浅谈高职院校图书馆机构设置及整合

摘 要：高校图书馆是学校教学和科研工作的重要组成部分。长期以来，图书馆传统的组织机构都是按其业务功能来划分的，容易造成多头管理，各自为政的局面，并对图书馆的各项建设工作产生不利的影响。因此，本文尝试从业务情况的角度来阐述高职院图书馆机构整合的必要性和整合的设想。

关键词：高职院图书馆；机构整合；文献资源建设

图书馆是搜集、整理、保存和利用各类文献资源，为一定社会的政治、经济服务的文化教育机构。而作为文献信息中心的高等学校图书馆，是学校教学和科学研究工作的重要组成部分，其任务是进行文献资源的建设和提供知识、信息的服务。

1 图书馆机构设置的现状与分析

1.1 馆内机构设置的现状

长期以来，传统的图书馆组织机构一般都是按其业务功能划分为采访、编目、流通（借阅）、阅览等部门。随着计算机技术和网络技术日益普及，为了更好地为读者服务，跟上时代发展的步伐，大多数图书馆，包括占据高等教育半壁江山的高职院校图书馆亦与时俱进，将内部机构设置进行优化与改革。

综合起来看，各图书馆的组织机构优化主要体现在：

A 成立了“技术部”、“信息咨询部”，适应了信息技术和网络资源的飞速发展；

B 进一步简化业务流程，将采访和编目合并成“采编部”，等等。

1.2 组织机构分析

笔者访问了南京几家具有代表性的高职院校，发现除个别馆外，大多数图书馆都下设四个以上的部门，主要包括了资源建设、读者服务、计算机网络技术等业务，除此之外，还凸现出以下几个特点：

A 各高职院校开始重视“参考咨询”工作，都在馆内设置了进行参考咨询工作的部门。据笔者了解，目前各高职院校开展的参考咨询工作主要围绕着馆内使用的各数字资源来为读 者服务。

B 约有半数院校仍单独设置一个部门来处理期刊工作，名为“期刊部”或“阅览部”，但亦有不少院校已将期刊部和流通部合并为“读者服务部”。

C 上述院校图书馆的馆员数量在16～21人之间，而这个区间也是大多数高职院图书馆的工作人员数量，据了解，其中约有一半人是在读者服务岗位。

1.3 可能存在的问题

根据上文的分析，我们看到，目前高职院校图书馆组织机构配置的主线一般为“资源建设”（采编）——“读者服务”（流通+阅览）——“信息技术”（技术+参考咨询），部分馆还外加一个馆办公室，部门总数一般在3～5个之间，已基本涵盖了图书馆的业务，但在具体工作中，往往可能出现以下情况：

首先，资源建设部门（采编部门）在理论上担纲负责作为图书馆中心业务的资源建设工作，但在实际操作中只负责纸质图书资源的建设工作，而期刊杂志的建设工作由阅览部门负责，数字资源的建设由信息技术部门负责，形成了多头管理，各自为政的局面，尤其是阅览部门，承担期刊、报纸的征集、采购、编目以及对读者的服务工作，俨然成为图书馆中的一个“独立王国”。

其次，文献资源的建设工作多头管理，各自为政，容易在资源建设工作中重复建设、重复采购，造成资源和资金的浪费。

还有，许多学校图书馆的馆员数量在二十人左右，相对高职院校图书馆的规模、藏书量及业务开展情况来说，人数应该不少了。但由于馆内机构条块分割，各部门在开展工作时可能会有协作度不够的现象，甚至在业务繁忙的时候出现“用工荒”。

鉴于上述原因，笔者建议图书馆内设机构应该根据业务情况做进一步的整合，以促进图书馆各项事业的更好发展。

2 如何整合图书馆内设机构

本文在前面已提到，目前大多数高职院图书馆的内设机构一般在3～5个之间，其职能一般按照业务划分，但由于各种原因，会出现一些问题。签于此，笔者认为，图书馆可进一步缩减机构数量，若按其具体业务工作的情况来看，其实内设两个机构便已足够。下面我们便以图书馆业务工作的具体情况来进行分析与规划。

