浅谈烟草商业企业系统化管理整合的方法

沈伟+赵辉+韩梅

【摘 要】本文以解决烟草商业企业管理问题为出发点，以推进企业标准化建设为抓手，以“目标统筹、文件整合、绩效评价”为路径，开展管理系统化深度整合，实现企业流程化驱动和标准化管控。在广度上，运用标准体系“简化、统一、协调、优化”的原则 ，融合各类管理模式和管理工具方法，发挥管理合力；并对职责、流程、目标、规定、考核等各类文件和日常规章制度进行整合，确保企业标准对同一业务管理事项要求明确，标准统一，操作简捷，逐步实现标准由繁到简，由厚变薄；在深度上，强化各工作关键环节的可量化的尺度性要求，不光是解决“干什么、谁来干”的问题，更要明确每一个关键节点“怎么干”“干到什么程度”，使考核指标与岗位业绩逐一对应，逐步实现标准由定性到定量，由“外在要求”到为内生动力。

【关键词】烟草商业企业；标准化建设；管理整合

一、管理整合目标

以推进企业标准化建设为抓手，以BPR流程优化为基础、以“目标统筹、文件整合、绩效评价”为路径，明确各管理体系及管理工具方法的各自目标、确定各管理体系及管理工具方法的关键控制点、梳理各管理文件并进行ECRS整合，努力实现质量、职业健康安全管理体系及企业标准体系、精益管理方法在企业层面一体化运行、精简高效运行；为企业层面业务流程整合、优化确立方法，提高过程管理效率，减少管理成本。

二、管理整合的方法

1.以目标统筹为方法，规范基础管理要求

组织存在的价值，在于目标的达成。结合战略管理、体系方针及目标管理、精益管理、对标管理、创新管理、内控指标体系，突出各标准的绩效指标，突出规范与效率持续提升，新增文件执行率、规范性文件转化、体系改进与考核等多项考核指标，细化责任人、措施方法，突出各标准的绩效指标，形成层次清晰、层级支撑、主次分明、协调统一的体系目标管理系统。常态化的体系目标管理将工作结果尽可能量化，以增强体系管理的高效运作，达到“最短、最快、最优”的目的，实现发现问题—分析问题—改进问题—固化措施的良性循环。

2.以文件评审为手段，确保管理运行有效

以文件评审为手段，在标准编写过程，着力整合优化现有管理文件，在现有文件的基础上进行新增、修订、删减、转化。根据业务模块划分，分头“识别、清理和转化”管理制度、程序、操作规范等文件内容及要求，确保标准的有效性。

一是全面清理。开展大规模规章制度清理工作，对照法律法规和行业上级要求，计划对现存管理制度、操作规程和业务标准作全面清理，按照简明管用、便于操作的要求，进行存、废、改、立；归类、整理相关记录表单，统一合并要素一致的表单，优化要素可以合并使用的表单，精简、删除不能反映核心工作过程和结果的记录表单及要素；通过以上方式确保企业规章制度对同一业务管理事项要求明确，标准统一，操作简捷，逐步实现规章制度由繁到简，由厚变薄。

二是动态识别。建立标准识别转化工作机制，对需要转化的文件和会议要求，明确转化内容、转化要求、转化责任人和完成期限，确保在第一时间把行业相关管理规定和工作要求转化为企业标准，充分发挥企业标准对实际业务工作的规范指导作用。

三是有效转化。按照“整体同步、统一融合”的原则，在全面清理的基础上，将现有的上级红头文件、管理体系程序文件、上级部门管理要求、管理制度、管理规定、工作计划、操作规范等现有管理体系第三层次文件与GB/T15496的要求相对接，确立管理、技术、工作三类企业标准。针对原有烟叶生产标准化内容，进行梳理转化为烟叶生产经营模块的技术标准。针对原有精益管理成果，提炼管理步骤、管理要求及实施重点，固化精益管理成果，并转化为相关的管理、技术标准。针对原有QC活动管理机制，完善QC活动管理要求、管理流程及管理要点，并转化为相关的管理、技术标准。通过以上“识别、清理和转化”工作，切实把规定要求及管理成果融入业务流程、融入职能职责，既源于规则，又争取严于规则，把外在规定变为内在规范，把外在要求化为内生动力。

3.以要素整合为基础，搭建文件整合框架

企业标准体系及质量、职业健康管理体系文件的整合优化应以要素整合为基础，坚持“数量适度原则、系统协调原则、规范和效率并重原则”，搭建文件整合框架，以达到文件最优、方法最适、效率最高。

在充分了解企业管理现状及管理需求的基础上针对现有管理体系文件，按照《烟草商业企业标准体系 构成与要求》的管理要求，对企业标准体系进行系统梳理。在原有管理体系的基础上，以企业标准体系为逻辑链条，分析、整合、转化现行的质量管理体系、职业健康安全管理体系、企业安全标准化、对标管理方法、目标管理方法、精益管理方法、上级单位管理要求、管理制度、管理规定、工作计划、操作规范；按照业务过程划分为16个类别的管理标准及技术标准，具体包括：企业基础管理标准、服务营销标准、专卖监督标准、人力资源标准、烟叶生产管理标准、财务管理标准、行政事务标准、职业健康安全标准、党建思想政治标准、信息化标准、综合管理标准，从而建立起一套层次清晰，归口合理、任务明确的标准体系框架。

