高校档案社会化服务研究

陈　玲

(无锡商业职业技术学院综合档案室　江苏无锡　214153)

高校档案社会化服务研究

陈玲

(无锡商业职业技术学院综合档案室江苏无锡214153)

摘要：加强高校档案的社会化服务，不仅对于高校的重点学科发展、人才培养、教学科研等方面具有重要意义，还有利于社会对高校资源的利用。分析了高校档案社会化服务必然性、客观要求和价值体现，提出了高校档案社会化服务的主要途径和几点思考。

关键词：高校档案； 社会化服务； 主要途径

0引言

高等学校是培养和教育学生的圣地，授予学生文化知识，并培养学生的道德修养。高校档案实事求是地记录着高校的历史，凝结了师生员工的智慧与汗水，为高校的健康发展和高校领导的决策提供依据和保证。随着经济社会和高等教育事业的快速发展，信息化建设的全面推进，档案资源的开发与利用也面临着机遇与挑战。根据社会发展的客观要求，高校档案馆必须要提高社会化服务水平，采用多种措施更好地为师生谋福利。

1高校档案社会化服务的必然性

高校档案馆在高校行政管理的体制下，常年实行隔离式管理，主要服务于本校师生和少数社会人员，这就使档案信息资源得不到充分利用，同时也阻碍了高校档案馆的发展。随着我国经济社会的快速发展，国家大力推进信息化建设，现如今我国信息化水平不断提高。高校档案馆原来的人工查阅、检索等服务已逐渐向通过网络服务的方式转变，提高了档案信息资源利用率和服务效率，高校档案社会化服务是社会进步的客观需要，是高校档案事业健康、有序发展的必然结果，更好地更宽广地向有需求的师生和人民群众提供服务则是高校档案馆的最大的目标。要实现这一目标，高校档案馆只有扩大服务领域，拓宽服务内容，增加服务范围。在服务对象上，不仅要服务于教职员工，服务本校广大学生，还要服务于社会，服务于个人；要利用多种方式、创造多种条件、拓宽多种渠道来满足社会日益增长的档案利用需求。只有这样，才能做到档案资源的最大限度的开发利用，更好地实现自身价值。

2高校档案社会化服务的客观要求

随着高等学校教育的快速发展，近十多年来，高校档案在数量上、内容上、规模上、质量上都有了较大的发展和提高，主要体现在：

1) 招生规模的不断扩大使得高校档案的数量激剧增加。近20年来，人们越来越意识到受教育的重要性，受教育的程度普遍提高，接受高等教育的人数也在持续增长。国家宏观政策和社会对受高等教育的需求促使高校大规模的扩招，这是我国社会进步发展的必然。招生规模、招生层次、招生人数的逐年扩大，学生的个人档案、学籍档案、教学档案也随之大量增加，呈逐年上升的趋势。这些档案的产生，都跟每一位学生息息相关，为高校档案的社会化服务提供了基础。

2) 高校新校区建设过程中基建档案规模性增加。高校扩招后，原本的学校已经容纳不了这么多学生，很多高校都开始建设新校区。新校区建设过程中，产生了大量的基建档案。这些基建档案包括：①前期准备阶段的项目建设书、可行性研究报告、建设许可证、国土局征地批复、工程地质勘察报告、总平面规划设计方案、施工承包合同、监理委托合同等各种材料。②监理文件的监理规划、实施细则、月报、会议纪要、质量事故报告及处理意见、监理验收质量评估报告、监理工作总结等。③施工阶段的土建工程、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程、装修、幕墙工程、室外工程等。④竣工阶段的各种综合图、专业竣工图、竣工验收报告、竣工验收文件、决算文件、声像、缩微、电子档案等。⑤使用维护阶段的各种文件。

3) 高校科研水平逐年提高使得科研档案的数量逐年增加。科研能力是建设高水平高校极其重要的内容。近几年，高校科研成果硕果累累，专利发明、科技创新、教学改革、教学研究等产生了大量的科研项目材料、科研管理材料和教师个人科研材料。①科研项目材料包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等阶段形成的文件材料。②科研管理材料包括科技工作规划、计划、报告、总结、协议书、合同、经费管理性材料、成果管理文件材料、各类报表等。③教师个人科研材料包括课题申请书、经验材料、结题报告、获奖文件等。

