馆藏数据分析在新建图书馆排架中的应用——以长治学院南校图书馆书库排架为例

李岱洲

（长治学院图书馆，山西长治046011）

馆藏数据分析在新建图书馆排架中的应用
——以长治学院南校图书馆书库排架为例

李岱洲

（长治学院图书馆，山西长治046011）

通过图书馆馆藏数据进行运算分析，指导新建图书馆排架工作，解决大批量图书排架难的问题，使图书排架工作效率和质量得以大幅度提高。

数据分析；图书排架；索书号

随着高校图书馆的发展建设，藏书量的不断增加，许多新馆陆续建成，新阅览室、书库投入使用，图书馆的搬迁工作面临前所未有的挑战，面对大量无序堆积的图书，在人员少、时间紧、地方有限的情况下，如何把这项工作做好，快速地高效率地将图书准确地排架，成为一个图书馆人亟需解决的重要问题。将馆藏数据分析应用在新建图书馆排架中，使排架工作质量和效率得以大幅提升。

一、基本状况介绍

长治学校南校区新建图书馆为例，南校书库面积820m2，分上下两层，左右各两大区，有书架392架，784列（书架尺寸为1000mm×450mm，一架两列，一列六层）。图书管理系统使用大连网信软件有限公司开发的妙思文献管理集成系统V6.5增强版。图书按《中国图书馆分类法》（第四版）标准进行分类，种次号取作者姓名拼音首字母前三位，排架按从上到下，从左到右，两架之间S形迂回绕架连接，要求精确到书次号第三位进行排架。

二、排架中遇到的困难

由于要排架的图书有的是从不同阅览室调拨过来的图书，有的是多次加工打包的图书，全部无顺序打包放置。传统的排架方法需要旧书作为参照物，按索书号大小进行比较后，将书插在正确位置。对于新建阅览室、书库全是空书架，没有任何参照物，无从下手排架，如果仅凭人工经验对图书大类进行简单估计大概位置，往往导致分架不均，时常需要倒架，不仅浪费人力还耽误时间。故需要合理的分架，设立准确的架标才不至盲目地去排架。而要设立准确的架标还需要对图书占用架位进行估算，由于每本图书大小、厚薄不同，随着现代科技的发展，中外文图书厚度均不断增加，如何测算架位成为一个难题。此外还需要预留出一部分空间放置以后新进图书，要预留多少空间合适也是一个需要认真测算与研究的问题。

三、馆藏数据分析指导排架的方法

（一）馆藏数据分析方法概述

数据分析是指用适当的统计方法对收集来的大量第一手资料和第二手资料进行分析，以求最大化地开发数据资料的功能，发挥数据的作用[1]。利用妙思文献管理集成系统统计出的馆藏数据，进行运算分析，核定架数，测算后准确进行图书分架，精确地计算出每列图书数量，再按馆藏数据统计出每列图书的起止索书号，按索书号进行排架。

（二）架位测定标准

依据1999年10月国家建设部、文化部、教育部联合颁布《图书馆建筑设计规范》（JGJ38-99）中，附录A藏书空间容书量设计估算指标中，对清华大学等25余座图书馆调查，按中文科技书平均厚度为1.86cm。中文社科书平均厚度为1.76cm。每层藏书填充系数开、闭架均定为75%计算。双面藏书时，标准书架尺寸定为1000mm×450mm，开架藏书按6层计，高等学校图书馆社科开架图书480册/架，科技开架图书460册/架[2]。通过这个标准，架位测算和预留空间就有了准确的依据，经测算南校书库预计要排架图书168168册，平均每架放429册，小于标准值，故可用以下方法按类分架，有利于工作人员排架和读者阅览。如果大于标准值的图书排架直接计算每列册数，按列数筛选索书号精确排架，这种方法缺点是各类之间没有明显的分界。

（三）主要做法

1、按馆藏进行分排

统计出南校书库要排架图书总册数、某类图书总册数和总书架排数。利用公式：

某类总册数/总册数=某类书架排数/总排数，可以算出某类图书占用书架排数，排数值要取0.5的倍数，即以整面书架的半面为基准分架，各大类以整半面书架开始，整半面书架结束，不足0.5的和周围类合并到半面书架，如不能合并视各馆情况而定，如R、S、U、V、X类等藏书量少的类目可以合并到一两面书架上。A、B类因A类图书过少要以连续排放，B类以整半面书架结束。最后要确保所有各类架数总和等于总架数，其间要参考本书库长远购书方向，及本单位图书馆藏书方向，不断调整各类排数的值。

