武汉市某医院病案示踪管理系统应用分析

夏慧　张红君　黄英　闫海英　李雪龙

解放军第161医院信息科，武汉，430010

武汉市某医院病案示踪管理系统应用分析

夏慧张红君黄英闫海英李雪龙

解放军第161医院信息科，武汉，430010

摘要针对武汉市某医院原有病案管理存在的问题，探讨和实践如何应用医院病案流通数字化管理优化流程和改进软件，建立一套适合该医院的病案示踪管理系统,并将条形码技术运用于病案管理过程中的入库、归档、借阅、示踪、复印等病案流通环节。病案示踪管理系统的应用,达到了病案示踪时100%的精确定位,实现了病案零丢失和病案流通环节的数字化管理,提高了病案管理的工作效率和服务质量。

关键词病案；示踪系统；流通管理

The Application Analysis of Tracing Management System in Medical Records in a Hospital in Wuhan

Xia Hui et al

DepartmentofInformation,No.161PLAHospital,Wuhan, 430010

AbstractAccording to the existing problems of medical record management in a hospital, Wuhan, this study aims to explore how to apply the circulation digital management of medical records, optimize the circulation and improve the soft. We also established a Tracing Management System for Medical Records, and applied the medical record management into the process of storage, borrowing, archiving, tracer and copying medical record circulation by barcode technology. The application of traced and positioned medical records exacts by 100%, achieving the "zero loss".We should strengthen the computerized, networked and digitized management of medical records tracing, further improve work efficiency of the medical management and service quality.

Key WordsMedical Records; Tracing Management System; Circulation Management

病案管理是现代医院管理的重要组成部分,贯穿于医院管理的全过程,是医院管理工作的基础和核心[1]。随着医疗行业的蓬勃发展、我国医疗改革事业的深入和医疗保险制度的不断完善,病案的利用率不断攀升。实现病案流通过程中的数字化管理，建立一套科学、规范的病案入库归档方法,杜绝病案的错位归档,是保证病案得以充分利用的首要前提条件。为了加强病案管理工作,防止病案丢失,武汉市某医院针对原有病案管理存在的问题，积极寻求信息化手段满足工作需求，自主研发了病案示踪管理系统，优化、规范了病案管理工作的流程。2013年3月正式投入使用后，该病案示踪管理系统运行稳定，有效提高了病案管理的工作效率和管理质量。

1 病案管理存在的问题

该医院原有的病案流通管理系统入库归档病案时无法准确定位为哪次住院，病案管理一直采用人工管理，病案归档缺乏规范性。按照手工操作模式查找、复印病案往往费时费力，无法实现病案示踪；病案袋上病人姓名和病案号均为手工抄写，工作量大，易出错，难辨认，信息不全；催收病案时需要先打印出院病人列表，再比对已到病历，逐一进行人工核对，不仅容易出现差错，而且工作耗时费力；复印病历时，无法对病案实行精确定位，工作效率低，复印记录为手工登记，不便查询统计，身份证件复印后不便保存查找，后期管理复杂。

2 病案示踪管理系统的应用

该医院总结原有病案流通管理系统的缺陷和问题，依托医院信息系统的数据平台，借鉴原有系统及兄弟医院同类软件的优点，与医院的实际工作相结合，运用条形码技术、身份证扫描读取系统，提出了更加完善、合理、科学的病案示踪管理系统的设计，于2012年自行开发了病案示踪管理系统，将入库和归档分开管理，在数据库后台创建了相关表，将“住院号”和“住院次数”一起作为主键实现对每份病案在入库、借阅、归档、查询模块的准确定位，解决了一人多次住院记录无法清晰化管理、每次入库记录与实际住院记录无法对应的问题,根本解决了原有系统中入库日期以新盖旧造成的病案丢失问题。病案的状态更明细化，并增加了病案示踪功能，能准确定位病案的状态和所在位置，为病案回收的真实情况查询提供了信息保障。

2.1 病案入库

病案送入病案室后直接扫描病案首页中的条码，系统自动将病历做入库处理，操作简单，数据准确，省时省力。

2.2 病案催收

系统通过一个时间段的出院病人列表和入库病案列表自动比对出入库病案，能自动筛选出未入库病案信息并打印催收通知清单，几秒钟就能替代以前几人几天的工作量，保证了出院病案的及时收回。