高校档案的大量增加，信息化、现代化手段的管理和运用，高校档案部门已经从原来的单一服务体系，转变成综合服务部门，拥有丰富馆藏的档案馆，为档案的社会化服务创造了良好的基础。

3高校档案社会化服务的主要功能

1) 历史记忆。高校档案记录高校在发展过程中产生的各种信息资料，是传承高校文化、记载高校历史、维护高校真实面貌的重要途径。档案的历史记忆，是一种客观存在，通过文件、照片、图纸、光盘、录像、资料、书籍、实物遗存等很好地记录下来。没有档案就没有了历史。现在很多高校还开始做口述学校历史的整理工作，也是为更好地保存历史。历史记忆本身就是文化，高校历史记忆就是高校文化记忆，努力建设高校档案文化，在推进高校文化建设过程中发挥重要的历史作用。

2) 参考决策。高校档案记录高校在建设和发展过程中的方方面面，包括学校从建校时期到学校发展到今天所有的重要文件、会议、项目、活动、科研成果等，通过各类档案的有效利用，总结教育管理活动的经验教训，为领导科学决策提供依据和参考。高校档案馆工作人员，通过原始档案资料的整理，对其进行最为合理的分类和管理，包括文件、会议、项目、活动、科研成果等方面的《汇编》和《年鉴》，为师生和社会人民群众提供更为高效、便捷的服务。

3) 查证接待。高校档案馆向师生和社会提供的主要服务就是查阅、检索档案信息。目前涉及的查证接待工作根据接待对象的不同，主要有：①面向往届毕业生：学历、学位、学籍证明；毕业证书、学位证书鉴定；学籍档案利用翻译；档案转递情况查询。②面向应届毕业生的在校学生：学生要考军校或者入伍参军需从个人档案里提供党团材料；专升本、专接本、考研需查找录取花名册；办理退学、退费、转学、升学等需提供证明材料。③面向教师：教师评职称过程中需要查找相关科研、课程、获奖、参与学校重大活动等的相关档案材料；教师行政、教学工作过程中，涉及学校各个方面的文件、照片、资料、声像等的档案材料；教师退休、离职等情况下需查找个人工资账册、会计凭证、行政文件等。④面向社会人员：这类人员的利用情况比较少，一般是利用学校的历史档案，但现在也有一些在学校经营或者承包者，需查找学校基建图纸，便于经营场所改建的。这也是档案服务社会化需要扩展的方面。

4) 展览教育。档案展览对档案信息的宣传比较客观、全面、直接，根据其展览形式的不同，可分为：①固定展览：即传统的实地展览，一般在档案馆内举办，很多高校还建有校史馆。国家教育部、档案局2008年明文指出，高校的校史馆主要职能之一就是培养学生爱国主义情操。高校的校史馆每年接待新生入学教育参观，使学生了解学校发展历史，感受文化熏陶，激发学生爱校热情。②网上展览：随着档案信息化的发展，很多高校都建成了自己的专门管理档案的网站。通过网络开放档案展览，可以随时随地地查找自己需要的档案信息，更为方便快捷、省时省力。网站上开放的档案展览包括了文档、图片、声像等内容丰富而形式不同的档案信息，读者通过这些信息可以充分了解到高校建校的历史、高校发展现状及目标、高校师资、教学成果及高校重大活动、科研资料、获奖荣誉等。③巡回展览：巡回展览是根据一定的活动内容、主题，在不同的场所进行档案宣传、教育的方式。高校档案的巡回展览可根据学校阶段性工作的重要内容或者成果，在不同的场所进行展览。如：学校档案文化展、校庆校史纪念展、教学成果展、科研成果展、优秀学生事迹展、校园风景图片展等。这些档案展览，立足馆藏，开发资源，很好地进行了宣传教育，扩大了档案的社会影响。

