浅谈信息时代高校档案管理服务模式创新

易朝晖

【摘要】 在科学技术不断发展的信息化时代背景下，档案工作已经不能再适用于传统的管理服务模式，对档案管理服务模式进行创新势在必行。怎样对高校档案管理服务模式进行创新以使档案管理工作适应时代发展，实现服务理念向“以人为本”转变成为当前工作的重中之重。本文阐述了信息时代高校档案管理服务的一些特征，指出对高校档案管理服务模式进行创新的必要性，进而提出创新高校档案管理服务模式的对策，以期为高校档案工作作出贡献。

【关键词】 信息时代 高校档案 管理服务模式

随着以电子信息技术为代表的科学技术逐渐深入至千家万户，人们不断适应着科学技术带来的改变，也享受着它所带来的便捷，不断发展的信息化手段使人们受益良多。其中，作为社会主义文化建设的重要组成部分，高校档案管理服务工作也受到了信息技术的重大影响。为了充分发挥档案资料在教育教学中的作用，保障高校教学、行政工作的有效推进，高校档案管理人员必须快速、准确地提供档案资料，树立“以人为本”的服务理念，端正工作态度。因此档案管理工作紧跟时代步伐、创新服务模式就成为一项重要课题。

一、信息时代高校档案管理服务特征

科技的不断发展以及高等院校管理体制改革进程的深入使得高校管理者开始意识到档案管理工作的重要性。因此诸多高等院校在进行机构改革时，将高校档案管理服务单位从校办或者其他单位分离开来，成为独立部门，并升格成为校级直属部门，职能方面也从被动执行学校有关档案管理的决策转变为主动进行档案管理决策，这种转变对于高等院校的档案管理服务工作的变革具有积极意义。高校档案管理服务工作的地位转变之后，必须要更加注重高校的发展方向，掌握具有前瞻性的信息资料，高效稳定地为学校各项工作服务。现今，独立出来的高校档案管理服务部门在档案开发、资源采集等多方面正不断创新，尤其是以电子信息技术为代表的信息时代的到来为档案工作创造了一个良好的氛围，使高校档案管理服务工作呈现出新的特點。

1、高校档案形式电子化

传统高校档案一般采用的是单一的纸质馆藏形式，纸张是信息传递和交流的最主要媒介。但是，随着社会电子化工作方式的出现及其推广进程的加快，电子档案逐步产生，高校在进行档案管理时也逐步减少了纸质馆藏方式，电子档案作业方式逐步成为主流。相对于传统的纸质档案，电子档案主要依据的是计算机处理技术，它是以计算机为载体而进行的文件管理，具有制作迅速、存储便捷、不易丢失等特点。这种电子档案以电子文件的形式归档，既可以满足高校档案的所有要求，又可以实现快速、海量存储的目的。

2、高校档案管理服务网络化

不同地区、不同层次的高校之间在办学条件、经费管理上都存在着很大的差异，各高校在计算机设备配置和档案网络管理建设等方面参差不齐。随着互联网技术的不断发展，高等院校正不同程度地进行档案网络化建设工作，将传统的档案管理服务模式网络化。一般而言，在开展档案管理服务模式创新工作时，各高校会根据自身情况以及教育教学需要将档案单位局域网与校园网连接，实现校园网与互联网之间的对接。

3、高校档案管理服务模式趋于多元化

在高等院校进行管理体制改革之前，高校档案管理服务工作者普遍存在观念陈旧的现象，在工作时往往更加注重档案资料的收集与保管，而忽视了档案资源的开发与利用，档案资源没有得到充分利用，建立在这种传统方式上的服务模式则经常表现为“闭架借阅”的低效率方式。随着高等院校管理体制改革进程的加快，档案工作者对档案资源的重视程度得到大大提高，档案工作者已经不再仅仅拘泥于传统的“你查我调”、“重保管轻利用”的管理服务模式，其服务模式呈现出向多元化发展的趋势。档案工作者在进行档案管理工作时，更加注重档案的开发与利用，适当地扩大了档案管理的范围，同时将智能化技术运用于档案管理，将档案管理工作与高科技手段结合起来，在进行档案服务工作时学会了主动服务，树立了“以人为本”的服务理念，多途径拓展服务途径。

二、信息时代高校档案管理服务模式创新的必要性

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，在高校管理工作中亦如是。随着高校对自身体制进行的改革，高校各项工作开展过程中出现了诸多变化，教育教学、行政管理方面的新模式层出不穷，对高校档案管理服务模式进行创新也成为重要的改革内容之一。

1、创新高校档案管理服务模式是增强档案管理单位服务能力的客观需要

随着高校自身体制改革工作的不断推进，各种新模式、新事物应运而生，相应地也出现了很多新问题、新动向，需要人们运用新方法来改进管理工作，这就给高校档案管理服务的创新提供了契机。由于档案资料的利用主体不断增加，对高校档案管理服务模式的要求随之提高，面对不断提高的要求，传统的档案管理服务模式与理念已不能很好地适应时代需要，这就要求档案管理服务必须紧跟时代发展，创新档案管理服务模式。