2.3 病案标签打印

对已入库病案可以集中打印病案标签或单个打印标签，集中打印在“已入库病案查询”模块中进行，打印出的标签按照入库时间排序，方便工作人员按照入库顺序集中贴上病案袋标签；对个别病案需要单独打印标签的，可以在病案示踪模块中完成。标签打印替代了原有的手工抄袋，减轻了工作量，保证了病案信息的完整性、正确性，条码的生成在整个病案流通环节中起了至关重要的作用。

2.4 病案归档

病案经过病案室内部流通及专家组质控抽检后上架，扫描病案标签自动完成归档登记。

2.5 病案示踪

复印或抽检病历时要对单病案进行查找，使用系统的“病案示踪”功能，输入病案号选择住院次数后能查询病案状态、所在位置、责任人和事件发生时间点等信息，提高了管理效率。

2.6 复印登记

病案工作人员找出需要复印的病案袋，扫描病案袋标签上的条码，选择患者入院日期，对申请者证件拍照,录入本次复印病案的申请人、复印内容、复印用途、页数、金额、复印目的及复印时间等相关信息。系统可以根据一个时间段统计复印工作量和复印明细信息。

2.7 超时病案统计

系统根据该医院医务处要求自动统计出未按时上交病案明细，根据出院方式不同按科室、医生自动计算出超时未交天数，能实时追踪超时病历，每月生成报表上交医疗质量管理部门。

2.8 各种查询统计功能

能支持各种查询条件检索，灵活方便,查询结果多种多样，既能准确定位每份病案的状态和所处具体位置、相关责任人等,也能查询未入库、已入库、未归档、已归档、借阅归还等病案情况，提高了病案的及时回收率,也实现了病案流通的有效管理,并可形成各种统计报表上报相关部门。

3 效果分析

3.1 操作高效无误，杜绝病案丢失

该医院原有的入库和归档是合并管理，系统录入时需手工录入住院号，往往视觉疲劳或一点小差错就影响到数据的准确性，造成病案丢失，系统也不能区分病案状态。应用此系统后，入库和归档分开管理，并运用条形码技术简化了登记过程及时间，大大提高了数据采集和信息处理的速度,保证了准确率,为医院管理者提供了详实、及时、准确的基础数据[2]。

3.2 缩短病案催收、查找时间，解放了劳动力

该院原有的病案入库、催收工作全是人工操作, 需要多人手工合作完成,极易产生错误并且耗时耗力，效率低下。应用此系统后,系统自动比对出院病人列表和已入库病人列表，自动筛查出未入库病案,效率高且无误差，大大减轻了病案管理人员的工作量。

3.3 规范了病案管理流程，对病案服务的满意度明显提高

病案送至病案室后，扫码枪扫描条形码，应用此系统完成病案入库、整理、编码、质检、归档上架等环节的病案交接，规范了病案流程管理。在病案室中查阅、复印资料，医务人员查找、借阅病案及病案归还均在新增加的病案示踪模块监控导引下进行。病案流通各环节及借阅、复印病历所需时间均缩短，差错发生减少，医生、患者或家属、保险、司法部门对病案服务的满意度明显提高。

3.4 为医院医疗质量管理提供了数据保障

系统在应用过程中结合该医院医疗质量管理需求，增加了超时病案统计功能。根据原卫生部病案归档标准规定，该医院需要病案室按时上交超时病案报表并按照医疗质量控制管理规定对于超时病案予以处罚。对规定时间内未上交的病案系统能自动快速提取，并按要求自动计算出超时天数，将已入库超时病案和未入库超时病案两部分数据自动合并生成报表，及时为医院医疗质量管理工作提供有力的数据保障。

病案示踪管理系统实现了病案示踪数字化管理,使病案的流通性、时效性和安全性得到了全面加强,极大地提高了病案的利用率[3]。同时该系统延伸了医院管理的内涵, 为医院的现代化管理和科学化决策服务，是实现病案流通管理数字化的重要工具。

参考文献

[1]潘锐锐，魏敬，董新昱，等.病案流通管理系统应用实践及探讨[J] .中国病案，2010 ，11(8):7-9.

[2]李凤君.病案示踪系统在病案流通过程中的建立和应用[J].中国病案，2012,13 (11):13-15.

[3]卫双囤，李淑云．病案管理流程再造的探讨[J]．中国病案，2009，10(7):6-7.

(收稿日期2015-05-05;编辑张晓莉)

通讯作者：张红君，498695619@qq.com。

中图分类号R197.3

文献标识码A

DOI：10.13723/j.yxysh.2015.10.026