人才市场档案信息化管理探讨

高芳

【摘 要】随着档案管理发展，人才市场需要实现人事档案网上查询、登记、查阅等功能，这就需要人才市场不断推进规范化、专业化、信息化的档案管理。本文分析了人才市场档案信息化管理意义，并探讨了提高人才市场档案信息化管理水平的措施。

【关键词】人才市场；档案；信息化管理

一、人才市场档案信息化管理意义

1、随着人才市场不断发展壮大，人才市场的“人事档案”管理渐渐成为人才市场工作的基础和前提，它直接关系到人才市场是否可以合理高效地发挥人才资源配置的作用。人才市场管理的人事档案不是一个单位、一个组织或者一个团体的人事档案材料，而是众多人才的档案材料的总和。大中专毕业生中众多人才的一类，也是需要进行档案管理的主流。不论从大中专生的地域分布、年龄结构、智力构成，还是从他们的学历信息、成长经历等方面来看，其相关档案材料很庞大和复杂，海量的数据需要信息化的管理。近年来，我们在县政府的大力支持下，从无到有，由弱变强，一步步茁壮成长，健全完善。截至目前，人才市场共代理国家统招毕业生达3800余人，其中：研究生：81人，本科883人，专科3839人，中专2374；截止目前，中心党支部共接收中共正式党员、中共预备党员273人，预备党员在预备期满时，要求提供转正申请、思想汇报以及相关证明材料，通过人社局党支部会议进行如期转正。随着人数的增长和档案内容的丰富，档案信息化的重要性更加凸显出来。

2、随着人才市场的激烈竞争，在自身服务不断提高的过程中，人事档案将不仅仅停留在文字材料的水平上，将各种类型的文件存储在人事档案中会相当普遍。未来社会人才竞争会越来越激烈，大中专毕业生要在激烈的竞争中脱颖而出，一份出色的档案是必不可少的，人才市场要为大中专毕业生提高更高的档案管理服务，就要帮助他们实现档案的优化。所以未来人才市场的人事档案不仅要有必要的文字材料，而且还可以包括各种多媒体文件。比如本人的照片、原声录音、绘画作品、网页作品，甚至是一段演讲、一个节目、一次会议的录像等。凡是能起到丰满入档人形象，完善入档人品质、才智的资料，都可以数字化到人才市场的人事档案中，便于用人机构和单位全面了解大中专毕业人才。

3、从大中专毕业生需要进行的人事档案管理内容和档案项目来看，庞大的内容信息也需要实现信息化。大中专毕业生人事档案管理内容包括：（1）保存人事档案材料，负责收集、整理、归档；（2）保留全民干部身份，负责干部统计、工龄计算、档案工资调整等；（3）保存流动人员专业技术职称及有关材料；（4）按规定向有关单位提供使用或转递存档人员的档案材料；（5）负责为保留干部身份的存档人员出具有关证明材料。

流动人员人事档案项目包括：（1）党、团员登记表，入党、团志愿书；（2）干部履历表、登记表、合同书；（3）大中专学校招生考试登记表、学生登记表、毕业生登记表、成绩单，学历、学位证明书；（4）干部任免呈报表，晋升专业技术职务（职称）、学位审批表，出国（境）人员审查表，调整工资、工资级别、辞职、辞退审批（登记）材料等；（5）组织鉴定、考核（察）材料等；（6）奖励处分决定；（7）干部行政关系、工资关系介绍信；（8）其他应归档可供参考的材料。

二、档案管理信息化的特点

1、信息存取的自动化。现代化信息技术在档案管理中的运用，能使得电子文件的生成和数字化档案信息都可以通过相应技术实现自动化，大大提高管理效率。

2、资源开发的智能化。档案信息化条件下的档案管理工作，由于电脑取代了传统档案工作中的大部分体力劳动和一部分简单的、重复性的脑力劳动，就使得档案工作者有条件有精力将自己的劳动集中于档案信息资源的深层次开发上。档案信息资源的深层次开发即是智能型开发，它所提供的是系统加工的精炼信息，基本上能满足不同层次、不同角度的利用需求。

3、信息利用的共享化。世界已经进入网络时代，因特网的普及就是显著的标志，计算机网络在信息获取、传递方面的意义在于人们可以摆脱时空障碍，方便、快捷地满足信息需求，为此，档案网站、数字档案馆应运而生。当它们不断增多并达到普及时，档案信息资源共享才可以得以实现。

三、人才市场档案信息化管理

（一）提高档案管理信息化人员的素质

在这个信息时代，由纸质档案管理向电子档案管理是时代发展的需求，也是对档案管理人员的更高要求，档案管理人员需要根据电子档案的需求进行系统的学习和运用，转变原有的管理模式。在由纸质档案管理向电子档案管理的过程中，对于出现的一系列问题，应及时灵活的应对，以达到电子档案管理的最终目的，因此，必须努力提高档案管理人员的专业技能。首先，要努力培养网络服务所需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。将档案管理人员培训成为既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术的人才。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，技术与管理两者兼具，使培训更具有实效性，最终使得人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。其次，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维，在此基础上，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量。

（二）通过硬件建设，营造优良的服务环境

为了使硬件设施更好地服务于社会人才档案管理工作，一是建立动态管理数据库。我们及时、准确地对报到的各类毕业生进行分类、分析、贮存，输入微机管理，将收到的供求信息按学历、专业、层次等进行分类汇总，根据不同的需求，提供不同的信息服务。二是要建立自主开发制作的电子影像档案，并在此基础上，进一步完善数字化影像档案，做好重点代理单位托管档案人员的档案和新增档案材料的数字化加工工作，使这些重点代理单位可以通过登陆“人才公共服务网”实现电子影像档案远程查询利用。三是建立业务办理流程公开宣传栏，将档案管理部的所有业务办理流程上墙公示和网络公示，从而使政务公开得到具体落实，增强社会人才档案管理工作的透明度，从而把“争先创优”活动与党风廉政建设有机结合起来，确保廉洁公正。

（三）与时俱进，更新手段，创新管理机制

1、分类归档管理

将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2、信息化管理

建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3、建立信息资源库

通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

参考文献：

[1]李彩霞.人才市场人事档案的信息化管理[J].山西档案，2009年z1期.

[2]卢晓洁，胡峰.流动人员人事档案管理问题与对策研究[J].法制与经济（中旬刊），2014年2期.