又要有处理招生工作的技能。因此要尽可能加强招生工作人员的档案管理业务培训，更新知识，不断提高档案人员业务水平。招生工作人员不仅要认真做好招生日常工作，还要熟悉招生的档案材料，做到对每个项目档案的形成、整理现状及相关项目之间的有机联系心中有数，了解其利用价值。要提高档案管理的科学性，尽可能做到科学分类，便于分析，找出规律，减少工作的重复性，提高工作质量。

5.加强研究生招生档案的数字化管理

随着社会信息化程度的加深，人们记录和传递社会信息的能力大大提高，致使档案资源的数量与日俱增，档案材料的记录方式有了巨大变化，档案存储方式发生了根本变革。办公自动化的逐步推广，胶片、磁带、光盘等载体相继出现，真正实现了档案的“无缝交接”，人们不再以单一的文字形式而是以文字、声音、视像等多种形式记录人类活动，并将它们转变为静止的记录符号。利用计算机通过输入、扫描等方式，将单纯的文字载体变成数字信息，易于保存、查询、修改，并且可以通过互联网快速传递，从而大大提高了档案的利用率并降低了档案管理成本。同时，人们工作不再受时间、地点的限制，档案数据资源利用达到了最佳效果。

研究生招生档案资料多、涉及的内容广，传统的档案管理工作量大、存档不便，而且不利于及时的查找。研究生招生档案管理要充分利用计算机、因特网等现代手段进行，把纸质媒介的档案转化为数字化的包括图像、声音、影像等多种形式的多媒体档案信息数据库，使档案信息的存储、检索、分析、复制、利用等方便、快捷、先进、高效，以使科技档案资源获得充分的利用，大大提高工作效率。

责任编校：徐希军

网络出版时间：2015-03-02 2:51:25网络出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.c.20150302.0952.034.html

中图分类号：G647.24

文献标识码：A

文章编号：1003-4730(2015)01-0148-03

收稿日期：2014-06-28

作者简介：王辉，男，安徽蒙城人，安徽大学研究生院主任科员，中国科学技术大学公共管理专业博士研究生。