浅论城市建设档案管理信息化建设

玛丽亚·谢力甫

[摘 要] 随着城市建设的发展，城建档案也越积越多。在信息社会，要提高城建档案的管理效率和利用率，势必要加强城市建设档案管理的信息化建设。城市建设档案管理信息化是提升城建档案质量，加强其服务功能的重要途径。本文结合城市建设档案管理信息化的现状，谈一谈如何做好城建档案管理的信息化建设。

[关键词] 城建；档案；管理；信息化；建设；途径

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）15- 0108- 01

当前，有部分城市在档案管理工作中，依然采用传统的纸质保存的管理方式，与信息化档案管理模式相比，这种方法具有很大的劣势，如占用空间较大、调阅的过程中耗时费力等。当前，加快城市建设档案管理的信息化建设，提高城建档案管理信息化水平是大势所趋。因此，应该积极采用较先进的计算机软件及设备，将档案进行电子化保存，加强档案信息化管理。只有这样，才能提高城建档案的管理效率，才能进一步发挥城建档案对城市的建设和发展管理的积极作用。

1 城建档案管理信息化建设必须遵循的基本原则

在城市建设档案信息化的过程中难免会遇到这样那样的问题，需要工作人员以基本原则为依据，随机应变，做好城建档案信息化建设工作。城建档案信息化建设必须遵循的基本原则有以下两点：

首先，必须遵循安全性原则。城市建设档案属于国家机密文件，倘若出现外泄情况，则有可能造成很大麻烦。因此，在城建档案信息化建设过程中，应该严格遵循安全性的原则，狠抓每一个细节，确保没有任何漏洞。在一些物态文档资料的数字化过程中，需要对档案资料拆卷扫描，放音放像等，在这一环节必须严密保护档案原件的安全性，保证其不因人为原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。同时，还要保证档案资料内容的原真性和保密性。当前，我国档案资料保密工作做得比较好，但是仍然存在不法分子通过高科技的手段和人事上的漏洞来探知资料的可能性，因此，应确保所用程序及操作人员的可靠性。

其次，要遵循标准性原则。由于城建档案信息化建设工作是一项技术性较强的工作，在具体操作中必须遵循一定的标准，很多的文件和资料、数据等都必须按照特定的处理方式来进行操作，而绝对不能按照自己的主观臆断来处理。在城建档案信息化过程中，必须考虑档案资料进行数字化操作后所得到的资料能否被识别；或者用于保存与传递这些数字资源的软件是否应用率较高；或者音频及视频档案数字化时数模转换是否符合国家或国际标准等。因此，为了处理好上述问题，在档案信息化过程中必须结合实际情况，遵循相关标准，从而保证城建档案信息化工作顺利进行。

2 城建档案信息化建设的必要途径

所谓城建档案信息化建设，主要是指城建档案管理部门积极引进现代信息技术，深入开发和广泛利用当前的信息资源，从而不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益。一般而言，进行城建档案信息化建设的必要条件有以下4点：

首先，要加快建设齐备的网络基础设施。基础设施涉及的内容比较多，其中最重要的是档案信息网络建设，它是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。档案信息网络的主要作用是进行档案信息的传输、转换和资源共享。基础设施是城市建设档案信息化建设的物质基础，也是进行城市档案资源开发和信息技术应用的基础，更是城建档案信息化程度最直接、最集中的表现，应集中力量做好网络基础设施建设。

其次，要做好城市档案信息资源的建设与开发。城建档案信息资源的开发与利用是城建档案信息化建设的核心任务，也是衡量城建档案信息化程度的重要指标。要做好城市档案信息资源的开发，一方面，应该采取多种手段充实和完善原有的信息资源数据库，并通过网络系统实现网络互连；另一方面，应该利用现有的信息技术对现有的物态档案进行电子化处理，使城建档案信息能够通过压缩、扫描等方式转化为数字信息。

其三，要构建和完善城建档案信息化建设的相关标准和规范。随着信息技术和网络技术的发展，办公自动化也取得深入发展，一方面极大提高了工作效率，另一方面也给办公室信息安全带来隐患。为了确保城建档案信息资源的安全、真实，在城建档案信息化建设的过程中必须结合建设实际情况，同步跟进相关标准和规范的建设与完善。城建档案信息化建设的相关标准和规范主要涉及电子文件归档和管理，档案信息资源的标示、描述、查询、共享及使用等方面。标准和规范的构建是规范城建档案信息化建设的制度保障，也是进行城建档案信息化建设的重要内容。

其四，要加快建设完善的应用系统。应用系统主要是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存储、传递的各种应用软件。在城建档案信息化建设过程中，应用系统是进行档案信息网络建设，做好城建档案信息资源开发与利用的技术保障。它集中体现了城建档案信息化建设的效益，对城建档案信息化建设的效率与速度有很大影响。城建档案部门在进行办公自动化、局域网建设时就应该着手开始相应的应用系统建设。

最后，要加快城建档案信息化管理的人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。城建档案管理人才的技术水平和专业素质对城建档案管理信息化建设的速度和质量有着决定性的影响。在信息化档案管理模式下，大量新技术和新设备的使用导致对人才素质的要求发生了重大变化，对复合型人才和计算机人才的要求越来越高。因此，档案部门必须对人才队伍建设给予高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理技能的专门人才队伍。

3 结 论

本文结合当前城建档案的信息化情况对信息化建设过程中应遵循的原则以及必要途径进行了论述。城建档案信息化建设是一项长期而系统的工作，应坚持统筹规划，立足于所在城市的实际情况，努力提升城建档案管理水平。

主要参考文献

[1]赵奎安.以创新服务为基础的档案信息资源开发研究[J]. 办公室业务，2013（9）.

[2]王钰，蔡羽.探讨网络环境下档案信息资源的整合[J]. 内蒙古科技与经济，2013（24）.

[3]黄浩立. 城建档案信息化建设之我见[J]. 城建档案，2011（1）.