2、创新档案管理服务模式是改善档案管理服务手段的发展需要

在传统高校档案管理工作中，其管理服务手段以“手工检索与查阅”为主，这大大降低了档案管理工作的效率，低效率的工作方式已不能适应时代发展的需要。为了紧跟时代，档案管理向网络化著录与检索的方向发展成为不可避免的趋势，这是时代发展赋予档案管理工作的发展需要，同时也是进行高校档案管理服务模式创新的途径之一。

3、创新档案管理服务模式是实现档案管理服务方式多元化的现实需要

随着高等院校管理体制改革的推进，档案资源的管理工作受到了很大的重视，传统的“重保管轻利用”服务模式已不能适应当前的工作，高校档案管理服务模式呈现出多元化发展的趋势。传统的高校档案管理服务模式比较单一，被动式的管理模式已很难适应高效率工作的要求，远远不能满足服务方式多元化的现实需要，这就为高校档案管理服务模式的创新提供了可能。

三、信息时代创新高校档案管理服务模式的对策

当前，如何对高校档案管理服务模式进行创新以使档案管理工作适应时代发展，实现服务理念向“以人为本”转变显得尤为重要。前文中，笔者阐述了信息时代高校档案管理服务的特征及档案管理服务模式进行创新的必要性，现就此提出创新高校档案管理服务模式的对策。

1、信息时代大力提高高校档案管理人员的综合素质

要想对高校档案管理服务模式进行创新，第一，必须提高高校档案管理服务人员的素质。档案管理人员自身素质的好坏决定了其创新精神的强弱。为了提高档案管理服务人员的素质，笔者认为档案管理服务人员必须在思想上及时更新服务理念，积极地“走出去”，树立竞争意思，提高自己的思想觉悟，最终为高校教书育人工作做贡献。第二，必须增强档案管理服务人员的业务技能。在现今时代，高校在培养档案管理人才时，要不断培养人才的业务技能，使他们在应用信息技术、网络技术以及多媒体技术等方面得心应手，这样才能造就出一支具有创新精神的档案管理服务队伍。

2、信息时代积极创新高校档案管理服务内容

高校档案工作人员不能只是对档案进行简单收集，更要积极发挥主观能动性，健全与完善高校档案管理服务内容，将其推向更高层次发展。随着高校档案管理服务工作逐渐走上轨道，全面的档案信息管理和档案信息服务方向即将成为主流。由于高校档案最重要的一个价值就是被档案使用主体使用，因此在对高校档案管理服务内容进行创新时必须紧抓“利用”这一关键问题，加大档案编研的工作力度，把相关的信息数据变成有益于教育教学或者行政管理的编研成果，争取最大的效益。

3、信息时代勇于创新高校档案管理服务方式

高校档案管理服务人员在服务时必须转变服务方式，由被动服务转变为主动服务。信息时代的高校档案单位不仅需要立足当下，更要面向未来。在管理体制方面要求建立一套便捷迅速、灵活科学的管理体制，在服务方式方面要求档案工作人员服务方式多元化与高效化。对于档案管理人员，则要求其具有强烈的参与意识，重视档案管理工作，积极参与档案管理一线活动，熟悉相关档案管理流程，明了教职工与学生对档案的利用，加強与其他档案馆的交流活动，搞好档案资源合理配置以及资源共享工作；而对于档案服务人员则要求其对档案利用主体提供积极、主动、热情的服务。

4、信息时代大力创新高校档案管理服务手段

作为信息时代高校档案管理服务模式创新的重要一环，对高校档案管理服务手段的创新不可忽视。在档案管理手段方面，要求积极由传统的手工管理手段转变为现代化管理手段。具体而言，高校档案单位必须大力推进档案信息化建设进程，将高科技应用到档案管理中，从而逐渐形成以现代化管理手段为主，传统的手工管理手段为辅的档案管理手段；在档案服务手段方面，则要求大力建设数字化档案馆以应对档案利用主体数量的不断增多，这也是现今信息时代的发展趋势。针对高校档案工作人员而言，就要积极运用网络技术和计算机技术对档案中的各种数据包括图片、文字等进行处理，实现表现形式的多元化。这样的数字化档案馆不仅可以实现海量存储，更可以使档案利用主体不受地域限制自由利用档案资料，从而实现资料利用的最大化。

四、结语

信息时代，不断发展的信息化手段使人类受益良多。作为社会主义文化建设的重要组成部分，高校档案管理服务工作也受益颇多。为了发挥档案资料在教育教学中的作用，更为了保障高校教学、行政工作的有效进行，高校档案管理工作必须紧跟时代步伐、创新服务模式。

【参考文献】

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[3] 李剑虹：谈对高校档案利用服务能力提升的对策[J].科技视界，2012（18）.

[4] 赵黎霞：创新高校档案服务机制研究[J].人力资源管理，2011（7）.

（责任编辑：刘冰冰）