做好衔接，确保文书工作与档案工作顺利进行

孙美凤

摘 要：本文首先论述了文书工作与档案工作的关系，然后重点阐明了如何抓好文书工作与档案工作的衔接问题，以期为文书与档案工作的一体化提供有益参考。

关键词：文书；档案；衔接

我在多年的档案工作实践中，深深体会到，文书工作与档案工作之间的衔接的重要性。重视和解决好这个问题，不仅有利于档案的归档、利用等工作，更能有效地促进文书工作质量的提高。文书工作质量好坏直接影响到档案管理工作的质量，只有做好文书工作中的收集、鉴定、保管、统计等工作，才能使档案门类齐全、内容丰富，才能满足广大师生及社会各方而的需求，才能使高校档案更好地为高校、为社会发展和经济建设服务。

1 文书处理与档案管理的联系

1.1 文书与档案的关系

文书与档案有着密切的内在联系。文书工作内容包括文件的接收、刊发、登记、批转、传阅、催办、督办、会议记录以及文件的收集、整理、立卷和归档等环节。文书工作的整个过程，也就是档案的形成过程。档案的标准化要从文书工作抓起，它不仅关系到机关工作效率的提高和作风的转变，同时也关系到文件材料的形成和积累，关系到档案的质量和档案工作的基础。档案工作就是在文书工作的基础上对档案进行收集、管理和提供利用的工作。二者虽有区别、又密切联系。在文书工作中，形成的历史材料，这些是文书档案的基础。而档案则是文件的精华。

1.2 文书处理与档案管理的关系

从档案的形成过程来看，文件材料和档案是同一事物的两个不同阶段，文件材料是档案的前身和源泉，档案是文件材料在一定条件下的转化形态。因此，文书工作是档案工作的前提和基础。文书部门要按照归档制度的要求，认真做好文书的立卷归档工作，档案部门则要认真按《机关档案工作条例》所规定的责任，对文书部门或业务部门的立卷归档工作，及时地进行指导和监督。

文书工作中形成大量的文件，并不是都作为档案保存的。文件和档案是不同阶段的同一事物，他们转化的条件是：文书部门在档案部门的指导下按立卷的原则和具体规定立卷后移交档案部门。文书工作的好坏直接影响着档案的质量和保存价值，档案利用的效果有赖于文书工作和档案工作的相互配合和支持，文书基础打的好，档案管理的科学，档案提供的效果就好，两者互相制约，互为因果。

文书工作人员要有维护档案材料齐全、完整意识。“文书、档案一体化”要求正确处理“文件处理”和“档案管理”的关系，加强对文挡的超前控制，由于认识活动与实践活动具有很强的连续性与继承性，因而文件与文件之间有很紧密的联系。这种联系性不仅表现在组织单位内部形成的文件之间，也表现在不同的组织单位形成的文件之间。

2 文书工作与档案工作衔接存在的问题

2.1 文件收集不完整、不齐全

从笔者多年的档案管理实际工作经验来看，档案部门每年归档文件材料不完整、不齐全的原因是有的部门对上级来文立卷归档时文件不齐全。有的文件在部门领导认为文件精神已按着领导的批示落实完毕，工作已经干了，文件就无所谓了，或者放在本部门，以后查阅起来更方便，不向档案室移交，所以有的文件在部门领导手中“搁浅”，运转就此“停滞”，有的文件传阅部门多，传阅过程中有的部门会造成文件积压或遗失现象，造成文件不齐全。还有的文书人员只将请示、批复两份材料保存，而不保存办理请示过程中形成的诸如征求意见、有关附件与说明等材料。这样被保存下来的材料不齐全、不完整材料，这样会影响了档案材料的保存价值，给高校的发展带来损失，如果严重还会造成领导和群众之间的矛盾。

