强化养老保险档案管理工作的探讨

蔡红艳

[摘要]养老保险档案作为养老保险工作的重要业务载体，通过对参保人数的信息进行及时、准确、完整的记当，从而有效的保障国家、企业和参保人员的合法权益。文中从养老保险档案的特点和作用入手，对建立健全关养老保险档案管理的重要举措进行了具体的阐述，以便于能够更好的推动养老保险档案管理服务工作。

[关键词]养老保险档案；特点；作用；管理；举措

养老保险档案是在养老保险业务办理过程中形成的，将有保存价值和利用价值的文字材料、电子文档、图表和声像等资料进行收集、整理、归档，养老保险档案是对参保人员养老保险全过程的真实记载。近年来，由于各企事业单位改制和调整，这就需要做好养老保险档案的管理工作，使其能够与新情况有效的适应，确保各项工作能够有序开展。

一、养老保险档案的特点

（一）涉及范围广。养老保险档案管理工作涉及的范围较广，如个人、企业和社会经办机构等，养老保险档案是对养老保险业务全过程中的真实记载，因此所有与养老保险业务相关的都需要纳入到养老保险档案的管理范围。

（二）信息化要求高。随着信息化技术的发展，在当前养老保险管理工作中也加快了信息化建设的进程、现代化的养老保险档案管理工作对于信息化具有较高的要求，当前养老保险档案管理工作大部分业务都需要依赖信息技术来完成，这也决定了养老保险档案需要高度信息化才能更好的与现代化管理的要求相符合，更好的推动我国保险事业的健康发展。

（三）保管期限长。养老保险档案具有保管期限长的特点，养老保险档案多是对参保人员个人信息进行的记载，这也决定了其保管期限需要长达数十年。对于社保机构来讲，只有养老保险管理工作继续，则档案保管工作就不会停止，而且部分档案甚至需要永久性保存。

（四）安全性要求高。养老保险档案多以纸质档案和电子档案为主，档案所记载的内容具有唯一性和不可替代性，而且部分内容还会涉及到隐私问题，因此需要在养老保险档案管理工作中注意安全性，在做好养老保险档案的妥善保管和备份工作的基础上，还需要对非法窃取、删除和篡改养老保险档案的不法行为进行有效的防范。

二、养老保险档案的作用

养老保险是我国社会保险中的重要组成部分，直接关系到企业和个人的切身利益，所以应该加强对养老保险档案的管理工作，为养老保险工作的顺利开展奠定坚实的基础。通过档案的建立，可以对养老保险的办理流程进行详细的记录，为各项业务的开展提供有力的保障。档案管理工作水平的高低，直接关系到参保人员的切身利益，所以对于档案内容一定要遵照事实，准确而全面的记录养老保险办理内容。因为养老保险档案记录了整个业务的办理流程，并且参保人员的各项资料都很健全，所以不仅能够及时的掌控养老保险的发展动态，并且能够为参保人员提供更加完整的服务。在信息化办公条件下，通过档案的建立，可以将养老保险信息进行平台共享，从而最大程度的发挥档案的作用。在社保档案整合的过程中，养老保险档案的数据资料比较齐全，并且分类清晰，整理规范，是其他险种参照的重要对象，为促进社保档案的规范化管理提供了有利的依据。

三、建立健全养老保险档案的重要举措

（一加强养老保险档案基础性管理工作

需要对养老保险档案管理工作给予充分的重视，建立健全档案管理机制，强化养老保险档案基础性管理工作，做好养老保险档案的收集、整理和归档工作，确保养老保险档案的价值能够充分发挥出来。

（二）做好养老保险档案的分类和整理工作

分类和整理是档案管理工作中的一个关键环节，通过对养老保险档案进行科学的分类，能够对后续各项工作的开展奠定良好的基础。在分类工作中可以从养老保险政策、工作中的各种记录及参保人员的相关资料三方面入手，更加科学合理的进行分类工作。在养老保险档案管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。

（三）建立完善的养老保险档案保管制度

社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的延续性。

（四）强化养老保险档案的数字化、网络化管理

要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

四、結束语

养老保险是我国社会保险中重要的组成部分，在社会发展的过程中发挥了重要的作用，而养老保险档案管理是开展养老保险工作的重要基础。通过档案的建立，可以对整个业务办理流程进行详细的记载，在为养老保险开展各项工作提供依据的同时，又可以为参保人员提供更高层次的服务，尤其是在信息化管理时代，通过信息共享平台，能够提高档案信息的利用程度，对于推动养老保险事业的健康发展具有重要的意义。

参考文献

[1]张建君.浅析社保处养老保险档案管理[J].职业时空，2013年02期.

[2]贺玉慧.提高社会养老保险档案管理的有效途径探析[J].管理观察，2014年18期.

[3]董腾.养老保险档案的作用与管理[J].人力资源管理，2012年05期.