进一步加强竣工文件的质量控制及对策

马敏茹等

摘要：竣工文件是施工单位进行工程验收和维护保养的重要依

据，一直是工程档案管理的重中之重。本文就如何加强竣工文件质量控制进行了研究，并提出了具体对策。

关键词：竣工文件 质量控制 科研档案 编制 对策

众所周知，竣工文件在工程建设中发挥着至关重要的作用。但从整体来看，目前竣工文件在编制质量上存在着诸多问题，直接影响了竣工验收活动的正常开展。因此，在编制竣工文件时，管理工作人员必须强化其责任意识和质量意识，具体问题具体分析，认真研究影响文件编制质量的原因，并制定出行之有效的解决方案。

工程竣工文件真实准确地记录了工程项目建设的大体情况，是工程竣工验收以及日常维护的重要参考依据，同时还是工程技术改造、扩建以及改建时必不可少的文件资料。在此过程中，施工企业还可以通过工程竣工文件进行产品宣传，提升其综合竞争力。档案部门应该积极发挥其在建设工程项目竣工文件编制中的作用，定期检查文件编制情况，并进行科学指导，以保证文件质量。

科技档案是一种记录某一单位或个人科技活动的原始科技信息，具有很高的经济价值和科技价值。因此，要想促进科技成果转化，实现科技档案的高效管理，充分挖掘企业科技档案的信息价值，实现人力资源和科技资源的优化配置，企业就必须进一步解放思想，因势利导，积极运用各种现代化信息管理手段进行科技档案管理，提升其管理效率与水平。此外，科技档案工作者还必须严格控制各个实施环节质量，实行全面化管理。长此以往，企业的科技档案管理质量势必会更上一层楼，从而为其生产、经营以及技术研究奠定坚实基础。

科技档案详细地记录了企业科技和生产活动，是一种针对性很强的项目文件资料。科技档案质量的控制是一个长期的过程，需要管理者做好技术文件形成、资料归档、组卷、保管、利用全程管理，并建立健全完善的质量管理体系，改善传统的管理方式，制定明确的管理计划。同时，科技档案管理者还应积极与其他业务部门配合开展质量控制活动，增进彼此交流与合作。

一般地，在工程建设项目的审计、监督、管理、验收以及养护维修过程中，管理者必须严把竣工文件质量关，做好竣工文件的积累和归档工作，使文件在整个生存周期中都处于严格掌控下。

1 提高认识，增强竣工文件编制的意识

竣工文件凝聚着施工企业员工的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验的总结。做好竣工文件编制工作，对于施工企业科技创新、管理创新、机制创新、工程创优及任务承揽等同样有着非常重要的意义和作用。

首先它是企业科技创新的需要。竣工文件作为企业施工技术经验的总结，不仅是企业技术储备的一种形式，而且是企业施工技术的继承、创新和发展的重要基础条件。借鉴已有的技术经验，进行科技创新，创造出新成果、新工艺、新工法，对于促进企业技术进步有着重要的作用。

二是企业创新发展的必然要求。企业可以通过借鉴其他企业的成功施工组织设计、技术总结方案、工程改进计划，及时弥补其在竣工文件编制中的缺陷与不足，以便更好地降低工程成本，提升资金利用效率，最大程度地节省人力、物力、财力，提升其盈利水平。

三是企业管理体制改革的需要。随着建筑施工企业管理体系改革的进一步深化，企业越来越认识到竣工文件编制的重要性和必要性，纷纷开始控制竣工文件编制质量，合理分配和整合内部人力资源以及其他相关生产要素，大力推进企业改革。

四是工程优化的重要举措。竣工文件直接反映了工程的内在质量要求。企业要想提升其工程建设质量，就必须加强对竣工文件的质量控制，推进其工程评优工作的顺利开展，提升其市场知名度和影响力。此外，企业还应该在工期、质量、安全性等方面制定相应的保障措施，提升其工程质量和企业信誉，增加其竞争优势。