2.2 文件整理不及时、不规范

在文书工作中，由于业务不熟，在文件的档号、分类、文件的顺序排列上，是否需要归档的文件，文件的期限划分出现不符合《归档文件整理规则》要求的现象。工作中，部分文书工作人员，在平时归卷或年终立卷时，不只是因缺乏档案意识，也是怕麻烦，图省事，将处理完毕的文件，仅按成文时间先后或载体规格大小来立卷，从而造成档案馆文件保管期限混乱，给电子文档的录入、数据库的建立，文件的检索及以后信息公开中的用户信息查找带来无尽的困惑。文件是一个不可分割的有机整体，只有完整、系统地保留下来，才能全面真实地反映其历史的真实面貌，工作中既不丢失也不扣留任何一份有价值的文件，也不把没有保存价值的材料作为档案来保存，而且要做到及时收集、及时整理，以此保证文件形成的系统、齐全、完整。

3 如何利用二者之间的关系，做好文书工作与档案工作的衔接

3.1 实行部门立卷是抓好街接的保证

国家教委《普通高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校实行文件材料形成部门，课题组立卷的制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校档案部门移交”。 实行部门立卷是抓好二者衔接的重要保证。立卷是文书工作的结束，也是档案工作的开始。文书工作没有一个很好的终结，档案工作就不可能有一个很好的开端。有的部门认为立卷是为了保管和利用档案，都是档案室的事，就把工作推给学校专职档案人员。其实部门立卷有利于材料有收集系统和完整。因为部门最熟悉本部门的业务，掌握公文的事情去脉，对材料的现实价值和历史价值也有较深的了解。具体到每份材料的取舍，以及保管期限的划分。部门最有发言权。所以由本部门立卷，能更好地反映本部门工作的内在联系和历史面貌，这不仅有利于衔接文书工作与档案工作，还有利于促进档案工作的顺利开展。

3.2 要强化“文档一体化”管理

文档一体化的实质是将各部门相对分散的文件与档案统一为一个有机的整体进行管理，也就是利用计算机技术和网络技术进行规范化、标准化管理，实行前编控制和全程管理，才能适应信息时代的要求。这不仅能够加强档案部门对文件管理的超前控制，保证归档的质量，而且能够实现文档数据的一次输入，多次利用，既能提高工作效率，又能节约人力、物力、和财力，减少重复劳动，避免归档材料不齐全。文档一体化管理使得文件的生成和管理更加快捷方便，它具有存储量更大、运用灵活、节省时间、快速检索等特点。

文档一体化管理，使电子文件与电子档案之间的关系更加密切，把二者放在一个综合的管理系统中，统一组织和控制整个文件生命周期的全过程。文件管理直接关系到档案管理的存在和发展，只有文件管理做到标准化、规范化，档案管理才能够顺利地展开。如果文件管理杂乱不堪，无章可循，会直接影响档案管理的综合质量，这也会影响综合管理信息系统整体功能的效用。

3.3 办公现代化对档案管理的新要求

社会信息化使信息化理念深入文书与档案领域，为文档一体化提供了技术支持和网络环境.随着办公现代化的逐步发展，文书处理的现代化对档案管理也提出了新的挑战，档案管理人员应不断充实自身，通过加强业务培训和自我进取等方式的提高业务能力，深入系统地掌握档案学知识和技能，特别是掌握现代信息管理知识和计算机应用技能，努力成为掌握现代化档案管理知识的复合型人才。这样，才能做到一次输入，多次输出，并可随机生成各类目录，多层次检索，为高校信息公开中的查询利用提供检索途径，为设计合理的电子文件整理和管理方法打下基础。因此，文书工作者和档案工作者的意识都应有一个新的飞跃，按照新的标准和要求做好基础工作，档案管理工作应紧紧跟上办公现代化发展的步伐，积极为档案的现代化管理创造良好的条件。

参考文献

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[2]姚志强.文档一体化必须澄清的三个理论问题[J].浙江档案，2004，11.

[3]李树泉.浅谈文书工作与档案工作的内在联系[J].机电兵船档案，2010，（4）.endprint