2.1 图书馆业务工作的分析

图书馆到底有哪些业务工作？业界一般认为传统的业务流程是一种文献流：把文献作为重点，按文献资料类型进行采、编、典、阅、借等精细加工。目前，各高校图书馆的机构设置一般是按照文献类型和功能设置的，随着信息时代来临，图书馆正从一个单一的信息存储机构变为一个大规模的知识管理与服务体系，单纯的文献加工流程和以此为基础组建起来的组织结构已变得不合时宜。[1]

2.2 机构设置的不合理之处

传统的图书馆机构设置有着一些不尽合理之处，主要表现在：把不同类型文献的加工整理以及服务相分离，协调比较困难，不利于文献整理的标准化、规范化；且部门划分得过细过多，工作效率低下。

比如，传统的图书馆将纸质图书的采访及加工整理归采编部，将期刊的采访、加工整理及阅览划归期刊部；将数字资料的采访、加工整理及阅览归属技术部，致使各种类型文献的建设工作被分散到不同的部门，使同种功能的工作不能集中进行，造成各部门业务工作重复交叉，加工整理的标准亦无法统一。[2]

因此，在目前的新形势下，图书馆机构的设置也应与时俱进，要根据图书馆事业发展的大方向，努力建立起一套更高效的机构体系，并最终建立起一个完善的运行机制。

2.3 图书馆内新部门的规划与设计

笔者认为，图书馆的业务工作与流程虽然看上去很复杂，但归根结底，不外乎是文献资源的建设与文献资源的服务两大类。

我们应该将各类文献资源（包括纸质图书、期刊、数字资源）的采访、加工整理都纳入“文献资源建设”的范畴，属于图书馆业务链的上游；而各类资源的宣传推广、纸质图书期刊的借阅、数字资源的使用、参考咨询工作等都应该纳入“读者服务”的范畴，属于业务链的下游。计算机信息技术保障建设和服务工作的顺利进行。由于计算机技术现已在各图书馆普遍应用，并对业务链上游的资源建设工作起到了至关重要的作用，我们应将主管计算机技术的业务划归资源建设部管理。

因此，图书馆内设机构其实只需有“文献资源建设部”和“读者服务部”两个部门，即可正常运转。具体地说：

“文献资源建设部”应整合将过去的“采编部”全部职能、“信息技术部”全部职能、“阅览部”职能中对于期刊的采访和加工工作。

“读者服务部”应整合过去“流通借阅部”的全部职能、“阅览部”职能中期刊的整理阅览工作、“参考咨询部”的全部职能。

根据以上的规划来看，新形势下的图书馆，内部只有两个部门：文献门资源建设部和读者服务部，部门内设置若干个业务组：文献资源部内设有采访组、编目加工组及技术保障组；而读者服务部内设借还组、阅览整理组和参考咨询组（活动组织）。这样，各部门、各组各司其职，相互间的工作也没有重叠、交叉之处，既方便管理，又有利于工作的展开。

3 结束语

当今世界是一个充满变化的信息社会，图书馆的管理体系也在随着时代的变化而发生深层次的变化。高校图书馆只有不断革新，打破传统思维模式，积极有效的进行组织重组、改革服务，才能充分发挥为教学科研服务的功能，最大限度满足全院读者的需求。

参考文献

[1]左雪梅，马功兰，王晓燕. 基于业务流程重组的图书馆组织变革[J].图书情况工作. 2011（1）

[2]刘贵富，辛杨. 信息环境下高校图书馆组织机构模式及管理机制研究[J].现代情报，2005（8）

作者简介

张翼，南京机电职业技术学院，助理馆员，研究方向：图书馆资源建设。