五是承揽工程任务的需要。竣工文件是企业的工程业绩、质量评价以及建设资质的集中反映。竣工文件质量较高的企业往往中标几率较大。

因此，企业应该将竣工文件的积累和形成纳入管理范畴，强化管理人员的质量意识，要求其嚴格按照相关编制规范进行文件编制工作，并加强监督和管理力度。

2 健全规章制度，加强对竣工文件编制的全过程控制

首先，施工企业承建工程多分布于分散地点，项目指挥人员流动性强，这就加大了竣工文件的编制难度，不利于整个编制工作的顺利开展。施工队伍转场以及技术人员调离等都会对竣工文件编制产生一系列不利影响。其次，目前竣工文件编制人员素质不高，缺乏相关实践经验，业务水平低下，严重制约了竣工文件编制质量的提升。因此，管理人员应该严格按照上级有关要求，并结合自身项目特点进行文件编制，并严格控制文件的编制实施过程，保证文件的准确性、完整性和专业性。同时，企业还应该保证竣工文件的法律手续齐全。

第一，企业应该制定竣工文件编制“三纳入”制度，即将其纳入工程项目工作计划、工程技术管理程序、工程技术部门工作职责中，严格按照工程的进度、工程施工技术方法、内部人员管理制度进行文件编制工作，强化管理人员的责任意识，强化其内在动机，激发其工作积极性和创造性，使工程初验和竣工文件编制相同步。

第二，建立健全岗位责任制度，合理划分工作范围，规定责任到人。企业应该安排专人负责竣工文件的编制、整理、移交、归档工作，并引导其积极协调和配合有关部门和工程项目部门工作。这一做法将有效地提升竣工文件编制的工作效率和质量，有利于企业科技档案管理工作的可持续发展。

第三，企业应该逐步建立起一套系统完善的员工激励机制和约束机制。一旦竣工文件编制与工程质量以及人员职称评定评比挂钩，竣工文件编制人员的工作热情高涨，有利于整项竣工文件编制质量的提高。同时，企业应赏罚分明，从物质和精神两个层面对编制人员做出相应的奖惩。

3 超前控制，加强竣工文件编制指导工作

各工程技术部门和档案部门都对竣工文件的编制负有检查、监督以及指导的责任。因此，在日常工作中，技术部门应该与档案部门一道承担竣工文件编制的指导与服务的重任，以保证其竣工文件的完整性和准确性，需要注意的一点是，工程技术部门必须加强相关信息的搜集与整理，及时了解和掌握工程动态，严格控制工程进度，保证整项工程如期完成。同时。管理部门还应该制定切实有效的编制指导计划与归档计划，组织开展检查与指导工作。此外，在竣工文件形成之初，档案人员就应该加强竣工文件质量要求宣传工作，使管理人员明确文件的质量要求，规范技术文件编写格式和印发标准。在进行工程建设时，管理者还可以进行不定期文件检查，对于那些不符合相关规定的文件应予以严肃处理。有关工程技术人员和档案管理人员可以深入施工一线，积极开展专项业务指导工作，明确竣工文件的编制范围、内容、标准等；在施工时，及时指导竣工文件的形成、积累、整理与编制，以便更好地发现问题和解决问题；工程竣工环节，积极协助建设单位进行工程验收，并进行技术总结和工程质量评定，跟踪收集那些未完成工程决算的单位信息，保证竣工文件的规范性和专业性；例如，中铁十二局面在完成青海沟水库工程交付后，大坝在三年后决堤，专家组根据档案科提供的工程档案分析出了溃坝原因，有效地维护了企业的信誉。由此可知，竣工文件质量与企业发展密切相关，加强竣工文件质量控制势在必行。

4 重视竣工文件的整理、归档和保管利用

竣工文件整理是企业进行档案资源开发的前提和基础，必须予以重视。竣工文件整理的最终质量直接影响着竣工文件的利用效果。因此，在进行竣工文件整理时，管理者必须结合自身工作实际，制定科学的整理目标，明确整理标准，坚持“科学分类、合理组卷”原则，严格按照科技档案的形成规律开展文件整理活动，并深入把握各文件材料之间的关系，保证整理后的文件完整齐全、条理有序、系统规范，以方便今后查找与利用。此外，竣工文件的整理不仅包括分类、组卷之外，还包括文件装订和修复，对管理人员的智力、体力和心力要求较高。工作人员必须认真负责地进行相关竣工文件整理工作，保证其整理质量。此外，在竣工文件的形成过程中，管理人员应该及时修复那些纸张材料和大小型号不一的文件，以免影响其使用寿命。总而言之，管理人员必须对竣工文件的质量实行全程化管理。

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