4.以精益流程优化为核心，落地管理整合路径

企业管理各类文件的整合优化，规范是前提和基础，效率是目的和方向，以“精益管理”为方向，打通流程接口。对原有独立分散、各自驱动、互不衔接的流程进行统一定义，对流程的重复节点进行归并、重组，以流程驱动的方式打端到端的连接，形成以企业价值链流程为核心的流程文件。通过系统管理流程，整合管理资源，厘清相关联的程序尤其是跨部门工作程序间的职责接口、过程接口，进一步理顺工作程序各环节的衔接，清晰岗位职责，提高运行效率，实现流程增值，促进企业管理由职能管理向流程管理转变。通过流程优化的方法，运用取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、简化（Simplify）原则优化精简现有管理文件；并将流程优化、精益改善的工作方法和经验，通过体系文件加以落实、固化、推广、应用，以达到文件最优、方法最适、效率最高。

一是明确流程管理工作的目标、步骤、方法、工具，建立精益流程管理实施模型（见上图），将流程优化、改善的工作方法和经验，通过体系文件加以落实、固化、推广、应用，以达到文件最优、方法最适、效率最高。

二是利用ECRS原则优化流程，优化文件。通过利用ECRS分析法优化核心业务流程，消除职能重叠以及扁平化，重点消除流程非增值，建立与流程配套的KPI、制度和表单等。围绕核心业务、重点环节、关键节点，针对工作环节中可有可无的细枝末节，化繁为简或合并剔除；清理、删除现有工作程序与实际工作脱节、无法执行的工作程序和工作步骤，做到有文件必执行；归类、整理各类记录表单，统一、合并、优化表单要素，精简、删除不能反映核心工作过程和结果的记录表单及表单要素，达到痕迹记录的简明实用。

通过运用ECRS原则，对现有业务流程中问题点的研究和可行的改进方案的论证，合理地确定之间的工作接口。科学优化主要业务流程，实现“统一、协调、简化、优化、安全、高效”和规范的目的，实现流程纵向与横向无缝对接，消除不创造价值的流程和不必要的步骤，对现有业务流程进行一次重新优化。

5.以绩效评价为手段，落地系统化改进机制

建立“四级二维”目标指标体系，对企业的整体绩效评价制订了一套严格的评价改进系统，由四部分构成：即方针目标管理系统、企业标准体系、质量管理体系、职业健康安全管理体系和绩效评价考核管理系统。这几个模块各有侧重、互相兼容，互为补充，成为全方位测量企业绩效的五把尺子。通过这5个模块的运作，以管评统一为方法，收集、分析数据和信息，实现了企业对4个方面绩效的评价，这4个方面包括：顾客与市场的绩效评价；财务绩效评价；资源管理绩效评价；过程有效性绩放评价，从而从实现系统化。

建立绩效评价改进系统。绩效评价改进系统涉及所有部门、层次和所有过程，既关注企业长期战略规划进展情况绩效，也包括主要价值创造过程和关键支持过程的日常管理运作绩效。日常管理运作绩效又分为3个层次，即企业总体绩效、过程绩效和部门绩效。

企业各个层次的绩效评价改进分析机制，在各个管理领域广泛地开展绩效评价改进分析，并建立文件化的程序，推进多种统计技术在数据分析中的应用。针对绩效评价改进系统及关键绩效指标的确定结果，对绩效评价改进分析的领域和分析方法进行了策划，用于对战略规划进展情况、日常运营指标和过程绩效指标定期进行绩效分析，分析关键成功因素以及改进空间。

通过明确绩效评价改进数据的统计和分析责任，将每个关键绩效指标的责任落实到相关部门，绩效评价改进分析的责任部门通过运用各种工具和统计技术来分析和理解数据、并将分析的结论和报告输出到相关部门，实现了绩效评价改进分析结果的有效沟通和充分利用；通过与历史数据和信息的比较分析，评估发展趋势和发展速度；通过与长短期目标的对比分析，评估目标的完成程度；通过与竞争对手的数据和信息的比较分析，评估与竞争对手的差距。通过这一系列的绩效评价改进分析，实现为管理把脉，并寻找优势、劣势和改进的方向，从而为烟草商业企业的经营决策、战略调整、管理和技术创新提供了有力的支撑。

参考文献：

[1]凌成兴.贯彻发展新理念 再上卷烟新水平 努力实现烟草行业“十三五”良好开局-在2016年全国烟草工作会上的报告（摘登）[N].东方烟草报，2016-1-15 .

[2]李余江 烟草商业企业如何推进标准化《现代企业文化》，2016（5）：123-124.

[3] 王塑，张萍烟草商业企业标准化建设方法初探《新西部旬刊》，2015（18）：61-61.