浅谈做好企业办公室行政事务管理

赵春梅

摘 要：随着经济全球化的深入发展，办公室已成为企业综合性的管理服务机构。办公室作为行政机构的核心机构之一，担负着企业维系内外联系，保障各项事务有序运行的重要作用。其人员素质的高低和政策运行的通畅程度直接影响着企业的工作效率。为了提高企业的管理效率，就必须要建立健全企业的管理制度，加强综合协调能力；提高人员的综合素质；协调办公室人际关系；加强创新思维建设高效队伍；同时还要完善激励机制，努力营造良好的工作环境，提高工作效率。

关键词：办公室管理；制度改革；工作效率；企业向心力

企业办公室是企业处理日常行政事务的主要运行机构，在企业中具有协调内外，承上启下的重要作用，同时也是辅助企业领导进行重大决策的参谋。因此，本文结合自己的工作及现代企业的普遍现状及问题为基础，并在此基础上探讨办公室管理工作的优化及完善的途径。

一、企业办公室行政管理的职能

（一）企业办公室具有重要的协调内外关系的职能。企业办公室是企业行政管理中的中间环节，是将企业领导及不同职能部门的员工进行有效连接的重要桥梁，其最大的功能就是让公司上层的信息顺利传达给下层，将公司基层员工的需要和意见转达给上层的管理者，同时还具备统领全局的职能，可以说是企业指挥、决策及执行的有效协调部门。在这个过程中，办公室需要将办理的各类信息进行分类汇总，以确保这些信息的准确性和条理性。与此同时，办公室还必须承担对企业基层组织运行状态的监督管理工作，并将工作中出现的问题进行协调处理，确保日常事务办理的效率。

（二）办公室管理具备重要的辅助领导决策职能。作为企业的中枢机构，企业办公室肩负着辅助领导决策的重要职能。企业办公室日常行政事务中需要为领导分担工作，减轻公司领导的工作压力。一方面，由于企业办公室平时接触的人员较多，既有基层员工，又有高层管理者，在长期的积累中，企业办公室成为各阶层、各部门信息传达与反馈的重要场所。这为企业领导在筹划相应得发展方向与战略策略方面提供了基本的信息与参考。另一方面，企业办公室在日常工作中需要解决基层员工的诸多问题，比较了解员工的工作生活状态、工作需求和工作期望。因此，可以为领导的行政策划与调整提供有效的信息。

由以上可知，办公室管理的参谋性功能，主要体现在四个方面：第一，办公室需要将各种信息及时、准确且全面的提供给企业的领导，为其进行决策提供有效的信息参考；第二，办公室管理需要在各种调查研究的基础上进行，为企业的中心工作提供可靠依据；第三，办公室管理工作所起草的各种重要文件，需要准确清晰的表达领导者的真正意图，促进领导者的各种重要决策能够顺利推行；第四，办公室管理工作需要对企业中各种重大事件的处理提出针对性的建议。

（三）办公室管理具有体现企业文化功能 。企业办公室是企业文化展示的窗口，是企业文化践行的重要机构。企业管理层所制定的企业文化只有通过行政管理的手段才能实现。企业办公室不仅是企业文化的执行者，同时也是保证企业文化体现其真正意义的监督者。只有让企业内部和社会公众充分感受和认可企业文化，才能从精神层面上提高员工对企业的认可度和社会对企业的认可度，从而树立企业的效益和口碑。

（四）办公室具有“润滑剂”职能。企业办公室作为一个综合性服务机构，不仅在业务上需要对各项业务活动进行及时的衔接和准确的沟通，还必须对来访者进行友好接待，记录来访者的信息，引导来访者解决相关问题并及时反馈给相关人员。只有对办公室的职能和地位有充分的认识，才能做好工作，才能服务于基层、服务于领导、服务于企业；才能促进办公室各项工作健康有序的进行，提高企业效率，树立良好的企业形象。

二、企业办公室行政管理的特点

（一）服务性：办公室的行政管理工作是服务企业高层与基层的中间机构。因此它具备的最基本的特点，就是服务性。对于办公室的行政管理人员而言，他们每天除了要完成各种各样繁杂的工作以外，还要和企业中各阶层，各部门的人员进行沟通与协调，为其他部门或成员提供相应的服务。所以，从这些地方我们也不难看出，行政管理部门实质上就是一个服务部门，它主要体现在以下几方面：首先，为领导服务。办公室行政管理的主要工作，就是做领导的助手，帮助领导完成工作，保证工作得以顺利开展。其次，为各部门服务。除了做领导的参谋以外，办公室的行政管理部门还应该与各个部门之间保持密切联系，相互沟通、相互协调，完成份内的一切事务。最后，为员工服务。办公室的行政管理部门担负着企业的行政管理职能，所以有责任和义务为企业的所有员工创造一个良好的工作环境。出于这样的原因，办公室的行政管理部门更要尽力了解员工的日常需要，帮助企业员工解决好他们在日常工作中的实际困难，激发员工的工作热情，提高员工的工作效率，从而进一步将办公室的服务性特点落到实处。