4实现高校档案社会化服务的对策

1) 加强高校档案人员的社会化服务意识。原来的档案工作人员被看作是“档案保管员”，主要工作任务是把接收到的档案保管好，不遗失是主要职责。这种消极和保守的工作方式使得档案管理这个职业在发展过程中不断被边缘化，使档案工作人员忽略了参与社会的重要性，逐渐成为社会的边缘人。知识经济社会的到来，高校档案的工作人员，必须主动适应社会变化，变被动为主动，积极转变角色，不再是单一的保管员，而应是“知识的提供者”、“文档系统的监督员”、“社会记忆的记录者、塑造者”、“工作团队的合作参与者”等多种社会角色。作为一名高校的档案工作者，必须转变社会角色，在服务中体现价值，在服务中创造价值。

2) 加强高校档案的社会化服务宣传。高校档案馆应根据特定的主题和内容，定期或不定期地进行展览，让档案信息资源的价值得到全面体现，让人们更多地了解档案信息资源的重要性。围绕学校发展历史和社会发展形势，充分挖掘档案的潜在资源，并将其转变成可观的社会服务效益。当人民群众对档案工作的重要性和意义得到全面了解，对档案馆的服务内容和服务范围更加认可时，档案工作才能得到进一步提高和发展。高校档案馆应将档案宣传工作列入日常工作内容，要采取多种方式，积极地宣传档案工作。高校档案馆可以在新生入学时开展校园宣讲和专题讲座，普及档案知识，介绍档案利用的方法，提高学生对于档案的重视程度。高校档案馆还可以通过展览、网站等途径加强宣传，在校园人口密集度高的地方开展档案法律、档案工作广场咨询活动；组织专兼职档案人员开展档案社会化服务专题座谈会，建立档案服务大厅，以窗口形象热情为广大师生服务，开展一些便民服务的措施，提高网上档案展览的可行度，拓宽档案馆为民服务的范围和内容。

3) 创新高校档案社会化服务信息。高校档案应主动适应新形势的发展，做到服务面向全社会、服务领域全面化、服务内容丰富化、服务方式多样化。在实际过程中，深刻领会在做好档案基础业务工作的同时更应着力处理档案信息资料与当今信息化时代能否相适应的问题。因此，要想推进档案社会化服务，就不能局限于单一服务对象，要从思想上进行改革，多主体多方面地进行信息交流，建立一个能够适用于所有全国所有行业所有地区的档案网站。积极提高档案信息有效利用率，从单一走向全面，服务于全国人们群众，实现高校档案馆社会化服务功能。

参考文献：

[1]王海丰. 浅析高校档案社会化服务[J]. 兰台世界， 2014(11)： 119-120.

[2]黄霄羽. 档案社会化服务的理论依据[J]. 北京档案， 2014(10)： 12-15.

[3]黄霄羽. 档案社会化服务概念解读[J]. 档案学研究， 2013(6)： 4-7.

[4]崔静. 高校档案资源服务社会化利益驱动机制研究[J]. 兰台世界， 2012(5)： 64-65.海丰. 浅析高校档案社会化服务[J]. 兰台世界， 2014(11)： 119-120.

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[4]崔静. 高校档案资源服务社会化利益驱动机制研究[J]. 兰台世界， 2012(5)： 64-65.

收稿日期：2015-06-15

作者简介：陈玲(1979-)，女，馆员，主要研究方向：档案管理

中图分类号：G 647.24

文献标志码：A

文章编号：1672-2434(2015)04-0010-03

Research on the Socialized Service of College Archives

CHEN Ling

(Archives Room, Wuxi Institute of Commerce，Wuxi 214153, China)

Abstract：To strengthen the social service of college archives is not only the key subject of development, talent cultivation, but also is significant to teaching and research work and conducive to the use of social resources in colleges and universities. The paper analyses the necessity, requirements and value of socialized service, proposes some major approaches and some reflections about it.

Key words：archives in the universities; socialized service; major approaches