基于二维码的病案示踪系统开发与应用

2022-02-11潘古兵陈磊

中国医疗设备 2022年1期

潘古兵，陈磊,2

1. 义乌市中心医院信息科，浙江义乌 322000；2. 浙江大学医学院附属第一医院医工信息部，浙江杭州 310003

引言

病案是医务人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录。也是对采集到的资料加以归纳、整理、综合分析，并且按规定格式和要求书写患者医疗健康档案。病案既是临床实践工作的总结，又是探索疾病规律及处理医疗纠纷的法律依据。病案对医疗、预防、教学、科研、医院管理等都有重要的作用[1]。随着社会日益发展，人们生活水平的不断提高，医疗水平不断改善，医院的规模不断扩大，门诊及住院治疗患者数量不断增高，面对海量患者的病案，传统的手工操作病案管理严重阻碍医院的运作效率和质量，如：① 存在漏收病案、错收病案甚至病案遗失等风险，且无法事后追踪，影响病案安全；② 耗费大量人力，工作效率低；③ 后期统计信息困难等[1]。为此鉴于二维码自动识别系统兼具成本低、准确率高、录入快捷、安全可靠等特性[2]，我院开发了基于二维码的病案示踪系统，应用于医院病案的精细化管理中，以应对持续增长的病案管理压力，使病案管理水平上一个新台阶。

1 系统架构

基于二维码的病案示踪系统是以Python Django Rest Framework框架和Oracle数据库为基础，结合互联网、HTML5技术使得系统可以在多种终端进行展示和操作，系统架构如图1所示。

图1 系统架构

用户层：实现多终端（PC浏览器、PDA、钉钉）的业务操作和呈现，如业务数据的增删、修改、编辑、显示和提醒等功能。业务层：病案示踪系统所实现的业务功能模块和预警模块。平台服务层：负责整个系统的业务逻辑实现、RestFul接口发布；使用ETL技术从EMR数据库、示踪数据库采集待归档及待归还病案数据；以及基于RabbitMQ的钉钉消息发送队列实现，其是整个系统架构中最核心的部分。数据层：负责病案示踪过程数据的存贮及系统基础数据的获取，如从EMR数据库自动采集待归档病案信息，从OA数据库获取职工信息及职工权限信息。感知层：通过使用PDA、扫码枪对二维码进行识别。

2 系统功能及应用

系统功能及应用流程图，见图2。

图2 系统业务流程图

2.1 病案导出、收集

病案管理人员可在系统中依据患者出院时间、科室及质控部门时效要求，查询并导出每个科室的“应归档病案报表”，然后病案管理人员携带PDA及“应归档病案报表”前往各个科室收集病案。病案管理人员先与病区护士核对“应归档病案报表”，报表核对一致后，再通过系统PDA程序的接收模块，扫描病案上的二维码，迅速完成与病区护士的病案交接及接收确认。

2.2 病案归档、上架

病案归档和上架作为病案管理极其重要的一环，影响着后续一系列业务流程：病案查找、病案复印、病案借阅和归还等。因此病案的归档、上架过程中，必须保证病案位置的准确性和可查找性，以应对后续病案应用中可能面临的各种场景及突发状况。基于二维码的病案示踪系统，要求病案管理人员操作如下。

首先，使用扫码枪按照上架顺序依次扫码待上架病案，示踪系统基于上架顺序生成及打印病案“上架标签”（图3）并粘贴于病案首页左上角。

图3 扫码并生成“上架标签”界面图

其次，使用PDA按照“上架标签”上架序号依次扫描病案首页的病案二维码和对应的病案架二维码，将病案信息、病案架信息及关联关系录入病案示踪系统并保存，方便后续查找定位。

相比较传统手工归档的病案，基于二维码的病案示踪系统的病案，具有可靠性，准确性和可查性。即使在医院信息系统异常的情况下，病案管理人员也能根据上架序号较快速地找到所需病案。

2.3 病案借阅、归还

基于二维码的病案示踪系统不仅有归档、上架功能，同时也应用于病案的借阅、归还，其中借阅操作界面，见图4。

图4 扫码借阅界面图

2.3.1 病案借阅流程

首先，借阅人员提供病案号或其他病案信息，病案管理人员在病案示踪系统中查找出该病案信息并添加至待借阅清单中。其次，病案管理人员通过病案示踪系统显示的病案及对应病案架信息，快速确认并找到病案；扫描病案首页病案二维码，录入病案借阅清单。最后，病案管理人员及借阅人员确认借阅清单信息并打印出纸质借阅回执单，借阅人员签字确认后，借阅操作完成。

