高校档案信息化管理的现状及对策分析

黄凯

[摘 要] 当前我国高校数量和规模不断扩大，由此引起档案信息量不断上升，而档案信息管理方式也越来越呈现出多样化、信息化。高校信息管理的重要内容就是学校的档案信息化管理，本文就高校的档案管理如何进行信息化管理来分析高校档案信息化管理的现状和解决问题的对策。

[关键词] 高校；档案；信息化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 027

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0043- 02

随着经济的发展，信息技术发展速度越来越快，在信息时代，任何单位都在不断摸索和改进自身的信息管理方法，高校也不例外，传统的管理已无法满足时代的需求，加强档案信息化管理越发重要。档案信息工作涉及到的范围广、部门多，高校档案信息，见证了学校的历史发展过程，为学校今天学校的发展成就做出了不可磨灭的贡献。强化档案信息的管理，能为高校的各项工作提供更便捷、高效的服务，它是高校的重要工作和任务之一。

1 高校档案信息化管理的必要性

1.1 信息时代的客观存在

高校的档案信息化管理有利于对多种信息的开发和利用，如大多数的科研人士希望自身能在高校的档案信息资源中借鉴、参考一些科研成果。在当今信息共享的时代里，高校的档案信息化管理是十分有必要的，甚至是当务之急的任务。通过对馆内的档案的内容、结构、类别进行统计和利用，以此建立一个具体可行的档案管理的方案，以期推进信息化时代的档案管理服务。

1.2 高能教育的改革与发展

近年来，高校招生尤其是招优质生源竞争激烈，一些高校通过自身的教育改革来争取竞争优势，面对高校的大幅度的改革，为了优化高校资源，提高教学质量，优化教学系统，使得档案管理任务加重、难度增加。档案信息化的管理纸质档案需变为电子档案，这是电子档案的易存性和方便性，在一定的程度上，减轻了档案的管理难度，加强了其管理水平和管理能力，进而更好地适应高等教育的改革和发展进度。

1.3 计算机技术发展趋势

计算机技术发展迅猛，为高校的档案管理任务带来了前所未有的严峻挑战。首先对传统档案管理方法的存在具有挑战性，如今的大量师生对信息资源的需求量增加，这对高校的档案借阅利用频率大大增加，因此，必须进行信息化、网络化的档案管理。此外，计算机技术的发展对信息资源的安全性提出了很大的挑战，档案信息化的系统管理建设成为时代的必然性，比如开发、研究新的适合防护档案信息管理的系统软件。

2 高校档案信息化管理的现状

2.1 档案管理人员综合素质不高

高校的档案部门的工作人员队伍存在年龄偏大，女性居多，专业知识和专业技能比较薄弱，管理队伍素质不高的问题。最近几年，由于高校大量扩招学生，使得档案的工作量激增，外加现在的档案都是信息化管理，面对这样工作量大、难度系数增加、机械操作重复性增大的工作情况，高校的档案管理人员的工作质量却没有提高，依然用传统工作方式来对待。档案管理工作应该与时俱进，管理人员的综合素质也有待提高，促进档案信息的发展进程，根据时代的要求来改造自己，以便适应这个时代的社会。

2.2 对档案管理的重要性认识不足

高校的档案管理人员和高校领导，对现代档案信息化管理缺乏认识、缺乏重视和观念落后。有些档案管理人员对现代的档案信息化管理方式没有很大的兴趣，习惯传统的手工档案管理模式，缺乏档案信息开发利用的认知。对于这些人来说，档案的管理是首先对其剪裁，然后装订，最后归入档案，除此之外就是不要泄密、不要丢失就好。对于领导来说，对待档案的观念有点滞后，进而对员工的工作要求也就相对不高，投入不足，致使高校的档案信息没有得到进步。根据现今的档案管理的发展，高校的这些为档案工作的人员要和领导必须改变自身的思想观念，引起对档案管理的重视，以此提高高校事业的发展水平。

2.3 管理制度体系仍不够完善

很多高校的档案信息管理制度依然是针对传统的档案管理模式而制定的，已不适合现代信息化的档案管理方式，缺少对电子信息档案的使用，片面性地认为电子信息档案有安全隐患性。高校的信息化档案建设都是由高校自身承担，各校的经济能力各不相同，每个高校的档案管理都是按自身的经济情况和技术水平来选择自身的硬件设施与软件系统的，这样便形成一个标准不一、各自发展的道路。由于高校的电子档案数据信息标准不一样、内容不太规范、结构也不同，致使网络连接和信息资源的共享时具有障碍性。

