出国人员档案的特点及其管理对策

黄罡祺

摘 要：随着社会主义市场经济的不断完善与发展，人民生活水平的不断提高，出国留学、旅游的需求也日益增多。因此，对出国人员档案的建立和管理成为重要的工作内容。一方面是为了维护国家安全，另一方面也是保障我国公民所享有的出入境权力，公安机关开始加强对出国人员档案的审查和记录，并对其进行有效的管理。基于此，本文将对出国人员档案的特点进行简要的介绍和分析，并提出相应的对出国人员档案的管理对策。

关键词：出国人员档案；特点；管理对策

前言：近年来，我国人民在享受到改革开放成果的同时，因私人原因向有关部门提出的出国申请也越来越多，如对财产的继承、对学历的要求或者对工作的需要都成为人们办理出国手续的原因。实施对出国人员有效的管理对策可以在很大程度上提高我国对外交流服务的质量和水平，并且会促使出国人员档案形成特有的规律，便于监管。

一. 浅析我国出国人员档案所呈现出来的特点

（一）我国建立出国人员档案的发展现状

所谓的出国人员档案，就是指在对出国人员进行登记、审核和批准的过程中所形成的文字材料、图标材料或者声像材料等等，这些材料具有重要的保存价值，可以作为日后对出国人员档案管理的依据。对于出国人员的信息审核通常有着极为严格的要求，对其身体的健康状况、学历背景以及社会经历都需要审查，必须满足全部的条件才能够在相关部门办理出国手续。公安机关在对出国人员档案的建立和管理中扮演着至关重要的角色，对出国人员的信息资料进行收集、审核，一旦发现任何不满足条件的情况通常都会驳回。尽管我国对于出国人员档案的管理有着严格的规章制度，但由于人民生活水平的不断提高，出国人口数量也发生了明显的增长。面对这样的形势，公安机关和相关审批部门对出国人员档案的管理还存在着诸多的漏洞，使得很多不符合条件的人员通过各种手段成功办理出国手续，无论是对我国的国际形象还是法律权威都产生了一定影响，所以当务之急是要加强对出国人员档案的管理，建立系统且严密的管理制度。

（二）我国出国人员档案的特点

就目前来看，我国社会主义市场经济水平的不断提高并没有真正解决我国严峻的就业问题，反而由于高等院校的扩招政策，致使在社会的待业人员数量与日俱增。因此，有不少本科生或者高中生都选择出国留学以增加回国之后的就业机会，出国留学人口在出国人员中的比重也呈现出居高不下的趋势。另外，生活水平的提高，使不少人选择出国旅游开阔自己的视野、增长见识。当然也有出國务工的人员，他们出国的目的是为了获得更多的就业机会，用相对较高的收益来改善家庭的生活水平。面对不同的群体和对象，公安机关对于出国人员档案的建立和管理必须要以事实为依据，了解其特点，保证出国人员档案的信息填写真实可靠。

（三）出国人员档案具有完整性的特点

出国人员在向有关部门提出出国申请的同时，必须要将自己姓名、出生年月、性别、民族、政治面貌、受教育经历、工作经历、社会经验、家庭成员、联系方式、家庭住址、身体健康状况进行完整的填写，不得出现任何一处的遗漏。相关部门在审核的过程中，一旦发现有哪一栏没有填写，办理出国手续的人员就必须立即进行补充，必须要保证出国人员档案的完整性。

（1）出国人员档案具有真实性的特点

出国人员档案在准备和补充的过程中必须保证其真实性，申请人在对资料填写时要以事实作为依据，不得凭空捏造，必须要出示有效的身份证复印件和户口本复印件，如有其他需要，也要将相关复印件提供给公安机关及审批部门。申请人一定要严格按照规章制度和要求填写、准备材料，而相关部门也要做好审核工作，一旦发现申请人的档案资料与事实不符则必须立即驳回，并对其造假的原因进行详细的调查。

（2）出国人员档案具有保密性的特点

申请人在填写出国人员档案资料中通常会涉及到个人的详细信息和隐私问题，公安机关及相关部门必须要做好对出国人员档案的保密工作，不得随意将其个人信息泄露，也不得擅自取用。如果发现档案中存在哪些问题，要告知申请人，不得由他人转告，因为在交涉的过程中很有可能会将申请人的个人信息泄露，对申请人的身心带来不可预知的影响和危害，甚至有可能威胁到申请人的人身和财产安全。因此，公安机关和相关部门的工作人员必须要遵守职业道德和相关的法律规定，对出国申请人员的个人信息给予保护，做好保密工作。

二. 浅析对我国出国人员档案实施的有效管理对策

（一）加强公安机关及相关部门的领导，增强对出国人员档案管理的意识

对于出国人员档案的建立必须要遵循统一的原则进行管理，要建立健全出国人员档案管理系统，对于所采集到的资料放在统一的数据库中。公安机关和相关部门的工作人员要对出国人员档案加强管理、严格审核，发现问题要及时通知申请人，配合他们做好资料的修改和准备工作。对出国人员档案一定要有一个统一的标准，不能因人而异或者徇私舞弊。做到统一安排、要求以及验收，确保出国人员档案的完整性、真实性和保密性。另外，要增强工作人员的档案意识，通过定期的培训或者召开会议提高他们对于做好出国人员档案管理的重要性，并要他们掌握归档的内容和方法，在申请人提出疑问时给出明确而笃定的回答，同时也能够从根本上提高其工作效率。

（二）必须要建立严格的出国人员档案管理制度

如果没有严格的规章制度，就无法有效约束出国人员、公安机关及相关部门工作人员的行为，也无法保证出国人员档案系统的有效建立。因此，必须要建立严格的出国人员档案管理制度，对于出国人员所需要填写和准备的资料、表格以及照片必须做出严格的规定和要求，个人资料不能被留在工作人员的手中，要在统一的地方保存。与此同时，还要对公安机关及相关部门人员进行季度或者年度的工作考核，选出优秀员工、领导干部，对大家传授自己的经验，如何提高工作效率、如何做好出国人员档案的管理，并对其进行一定的犒赏和奖励，增强各部门的工作积极性。

（三）增强对出国人员档案管理利用的主动性

对于出国人员档案的有效管理主要是为了提高工作质量和工作效率，保证出国人员的综合素质，使我国的对外服务水平能够有一个整体上的提升。建立出国人员档案的价值只有在对其进行利用的过程中才能够进行充分的体现，如果不加以利用只能是对资源造成浪费，也无法在工作的过程中对档案系统进行完善。因此，公安机关和相关部门必须要增强对出国人员档案管理利用的主动性，根据档案系统中所出现的问题进行修改和补充，并可以根据在档案中所体现的信息对本部门的工作进行调整，以确保公安机关和相关部门的工作能够不断创新和发展。

三、结束语

出国人员档案的建立和管理工作并不是一朝一夕就能够完善的，必须要经过公安机关及相关部门日积月累的努力，在工作中不断总结经验、创新方法，对出国人员档案的工作特点和内容要有一个深刻的认识。（作者单位：中国石化扬子石化公司）

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