立足风险防控 加强烟草商业企业合同管理

刘跃君

摘 要：合同管理是企业风险管理中一个十分重要的内容，直接体现一个企业的管理水平的高低，对企业的生存和发展起着至关重要的作用。烟草商业企业一方面承擔国家烟草专卖的职能，另一方面也是一个普通的民事主体，时刻受到各种经营管理风险的冲击。面对当前的实际情况，只有通过创新手段，不断增强合同风险防范意识、全员合同管理意识、合同履约过程控制意识、提高合同管理人员的素质，才能提高合同管理水平，降低风险，确保健康稳定发展。

关键词：烟草商业企业；合同管理；风险防范

当前我国大部分企业对于风险的认识还明显不到位，只是简单地凭借个人的主观判断和经验进行企业的生产经营管理，主观随意性大，对于企业经营过程中遇到的风险缺乏全面清晰的把握，风险管理往往是呈间断性的特点，难以保障企业对市场的变化作及时积极的应对[1]。而合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，是企业与外部进行物流、资金流、信息交换的基本形式。规范合同签订、执行以及合同资料整理、查询、分析等工作，不仅是企业管理的重要组成部分，也是企业规范经营行为，防范市场风险，树立商业信誉，提高企业竞争力和经济效益的重要法律手段。由于受社会历史、认识和法律相对滞后等主客观因素的影响，特别是在行业特殊体制的保护下，目前，烟草企业合同管理与市场经济要求之间仍存在着不相适应的问题，给企业风险防控带来了很大的障碍。2013年，全国工商系统共查办合同违法案件2.22万件，收缴罚没款超过1亿元；调解合同争议1.15万件，争议金额超过30亿元。2011年至

2013年中，全国工商机关共查处合同违法案件近3万件，违法金额59.6亿元，为当事人挽回经济损失3700多万元。近三年来，湖南省工商系统连续三年在全省集中开展合同格式条款整治专项行动，共立案查处合同违法案件3223起，罚款金额

1635.64万元。合同管理风险给企业带来的危害十分巨大。

由于多方面的原因，烟草企业对合同管理重要性的认识仍然没有达到应有的高度。主要表现为：

（一）对于合同法律风险防控的认识不到位。（1）对于合同的作用认识不高，不少人认为仅是一个程序，报账时作为凭证所用，其本身无法认识合同的意义，更难以提及对合同所涉及的法律风险；（2）对于合同拟定的重视程度不够，实行“拿来主义”，不立足工作实际和合同签订的初衷，将对方所提供的合同内容一字不改，直接确定为合同初稿，甚至忽略自身需求，完全按照相对方所约定的要求，使相对方利益最大化，自身处在被动地位；（3）合同拟定人员专业水准参差不齐，程序意识、规范意识有强有弱。

（二）合同事前介入机制不健全。（1）合同承办部门进行采购或意欲与相对方签订合同时，往往忽略，甚至不告知法规部门，仅在合同会商时邀请法规部门作为三项工作委员会办公室成员参加，使得法规部门事前介入不充分，对于相对方及承办部门所需签合同的信息知晓不全面；（2）合同内容不严谨，对合同条款，尤其是主要条款：质量、价款、数量、履行时间、履行地点、履行方式、违约责任等，约定不明确，易埋下纠纷隐患；（3）与相对方协商不够，签订部门在拟定合同内容时，抱有完全依靠财审、法规部门会商的依赖思想，不结合自身工作实际对合同内容及权利义务提出要求。

（三）合同事中履行监督不到位。（1）对合同履行监管缺乏认识，对合同履行情况不及时进行跟踪。一旦合同签订以后，对相对方合同履行情况不闻不问，将合同束之高阁，忽视对合同履行过程中的监督，不及时行使先履行抗辩权、同时履行抗辩权等，而仅把合同看成是生产过程；（2）对合同成果验收不仔细、认真；（3）对合同纠纷不能妥善解决。合同执行出现偏差，或发生纠纷时，不善于运用恰当的方式解决争诉，不敢理直气壮地要求对方承担责任，索赔意识不强；（4）合同变更、作废现象时有出现。因政策变动或与合同相对方沟通不畅等原因，存在合同变更或作废现象，而变更、作废时，未及时告知会商部门进行风险把关。

（四）合同事后救济渠道不顺畅。（1）对于合同救济方式不清楚，约定不明确。不能全面、清楚地知晓合同救济渠道，不能根据企业经营实际并结合合同，选择最恰当的救济方式，对于仲裁、诉讼、变更、解除合同等补救手段无法有效运用；（2）对法律所赋予的权利不知晓或怠于行使，法律素养不高，不知晓更不知道如何使用撤销权、代位权、抗辩权、情事变更等救济权利，无法有效维护自身利益。

由于各种不确定因素的存在，企业的经营活动难免存在各种风险，企业必须及时采取必要措施对风险进行控制，才能避免或降低风险给企业带来的损失，从而确保企业经营目标的实现。因此，有效的风险管理对企业来说具有重要意义[2] 。对于风险管理，加拿大航天局（Canadian Space Agency， CSA）的Garon