（二）杂乱性：在日常工作中，企业的大小行政事务都需要经过办公室行政管理部门。从表面上看，办公室行政管理部门所做的似乎都是一些较为杂乱的小事，但这些杂乱、琐碎的小事却是企业各项工作得以顺利开展的基础，如果在细节上没处理好，就会直接影响到企业的工作秩序、工作效率和工作质量，久而久之必将影响企业的发展。在整体的办公室行政管理工作当中，一定要注意细节，处理好各种各样复杂的工作。因为正如前面所说，行政管理工作在各个部门之间起到相互连接、相互沟通的重要作用，在每一个环节上都应该认真仔细，防止失误。

（三）困难性：对于办公室的行政管理而言，其任务多、时间紧、目标不明确的特点，决定了办公室行政工作实施困难性。所以，工作具有困难性，这一特点主要体现在以下三个方面：

第一：职责范围广。办公室作为企业的管理中心，具有统领全局，综合性强的特点。办公室的管理工作涉及到企业工作的方方面面，上至安排领导的会议，下至购发办公用品、乃至打扫环境卫生、浇花除草，所有的事务几乎都是办公室来完成的。为了让工作顺利进行，不论是在服务领导方面还是服务基层员工方面，都要做足充分的考虑，不能懈怠，稍有不慎，将直接影响到企业的整体工作。第二：协调沟通。企业办公室具有信息沟通、协调关系的管理职能。对内，办公室的行政管理人员既要处理好上下级之间的关系，还要处理好同级之间的关系。对内要对企业出现的各种问题进行妥善处理，增加企业的向心力，对外要处理好与相关企业之间的关系，树立企业的良好形象。第三：应变能力要求高。办公室的行政管理工作范围广，种类多，基础性强。这些特性决定了办公室行政工作，随机事件多，可预见性弱，任务刚性强，不论存在多少困难，时间多么紧迫，各种任务都必须保证按时完成，且不出差错，令对方满意。endprint

三、企业办公室行政管理的问题

企业办公室作为企业行政管理的核心部门，其工作内容最主要的特点就是繁、杂。因此，在日常工作中会出现各式各样的问题：

第一，企业办公室共同存在的第一个问题就是管理者的能力与素质问题。尽管企业办公室管理人员都具有一定专业背景，并且经过了培训，但很多人依旧存在着工作责任心不强和综合素质有待提高的问题。主要表现在以自我为中心、服务意识差，不能依据企业的整体情况实施具体的工作策略，无法为领导提供可行的建议、无法为企业员工提供有效的服务。 第二，企业办公室工作人员所处理的信息繁多，工作压力较大，人员流动性过高，缺乏积极性。通常办公室工作人员每天都要对各种繁杂的信息进行分类总结和归类，并且需要花费相当多的精力和时间跟进项目。如果对相关的事务处理不佳，一方面可能会受到领导的责怪，另一方面也可能会受到企业员工的误解，导致心理压力大、作积极性降低，加速办公室工作人员的流动性，提高办公室工作的时间成本，降低工作效率。 第三，企业办公室的协调组织能力效率偏低。虽然目前每个企业都已经建立了包括薪酬、人事和现代企业文化等方面的各种管理制度，但是在具体的管理工作中，经常会遇到制度落实和具体事务之间存在冲突的问题。很多企业的办公室管理人员都无法科学高效地协调好所出现的具体问题和冲突，需要通过各种复杂的程序才能解决问题，效率低下。总之，企业办公室的管理者、普通员工，作为企业制度执行者，在组织协调方面总是表现的差强人意。需要我们从制度和具体的行为上不断的调整。

四、企业办公室行政管理的改良方法

（一）提高服务意识注重服务主动性。企业办公室行政管理人员是办公室日常事务的具体执行者，其工作能力与态度不仅与企业行政事务处理的效率相关，同时也是企业形象得以良好展示的关键。因此，在日常工作中不仅要加强培训，还要树立良好的服务意识，注重服务的质量。端正自己的服务态度，变被动服务为主动服务，体现行政管理的服务性特点，从而从根本上提高服务意识与服务质量。

