高等学校毕业生档案管理工作浅析

历佳

摘 要：学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生本人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。在高等学校学生档案的移交、保管、利用和转递日常工作工作中有很多细致繁琐又极为重要问题需要多个部门沟通协调解决。本文着重探讨了如何做好高等学校学生档案的管理工作。

关键词：高等学校；毕业生；档案

学生档案是高校档案群中的一个分支，它既是高校考察录用、培养教育学生的第一手材料，也是国家选拔、任用人才的重要依据，更是每个学生由学校走向社会后人事档案形成的基础。高等学校要贯彻落实教育部《普通高等学校档案管理办法》，促使高校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规完善学生档案的管理工作。

1 学生档案包含的基本内容

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

目前，由于每个省份对学生档案内容的要求不同，因此作为一名刚入学的普通高等学校的学生来说，入学之前其档案中包含的内容也会有所不同。但基本上包含党团员关系、高中阶段档案、高考个人信息、体检表、报考志愿等。

入学后，其档案基本按照大学阶段的班级学号排列顺序进行保管。在这个阶段可以在其档案中加入新生入学登记表；学生在校期间因表现突出获得的院（系）、校级及校级以上等相关奖励材料；学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等各类处分材料；学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等；学生在高校期间参加中国共产党、共青团的材料等；可供组织、人事部门参考的其他材料。

学生从普通高等学校毕业后，将在其档案中加入毕业材料，如高等学校毕业生登记表、体格检查表、学生成绩单、授位证书决定及毕业生就业报到通知书等。

2 学生档案的转递

中央机关及其直属机构公务员招录考试中对应届毕业生的界定：国家统一招生的普通高校毕业生离校时和在择业期内（国家规定择业期为二年，有些地方延长至三年）未落实工作单位、其户口、档案、组织关系保留在原毕业学校，或保留在各级毕业生就业主管部门（毕业生就业指导服务中心）、各级人才交流服务机构和各级公共就业服务机构的毕业生，可按应届高校毕业生对待。

为保证毕业生档案保密安全、准确迅速地转递，避免由于联系方式不准确、书写不清楚、收件单位地址不详细等原因造成的档案退回情况。特别是针对提前调取档案的毕业生，其个人档案在大学期间的材料（成绩单、毕业生登记表、党组织关系材料、奖惩材料、体检表、报到证等）还没有完善，那么这个时候，就要求人事档案转递工作人员熟知这些材料信息，联系协调相关部门，争取及时为毕业生准备好所需材料，完善其人事档案的内容后给予调档。因此，每年的毕业生人事档案转递工作都是需要档案管理工作人员耐心、细心、用心、留心、精心的做好每一个整理转递的环节。

特别需要说明的还有另外一种情况出现的问题，即用人单位的调档函说明档案可由学校密封后，允许学生本人自带。但是由于学生自己或其他人员对档案内容的好奇或不重视，造成档案开封、损坏，甚至丢失，因此需要提醒的是个人档案千万不要私自拆封，一旦丢失也不能全部补全！所以自带的档案一定要万分注意保证其密封状态和安全。

就辽宁省来说，根据《辽宁省流动人员人事档案管理服务规范（试行）》（辽人社[2010]264号）中对流动人员人事档案的接收、转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出证；流动人员身份认定、职称委托评定；毕业生档案、辞职和被辞退人员档案接转等十个方面的工作程序和办事手续的相关规定。高等学校档案管理部门、学生管理部门等相关职能部门需要不断地联合宣传、普及这些相关规定，使毕业生能够对个人的人事档案有条不紊地进行查询、利用和转递。

例如，沈阳市人力资源和社会保障局为确保应届毕业生个人信息录入的准确性，要求各校送档案或邮寄档案提供统一的学生信息的电子文档，派送或邮寄的档案顺序需要与电子文档顺序一致，以便于交接、查收和转入档案管理库。使用计算机对学生档案信息进行管理，是手工管理所无法比拟的，例如，检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，甚至将来可以完全对个人档案进行全数字化处理。

3 出国留学学生档案的保管

一般来说，出国留学学生档案应该存放在教育部留学生服务中心，由留学人员服务中心出具档案接收函即可调档，主要是便于为海归留学人员进行海外学历认证、落户等职能需求。其次，也可以存放在户籍所在地的人才交流中心。放在人才交流中心可以自己交保险金，从工龄的角度来说，现在一般的单位会根据养老保险缴纳的情况计算工龄的，具体要咨询用人单位或当地人力资源和社会保障局。

4 工龄的基本概念及其与人事档案的关系

工龄是指职工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时间。工龄的长短标志着职工参加工作时间的长短，也反映了它对社会和企业的贡献大小和知识、经验、技术熟练程度的高低。实行基本养老保险个人缴费制度以后，以实际缴费年限作为退休和计发养老保险待遇的依据，之前的连续工龄视同缴费年限。另外户口、档案所在地和毕业生的就业协议签署日期也和工龄有着密不可分的联系①。

5 人事档案丢失如何补办

人事档案的丢失对个人来说是很严重的损失，因为有些档案是补不回来的。在每年的毕业生档案转递过程中，由于工作量巨大、任务集中、时间紧迫，还有天气炎热、整理空间受限等多方因素的影响，不可避免的可能会出现诸如档案内缺少材料、档案外皮的个人信息与档案袋内个人信息不一致、档案邮寄地址更改造成的信息不一致等瑕疵纰漏。如何尽量避免这些问题，能够及时找回或者补充材料，对学生来说都会是莫大的帮助！这就需要高校学生档案工作人员有很强的掌控性，灵活处理问题的工作方式以及加深对学生档案移交、保管和转递流程的熟知程度，并不断完善提高自身工作业务能力的素质。

高等学校应届毕业生的人事档案可以补办的有新生入学登记表、毕业生登记表、成绩单等，至于其他档案材料，学生可以向就读高中档案管理部门咨询。如果参加工作了应该有参加工作的相应记录，如履历表之类。

综上所述，高等学校毕业生的人事档案需要准确无误的进行转递，一旦发生丢失，一则有些内容无法完全补办，二则补办程序会很繁琐，会消耗当事人很大的体力，造成巨大的心理压力。所以在人事档案的转递过程中，要求高校学生档案的管理工作人员必须尽职尽责地完成档案转递流程。

高等学校学生档案汇集并展现了全国各地人事档案管理工作方面的水平和特色，每一位新生人事档案的内容和排列顺序都会由于种种原因而有所不同，在毕业后的内容也会根据所读高校的特色、在校表现等各方面的原因而有所不同。在档案的转递工作中，也会由于各地区、各部门对档案转递要求的不同而产生一些矛盾，但笔者相信，随着档案信息化工作的不断进步、各界对档案工作重视程度的提高、档案相关业务知识的广泛宣传普及，高等学校学生档案管理工作会逐步向着更和谐、更稳定、更安全、更迅速的方向大步的前进！

参考文献

①百度词条，工龄