Serge（2003 ）提出以集成化的手段来管理项目风险，并且强调集成的手段不在于软件，而在于人员，在于生产标准化的管理过程和管理思想的创新。为了有效提高合同管理质量，巩固企业风险防范基础，株洲市烟草公司立足于信息化基础，将企业管理要求与信息技术有机结合，自2012年5月份来，开始着手研发合同管理系统，2012年9月份投入运行，截止目前已有两年多，受理审批合同500余份。

杨乃定（2002）指出企业集成风险管理是企业风险管理发展的新方向，分析了集成风险管理的特点并提出了企业集成风险管理的框架，包括企业风险管理目标、企业文化、企业风险管理组织、企业风险管理系统方法和企业风险管理信息系统，合同管理系统运用现代管理理论、计算机编程技术，构建一个以合同易于归档、查询、责任明确、预警提醒、过程监控、授权委托、履行质量评价等为目标，以便捷、简易、高效为指导原则，以合同起草、合同查询、知识平台、流程管理”五大功能模块为主要内容，以解决目前企业普遍存在的合同管理复杂化、日常办公无纸化、工作要求精细化等要求为目的具有完全自主知识产权的软件运用系统。系统运行以来，发挥了良好的作用，有效提高了合同管理总体水平。

（1）实现合同管理系统化。通过电子软件对合同信息从起草到审核、到合同履行、预警、终止的全部生命周期进行系統化监管，从而便于合同查阅、整理。（2）规范基础数据管理：合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。（3）提高管理效率：合同管理系统避免了手工管理合同的繁琐，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。远程办公避免了纸质合同审核在时间、空间上的各种局限，有效提高了工作效率，节约了大量人工成本。（4）实现标准化管理和个性化管理的有机结合：合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准，比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。（5）为领导决策提供准确及时广泛的信息：利用局域网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。（6）为责任追究提供了有效的痕迹证明。合同系统对各审核人员所进行的修改提供了痕迹识别，并永久保存，有利于在合同履行发生风险和损失时进行责任划分，查明合同管理中的漏洞，提高风险防范能力。（7）提高了企业按理的技术含量。合同管理系统与时俱进，通过电子信息技术对合同进行精细化管理，具有先进的技术性。以现代信息技术统一合同申报审批形式，强化合同管理标准化建设、有利于增强合同的严肃性和稳定性，降低风险发生概率。（8）保障了企业管理持续改进的要求。合同管理系统在满足现有需求的基础上，不仅紧密结合合同管理基本情况，同时为临时性变更提供可控空间，具有充分的可扩展性，能够确保合同管理系统运行顺畅、高效。

总之，通过合同管理系统的应用和实施，为合同管理信息化和合同管理能力提升提供了一个最佳的结合点，实现了企业合同风险防控的制度化、现代化和技术化，为切实打造企业核心竞争力起到了推动和促进作用。

在合同管理系统运行中也还存在一些需要进一步解决的问题，一是与一体化办公管理平台对接的问题。两个系统承担不同的职能和作用，新系统不能进行合同内容修改，起公示作用；合同管理系统可以对合同进行内容修改，并自动进行编号、存档，方便管理查询和对合同履行情况进行监控，对供应商进行评价。两个系统在操作上存在一定的重复，影响了工作流程的优化。需要得到相关部门的支持，争取将合同管理系统纳入一体化管理平台，实现与系统内“三项工作”的并轨管理。二是要加强人员培训。人员岗位方面可专职或兼职，视部门具体情形而定。一旦合同管理员所在部门有合同需签订，则由合同管理员负责联系、商洽相关事宜，内外对口统一人员，以提升工作效率，保证合同质量。三是要强化管理配套制度，（1）合同台账制度。对合同应建立台账，台账可采用电子形式或纸质形式，并按签订部门进行分类，台账中应包含合同名称、编号、金额、签订日期、生效日期等。（2）合同专用章管理制度。应在行政章之外，专门制作合同专用章，合同专用章与台账可统一由法规部门或行政管理部门保管。盖章前，应对领导审批意见、合同授权委托书、法律审查意见是否齐备进行核查。印章保管部门务必尽到谨慎义务，对印章丢失、随意盖印空白合同书或授权书等行为追究责任。（3）合同档案制度。确定法规部门为合同档案保管部门，合同签订后要及时将原件移交法规部门归档，并做好移交手续，合同档案保管可与合同专用章保管部门一致，从而达到台账、印章、档案三统一，防止合同遗漏、丢失。四是要进行责任追究，责任追究制度。对不按照制度执行，或者对合同审核、履行、归档保管未尽心尽力履职的，可对相关部门、人员严格追责，确保谨慎对待合同。通过对发生在企业外部的风险事故进行分析，将激励和警惕管理层测试企业自身的风险管理程序，从而来检查他们是否能阻止企业内的风险发生；对企业内部以前发生的风险事故进行分析，可以避免以后类似风险事故的发生。

参考文献：

[1] 姜艳艳.基于财政政策的中小企业经营风险规避对策研究[J].电子商务，20019（11）

[2] 施民 .COSO企业风险管理框架在我国保险企业中的应用研究[D]对外经济贸易大学，2007