（二）加强综合协调能力。企业办公室行政管理机构是企业各项活动的纽带，是确保政令通畅，上传下达的重要机构。企业办公室每天面临着各种突发或繁杂的工作，只有加强办公室的综合协调能力，建立权威高效，运转自如的协调机制，才能更好的确保企业计划目标和工作任务的落实。

（三）协调办公室人际关系，注重团结合作形成优秀管理团队。办公室管理工作是以人的执行与组织为主体的，因此，办公室管理工作的优化与完善也必须始终将人的需求放到第一位上。促进员工之间建立一种良好的工作关系，提升企业员工的凝聚力、向心力，加强员工思想观念的提升和工作作风的规范，为企业各项工作的开展提供保障。

（四）工作创新是核心，建设高效队伍。现代企业办公室管理的核心是为企业发展提供服务，推动企业各个部门工作可以稳定有序的落实开展。所以，从工作思路上来看，办公室管理必须不断的推陈出新，对现有的管理方式进行新的改善，挖掘不同员工的工作潜能，调动员工的工作热情与积极性。

创新是一个不断学习的过程，是在知识的积累与运用的基础上实现的，在知识经济社会，办公室人员应清醒地认识到，只有加强学习，更新认识才能更好胜任工作。我们要学习政治理论、学习办公业务、学习别人的思想和经验，以此来丰富我们的思想，改变我们的知识结构、增强我们的各项技能、提高我们的精神境界，才能真正的实现我们的创新。我们只有不断的解放思想、勤于思考、勇于实践、提高创新能力，才能建设高效的管理人员队伍，使办公室行政管理更规范更有效。

（五）激励机制是保障，提高工作效率。完善激励机制，一方面，可以推行具有弹性的薪酬管理制度与人事管理制度，为办公室员工提供有效的，实现自身价值的平台。另一方面。作为管理者，还要从不同角度与具体情况出发，以人性化的管理模式为基础，协助解决员工在实践工作中所遇到的各种难题，力求做到想员工之所想、急员工之所急，解决员工的后顾之忧，使其能够全身心地投入到日常的岗位工作当中，从而来共同营造良好和谐的工作氛围，降低人才的流动性。只有这样才能从根本上提升办公室的工作效率。

（六）提高办公室行政管理人员的素质。行政事务工作涉及面广，如不加强学习、更新知识就无法胜任工作。办公室管理人员具备高素质的管理能力，是办公室工作辅助企业领导进行企业管理的基本要求。企业要对办公室管理者的综合素质进行提升，在工作能力方面，企业要积极拓展各种有利条件，安排和组织办公室管理人员进行专业的培训，并确保办公室人员能够树立严格规范的工作态度，培养高效专业的组织能力，调动办公室人员的积极性，提高综合管理素质。在内在修养方面，要加强学习，不断提高自身素质，转变管理者的工作观念，树立为员工服务的意识，提升工作的服务质量，提高企业办公室工作的水平与质量。在理论基础与思想水平不断提升的基础上还要注重管理者的自身形象 ，做到干净整洁不邋遢懒散。

（七）建立健全办公室的管理制度。建立健全办公室的管理制度，是为了规范企业员工、提高工作效率。是以公司管理层的总体意愿和日常工作中基层员工反映的具体问题进行综合协调而制定的。并以此为依据对人事、财务、薪酬等制度进行完善和调整，从根本上确立办公室行政工作的合理参照，使办公室工作做到有制度可依，有制度可循。只有建立健全办公室的管理制度，才能杜绝办公室腐败，使办公室的管理更加透明。

五、结束语

企业办公室管理作用能否有效发挥，需要每个工作人员从一件件看似平凡的“小事”做起，“聚沙成塔、积腋成裘”，形成群体的巨大功能。办公室工作无小事，制发一个档案，起草一个讲话，安排一次会议，打一个电话，都可以凝聚人心，构建和谐，提振士气，促进发展。所以在现有的市场环境下，只有将管理工作的水平提高，做好办公室的管理工作，才能更好的维持企业内部管理的整体质量，推进企业各项管理及业务活动的有序开展。

随着现代化企业的发展需求，以及企业管理制度的创新，企业办公室管理工作，面临着前所未有的挑战。要提高企业核心竞争力，实现企业的发展目标，就需要不断解放思想，开拓创新，推动企业办公室管理工作的健康发展，开创企业高效发展的新局面。

参考文献：

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[2]李陶.浅谈新形势下如何做好办公室管理工作[J].2012.8

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