2.3.2 病案归还流程

首先，病案管理人员扫描待归还病案首页二维码，快速生成待归还清单。其次，病案管理人员和借阅人员核对无误后，履行归还手续，归还操作完成。最后，病案管理人员打印出归还病案清单，然后携带病案及归还清单，并根据病案上的“上架标签”上架序号和清单中的病案所关联的病案架标识，重新上架病案到原位置。

相较于传统病案管理系统的病案借阅及归还，基于二维码的病案示踪系统能够减轻以往病案管理人员人工查找、核对病案信息的工作量，提高工作效率。

2.4 病案追踪、查询

病案在病案管理中存在于多个环节流通，以往查找和追踪病案是一项花费大量时间、人力的工作。基于二维码的病案示踪系统应用后，系统设计上要求在病案的收集、归档、上架、借阅、归还等操作都需要使用扫码抢或PDA扫描二维码进行相应的示踪记录保存。

由于有了病案的示踪数据，就更加方便相关人员对病案进行查询。将病案号或扫码病案二维码输入系统，便可掌握当前病案的状态及历史示踪数据，快速定位病案所在环节，为病案的复印、抽检、借阅等工作提供便利，大大地提高了病案查询、追踪的效率，其操作界面如图5所示。

图5 病案追踪、查询界面图

2.5 病案统计

基于二维码的病案示踪系统可以精确的记录病案管理各个环节的时间点信息，为后续病案统计提供基础。目前已实现：统计各个科室应交病案、已交病案、迟交病案、未交病案、出院3个工作日归档率，5个工作日归档率；以及借阅统计、归还统计、3个工作日内未归还统计等。

2.6 病案提醒、预警

基于二维码的病案示踪系统，实现了自动提醒及预警模块：与院内钉钉应用打通信息流自动把未归档、逾期归档、待归还、逾期未归还等相关信息发送至医护人员手机钉钉客户端，这样增加了通知的准确性，同时也减少病案室工作人员电话通知的工作量。

3 结果

医院从2021年1月起开始正式应用基于二维码的病案示踪系统，通过不断优化流程和系统并在医院病案管理和质量控制考核方案的配合下，全院住院病案3个工作日归档率由原来35%左右上升至90%左右。统计使用系统后近3个月（2021年7—9月）的平均出院病案3个工作日归档率为90.36%，而去年同期未使用病案示踪系统3个月（2020年7—9月）的平均出院病案3个工作日归档率为35.53%，使用系统前后出院病案3个工作日归档率比较，差异有统计学意义（χ2=60.8，P<0.001），见表1。

表1 病案示踪系统上线前后病案3个工作日归档情况对比

病案示踪系统提醒、预警模块能自动将未归还病案数量及明细推送至医护人员手机客户端，实时、准确通知到借阅人员，因此病案3个工作日归还率由预警功能上线前23%逐步上升到52%，见表2。

表2 病案示踪系统预警模块上线前后病案3个工作日归还情况对比

同时由于采用二维码技术定位库房上架位置，方便查找病案，提高工作效率，平均病案借阅时间及平均病案复印时间均比系统上线前有较大幅度减少。

4 讨论

随着医疗服务量的不断提升，医院每年住院病案数量大幅增长，以往纯手工的签收病案、归档模式已经不能适应当前工作节奏[1]。因此，各医院不断探索使用信息化手段对病案进行精细化管理以提升病案管理水平[3-7]。相关研究表明，将条形码技术应用到病案信息化管理中能够在很大程度上提升工作效率及工作质量[8-12]。近年来，各医院陆续上线病案示踪管理系统，监控病案流通的各个环节，方便查找和追踪病案，为使用者提供方便快捷的服务[13-17]。

本研究结果表明：通过钉钉把未归档、逾期归档、待归还、逾期未归还等病案相关信息发送至医护人员手机客户端，增加通知准确性，能进一步提升病案3个工作日归档率、3个工作日归还率等；通过采用二维码技术定位病案库房上架位置，方便查找病案，提高工作效率，从而进一步降低病案平均借阅时间及平均复印时间；通过引入上架序号，即使在医院信息系统异常的情况下，病案管理人员也能根据上架序号较快速地找到所需病案。

虽然基于二维码的病案示踪系统已经极大提高了病案室管理病案的效率和工作质量，但是在病案的回收、归档、上架、借阅、归还等环节仍需病案管理人员线下操作，后续将继续探索病案无纸化以及基于病案无纸化基础上的全新病案示踪流程，全部流程线上操作并结合CA签章对病案进行归档签章。这样既节约了纸张，也减轻了护士、病案管理员等线下管理病案的工作量。