浅析现代档案管理

2015-12-05桂林市妇女儿童医院院办张焱

办公室业务 2015年11期

关键词：特点建议

文/桂林市妇女儿童医院院办　张焱

浅析现代档案管理

文/桂林市妇女儿童医院院办张焱

【摘要】在当今计算机、网络普及的信息时代，档案管理信息化管理、传递已经势在必行，本文就电子文件档案管理的优缺点展开阐述，并提出几点建议，为电子文件档案管理提供一些理论依据。

【关键词】电子文件档案管理；特点；建议

档案管理是现代管理的重要组成部分，也是人才资源开发的有效渠道，所以现代档案管理要紧跟时代步伐，不断适应信息化社会发展的需要。

当前，利用计算机、网络对文件信息进行管理、传递已经势在必行，档案管理信息化也是现代档案管理工作的必然发展趋势。办公现代化技术实现了办公的自动化、无纸化文件的起草、审阅、收发和归档工作，电子文件档案一方面冲击了传统档案，另一方面也是对传统档案的互补，所以对档案管理工作提出了新的要求。

一、电子文件档案管理的特点

(一）电子档案的优点。1.共享性。传统档案绝大多数都是单独一份，或在有限范围内进行复制，造成数量上的限制，同时，这些档案大都存放在统一的场所，在规定的时间内被利用，这样一方面限制了地点、人员、时间，另一方面对提高了档案存放保管的风险，给档案管理带来巨大压力。电子文件可以实现同一文件被多个用户在不同区域同时浏览，并方便复制保存。2.可操作性。传统的纸质档案内容是相对固定的，不能由用户进行增、删、改，电子档案改变了传统档案不变修改的问题，甚至可以对文件的内容、格式进行改动，从而满足用户筛选、统计、归总等工作需求。3.环保性。随着计算机和互联网的广泛运用，电子档案的成本比传统纸质档案更加环保、更加经济。电子档案在管理上也更加容易，不需要大量的存放空间，不需要档案管理人员进行装订、搬运、整理。同时，利用网络传输档案也更加快捷、经济。

（二）电子档案的缺点。1.不安全性。当前，无论在政府机关、企业、军队无一不在强调网络安全，电子档案的不安全性就是它的致命缺点。不法分子可以通过网络对电子档案进行窃取、篡改、甚至是销毁，将会给档案管理工作带来巨大的损失和被动。2.不稳定性。电子档案和传统档案的存储方式不同，大都存储在硬盘、光盘或U盘中。一方面，存储的集中度很高，一张光盘、一块硬盘里面可以存储大量的档案，一旦丢失或受到外界温度、湿度和强磁环境的影响，很容易造成电子档案的损坏和丢失；另一方面，电子档案相对传统纸质档案更容易修改，并且利用一定的技术手段可以掩盖、销毁修改记录，使人们对电子档案的原始性失去应有的信任。3.依赖性。电子档案的阅读、浏览必须借助一定的设备才能进行，有些甚至需要网络环境的支持，对设备有较强的依赖性，而纸质档案无需借助任何设备，相对而言较为方便。

二、当前制约现代档案管理的主要因素

（一）思想观念的落后。大多数人还是习惯于传统的档案管理模式，对新鲜事物和管理防法有抵触情绪，大都不愿学、不想学。

（二）配套设施不完善。目前，大多数单位处于电子档案和传统档案相互依存、互补的管理模式，但电子档案的配套设施建设相对落后，硬件跟不上，使得电子档案管理不够安全高效。

（三）缺少统一的标准和规范。电子档案管理每个单位有每个单位的规范，甚至一个管理员做的工作其他管理员都看不懂，缺少统一的规范和标准，不利于信息资源的有效利用、互通和整合。

（四）人员不足。电子档案的初始化是一项长期、大量的工作，需要一定数量有基础的技术人员完成。

三、现代档案管理的几点建议

（一）领导重视是关键。领导是否重视，是一项工作成功与否的重要条件，在领导重视的情况下，还要在经济上给予一定的支持。当前，有些领导对档案管理工作不够重视，把工作重心放在创造效益上，忽略了档案管理这项基础性工作。

（二）转变传统观念。利用信息化高速发展的有利时机，转变思想观念，树立现代化档案管理意识，从封闭中走出来，融入信息社会大流中去。同时，确立档案管理人员的主动服务意识，产生自觉服务行动。

（三）引入现代化管理模式。由于信息技术发展较快，传统的管理模式已经不能满足信息的传递、共享，必须要利用信息技术来实现。电子档案和网络档案管理势必将取代传统的档案和档案管理模式，也是将来档案管理的发展方向。

（四）加强档案管理人才队伍建设。人员素质在档案管理工作中起着至关重要的作用。当前档案管理人员需要计算机、数据库和档案管理的综合性人才，但现实中往往懂计算机数据库的不懂档案管理，懂档案管理的在计算机方面又有所欠缺。为此，一方面要建立良好的人才培训交流机制，让两类人员相互学习交流，取长补短，扩宽知识面；另一方面，要建立奖惩和用人机制，广泛调动档案管理人员的积极性，最大限度的发挥其潜能。