3 高校档案信息化管理的对策

3.1 加强档案信息化的重视

档案工作的重要特点之一就是服务性，高校应该从一开始树立正确的服务态度，做到为高校师生提供及时有效的全面服务。高校历史和高校历史馆是高校档案馆管理的主要任务之一，要客观、全面、准确、真实地记载高校的创业史、奋斗史和发展史。比如建立一个校史编纂的办公室，设置专职教工集中办公，而校史的出版也为高校的档案信息建设充实了内容，以此展现本学院的内涵和精神，进而得到校领导的进一步重视，得到师生的肯定。通过对档案馆的建设，省市档案馆的检查和验收，使得领导重视并且分配资源来进一步完善档案的信息化建设，为高校的档案馆的信息化建设奠定基础，进而推动高校的档案信息化建设的发展。

3.2 提高档案管理人员的素质

档案的工作除了服务性强之外，再就是专业性，要求从事档案信息工作的人员具有相应的档案学理论知识和专业技能。当然除此之外，还有这些工作人员要不断更新自己的档案专业知识，与时俱进，因为当今是信息化变换的年代。处理这些最基本的要求之外，进行档案建设的工作人员还要加强自身的专业技能训练，不断提高对档案的工作能力，学会利用新知识、新技术来解决和指导在档案管理过程中出现的问题，最终提高高校档案信息化建设的质量。

提供资金和时间支持，为档案管理人员进行专业的培训。每年固定的时间段为兼职档案管理人员进行培训，使其更新档案管理观念，以及熟练档案的收集工作、建档工作、归档工作等环节工作。高校也可以组织这些管理人员定期开会，交流自己对档案管理的经验和心得体会，不断提高档案管理人员的整体水平。做到专业化、高效率，为师生提供便捷、全面、有效的服务。

3.3 加大档案信息化建设的投入

高校的数字化建设的其中之一任务就是对档案的信息化建设，要求在建设纸质档案的同时建设电子文件子档案，通过建设高校的校园网和电子档案系统，来实现信息文件的自动归档。另外，管理部门实现无纸化办公方法的前提下，档案工作应争取每一份纸质档案都有匹配的电子文件，实现高校的数字化档案贮存、信息化的档案管理和网络化的档案享用，全面促进档案信息化管理的现代化的发展。

要实现这样网络化、信息化、电子的档案管理模式，高校必须为档案工作人员提供相应的技能培训课，挖掘工作人员对档案管理的潜能，使其紧跟信息时代的发展脚步，在做好日常工作的基础上，发挥其主观的能动性，提高档案的利用率和更新率。让高校档案管理工作实现数字化的管理，实现规范化、科学化以及制度化的档案管理。

3.4 完善档案信息化管理的制度

随着网络日益的发展，出现的问题也不断地上升，这为高校网络化的信息管理也带来了风险。所以，高校在建设档案管理的工作时必须树立档案管理的安全性意识和加强安全防范措施，以此确保高校的档案信息安全。档案管理人员在提高自身的业务水平的同时，还要做好档案管理的安全工作，做好数据备份，系统安全防御，抵御来自网上的黑客攻击和病毒侵害，保障档案信息数据的安全，这一系列的安全和技术问题要求高校必须加强档案信息化管理的安全性工作。

高校应该根据相关法律法规和一些先进经验形成自己的一套档案管理规章制度和管理模式。此外，还应建设健全的信息防御软件系统，如最基本的防毒软件、防火墙软件、数据加密技术等等。平时多注意工作细节，防止涉及泄密的信息泄密。现在网络技术的不断发展和提高，对此，高校应该加强安全意识，不断探索、研究新的技术规范，制定新的规章制度和标准化操作程序，来维护档案的安全。

总之，在信息技术日新月异和高速发展的当今时代，高校的档案信息是学校历史发展的见证和原始记载，档案信息化的建设是时代发展的必然趋势。为此，高校要认识到建设档案信息化的紧迫性和必然性，要认真对待档案的系统性和复杂性，主动为档案管理创造优质的环境和条件，采取强有力的措施来推进档案信息管理的建设进程，与时俱进，紧随时代的发展潮流，只有这样才能推进我国档案事业的发展。

主要参考文献

[1]张秋梅.高校档案信息化管理浅谈[J].商业经济，2014，55（1）：94.

[2]刘燕.高校档案信息化管理探讨[J].现代情报，2012，32（6）：164.

[3]王晓琴.论高校档案信息化管理[J].山西煤炭管理干部学院学报，2012，25（2）：210.