2、合理进行分区

按照每类图书书架排数，根据书库建筑结构、架位空间，考虑图书摆放向、图书进书量、阅览桌摆放、读者习惯进行布局[3]，合理利用空间的基础上，画出架位模拟图。尽量安排同类图书在同一区域，不要将同一类图书跨区域放置，确保图书的连续性。例如I类图书4万多册，占全书库的1/4以上，且I类图书借阅量很大，如果按平常字母顺序排列，势必将I类图书分成楼上楼下两部分，故拟定楼下1区放ABCDEF类图书，楼下2区放I类图书，楼上3区放GHJ类图书，楼上4区放K类及其以后各类。这样分区后虽然各区之间分类不连续,但同一类没有跨区现象,这样不仅有利于工作人员排架方便,也有利于读者开架阅览。

3、调整所占列数

按调整后每类图书占用书架排数，根据馆内实际情况，换算成列数，计算出各类每列平均册数，与《图书馆建筑设计规范》标准社科图书240册/列，科技图书230册/列（一架两列）进行比较，平均册数小于标准值即可，如果超出标准值就需要重新调整各类的列数。

4、按类筛选书目

在典藏管理系统的馆藏明细打印中将南校书库中的某类图书书目数据，以每本书为一条记录的格式筛选出来。在筛选出来的明细表中，双击索取号标题栏，索取号按位从小到大顺序排列。将所筛选出南校书库中所有某类的图书，保存为EXCEL表格形式，在选择要保存的字段时，可以选取索取号，正题名，页数（通过页数可以知道书的厚薄）等信息，其它信息可不选。

5、用EXCEL进行筛选

在EXCEL表中，以列数的值为步长，计算出它的整数倍，光标移动到相应行上记录下索取号。当数据量很多时，如I类数据可达4万多条，手工翻页统计难免有出错的时候，这时可以在EXCEL表中增加一列D,在D列的第一行输入公式=MOD (ROW(),M)，其中MOD为取余函数，ROW函数返回一个引用的当前行号，M值为实际计算出来的每列册数，即每列要排图书的册数。先选中D列若干行，输入公式，再选中D列的列号，将D列全部选中，再选中公式，按CTRL+回车就可将选中区域全部生成相似的公式。点击EXCEL菜单中数据的筛选项，再选择取值为0的数据。这样筛选出的数据就是列数的整数倍的数据所在行。即每一架各列排在最后的书。这样避免人工计算的失误，还极大提高工作效率，尤其是针对数据量大的数据更为简便。

6、设立架标准确分架

在不干胶纸上，写上的每一列要排架图书的起点和终点的分类号，属于其间的图书按图书分类法顺序摆放。必要时可以在原数据中依分类规则上下浮动一二十本，尽量将同一级分类图书放在同一列，最后将这些不干胶贴纸贴到书架对应列的醒目位置作为架标，贴好以后，再将半面书架的起止分类号记下，贴在每一面书架侧面便于标识。

7、明确职责规范流程

工作人员按职责进行分组，分为拆包、排架、监督指导三个组，拆包组负责将搬运原先打包好图书，拆包，按类分开。排架组负责取书上架，上架时先根据每一架上所贴架标找到对应的书架，对照书上的索书号和各列所贴的架标，找到对应的列，再对比已排图书索书号将图书直接排到相应的位置，每个小组成员只负责各自固定类图书排架，任务到人、责任到人。监督指导组负责检查、监督、指导工作，发现排架不规范的地方提醒工作人员及时进行纠正。全部图书排架完成后，还需要进行整架，将每一架图书匀称地排列，确保了图书排架的整齐有序。在全馆各个部门的通力合作下，原计划一个月的排架工作十几天就圆满完成任务，还不需要倒架，一步到位。

四、总结

在排架过程中，先要对馆藏数据进行精确计算，将排架细化到每一列，还要充分考虑各种因素，计算得越准确，考虑得越周到，排架就越到位，效率越高。利用馆藏数据分析指导图书排架工作，是数据分析应用于实际工作的一次有益的探索，不仅解决了大批量图书排架难的问题，还使图书排架工作效率和质量大幅度提高，为馆藏数据分析应用开拓了一条新路。

［1］范金城,梅长林.数据分析［M］.北京：科学出版社，2010.

［2］中国建筑西北设计研究院.JGJ38-99图书馆建筑设计规范［S］.北京:中国建筑工业出版社, 1999.

［3］郑建丽等.图书馆搬迁中的架位测定方法［J］.科技情报开发与经济,2008,(24):28-29.

（责任编辑 王建华）

Li Dai-zhou
（Library of Changzhi University，Changzhi Shanxi 046011）

G253.5

A

1673-2015（2015）04-0096-03

2015—03—30

李岱洲（1974—）女,江西于都人，硕士,馆员,主要从事图书期刊采编研究、图书自动化管理。