浅谈如何做好档案管理工作

文/青海省疾病预防控制中心 陈怡君

卫生防疫档案的工作对象是与卫生防疫服务相关的文件材料、卫生防疫建设的历史资料等，它是卫生防疫机构在日常工作中形成的文件，如工作记录、图表和影像等各种书面材料，这些档案记载了其发展历程以及期间的研究成果、优秀结论，不但可以用来得出卫生防疫的业绩，同时也将为卫生防疫的未来发展方向与投资决策提供最真实可靠的依据。现阶段随着我国卫生防疫事业的快速发展，各级卫生防疫部门的档案管理工作正逐渐走向科学化、规范化的轨道，但是要想让档案管理工作适应社会发展需要，还应该做好以下几方面工作。

一、加强卫生防疫档案管理人员的培训力度

卫生防疫管理工作的规范化，使大量、多种的相关文件随之产生，这就需要高素质的管理人员来对这些档案进行整理和分门别类，同时，因为卫生防疫是具有强专业性的一个行业，其所有的相关人员不但要有其他机构（如政府部门等）工作人员细心、耐心等素质，还要具有一定程度的医学知识。基于这些要求，可进行公开招聘等方式，在即将毕业的档案管理专业的学生和已工作的档案管理人员中，选拔专业技术过硬、思想觉悟高和工作细心有耐心的人担任。档案工作必须高度重视卫生防疫档案管理人员的培训，应至少每年加强培训一次，多管齐下，一方面要不断引进先进的管理理念和方法，如不定期举行相关知识讲座，由专家和相关行业的前头军为他们讲课，传授经验和研究成果；另一方面，应加强内部交流，卫生防疫管理人员都应与档案管理部门建立联系，相互之间有沟通、了解，才能更好更全面准确的进行档案管理工作。培养新时代的卫生防疫档案管理人才是确保卫生防疫档案管理工作有序进行的有力保证，为此，必须加强对卫生防疫档案管理人员进行技能、经验以及业务熟练程度的综合培训，培养复合型优秀人才，以不断提高卫生防疫机构档案管理工作质量。

二、设立严格的档案管理人员考核和奖惩制度

卫生防疫档案管理工作同样属于行政管理的范畴，因此，在进行行政管理考核的时候，对于档案管理部门同样应该建立奖惩机制，并将考核结果与升职等联系在一起，以此进行更科学合理的人员调整，只有具有较高素质的人员才能胜任，不能胜任的可进行调职。如此不但可增强档案管理人员的整体素质，更会调动起危机意识和积极性，使其不断提升自身素质，约束自己。除此之外，还应该不断加强卫生防疫档案信息的现代化数字化管理，将各类信息手段应用到卫生防疫工作中，借助计算机等对档案信息进行储存、分析，并通过互联网平台，实现档案管理的网络化，实现资源共享，以不断提高卫生防疫机构内部信息的准确性，提高档案管理工作的效率和质量。

三、建立健全的卫生防疫档案管理制度

正确清晰的制度对于卫生防疫档案管理人员的日常规范也起着非常重要的作用。并且，它也为工作人员的自我提升点明了方向。如今，国家卫生防疫事业不断发展完善，卫生防疫的档案管理制度却并没有得到准确而及时的补充和修正，许多卫生防疫都未将档案管理工作纳入到考核中，没有适应卫生防疫发展的关于档案管理的规章制度，在每所卫生防疫中也没有针对于档案工作的相关制度和检查措施。这对于卫生防疫的发展是非常不利的。为此，建立完善的档案管理体系和健全档案管理制度，是卫生防疫档案管理工作能否更上一层楼的关键。另外，国家《档案法》亦规定，卫生防疫应结合本单位的实际情况进行档案的编制和管理工作的各项规章制度，建立各级岗位职责，科学而合理的管理制度是档案管理工作展开过程中的重要依据及标准。

四、加强档案管理部门与其他部门机构的联系

卫生防疫档案工作人员也要深入一线进行调研，了解各科室对档案信息的具体要求，然后从档案中挖掘各类有价值的信息，还可开展电子编制工作，提供各种检索工具，为科研和领导的决策提供主动的服务。另外，档案管理工作人员还必须充分收集和利用的各科室的反馈信息，加强改进力度，加大管理步伐，加强各级卫生防疫之间的信息联系与共享，互通一些档案信息，以满足医疗、教学和科研需要，逐渐实现在一定程度上的档案信息资源的共享。卫生防疫的独特是厚重历史赋予的，它在人们的日常生活中不可或缺，然而随着经济发展，具体到档案工作人员，则应着重培养其细心与耐心，总的来说，档案管理工作是一个比较无趣的工作，并且可以称之为有些清闲的部门，所以如何在日常工作中找到乐趣、认识到内部档案管理工作的重要性并且发挥活到老学到老的精神，都是档案管理人员应该去认真思考的重要课题，只有搞清楚这些问题，才能寓乐于工作，寓学习于工作。

五、结语

卫生防疫档案管理工作对当下以及未来的疾病防止工作具有重要影响，为此，我国必须进一步加强卫生防疫事业的档案管理工作，不仅要加强和完善卫生防疫机构的档案管理制度，而且还要注重卫生防疫档案管理人员的培训和考核，以不断提高卫生防疫档案管理工作人员的专业技能素养，在工作中能够借助先进的档案管理技术维护档案的完整性和安全性，以充分发挥卫生防疫档案管理工作的社会价值。

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