浅谈海南省烟草公司企业层面内部控制

2014-04-29林雪松

中国经贸 2014年20期

林雪松

【摘要】本文以海南省烟草公司为例，结合海南省烟草公司内部控制管理现状，从内部控制的组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制、企业文化控制五方面，分析企业层面内部控制构建，以期促进海南省烟草公司增强内部控制建设，进而有效地防范企业经营风险，维护财产和资源的安全完整，提高经营效率和效益；并为其他公司从企业层面加强内部控制建设提供借鉴。

【关键词】海南省烟草公司；内部控制；风险

企业层面内部控制是和内部环境、信息沟通、风险评估及内部监督直接相关的控制，对企业内部控制目标的实现具有非常重要的影响。本文将围绕与内部环境直接相关的组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制和企业文化控制5项内容，针对如何建立海南省烟草公司的企业层面内部控制提出构想，以期促进海南省烟草公司利用内控制度，提高财务信息质量，提升财务报告的有效性，有效地防范企业经营风险，维护财产和资源的安全完整，促进企业提高经营效率和效益。

一、海南省烟草公司组织架构控制分析

1.海南省烟草公司组织架构设计与运行中的主要风险

（1）治理结构形同虚设，难以实现发展战略

海南省烟草公司作为国有企业，由国家出资，实行总经理（厂长）负责制，企业法定代表人是上级任命的，不设董事会、监事会。职代会、工会属于党组（委）会辖下领导，不能起到监督作用，存在治理结构上的风险。

（2）内部机构权责分配不合理，运行效率低下

海南省烟草公司作为国有企业，由于主要靠行政手段管理，则可能存在部门职能交叉的现象，容易导致推诿扯皮，运行效率低下。

2.海南省烟草公司组织架构设计环节的关键控制点及控制措施

针对组织架构设计环节中存在的风险，我们需要在治理结构、内部机构两个层面制定相应的控制措施。

（1）企业的决策权、监督权、执行权应当相互分离，以形成制衡

党组（委）会、职代会的议事规则、工作程序及工会职责权限应当予以明确规定。就海南省烟草公司目前的组织形式来看，职代会、工会受党组（委）会领导，不能独立发挥监督作用，同样有监督职能的纪检监察部门、内部审计部门也不能独立于经营管理层之外来发挥监督作用。按照现代企业制度委托代理人博弈理论，应由上级公司委派独立的监事履行监督作用。而监事应拥有可随时调查公司生产经营和财务状况、审阅账簿、报表和文件的权力；必要时，能对经营管理层的决议提出异议，对公司的各级管理人员可提出罢免和处分的建议等。同时监事的薪酬应与公司内控监督是否到位挂钩。

（2）合理设置内部职能机构

对各机构的职能进行科学合理的分解，明确各职能机构的职责，按照不相容职务相互分离的要求，确定各岗位的相互关系和权限。

（3）使员工了解并掌握组织架构的设计和权责分配情况

人事部门需要制订组织结构图、岗（职）位说明书并下发至每位员工，内部控制建设部门需要配合制订业务流程图和权限指引等内部管理文件或相关制度，使员工可以掌握并正确履行各自的职责。

3.海南省烟草公司组织架构运行环节的关键控制点及控制措施

组织架构的运行有无缺陷，直接影响到治理结构及内部机构的运行效果与效率。因此，需要先梳理，后监控，并及时评估。

（1）全面梳理治理结构和内部机构

应当根据组织架构的设计规范，对海南省烟草公司现有的治理结构和内部机构设置进行全面梳理。在全面梳理结构的过程中，要重点关注经营管理的运行效果，如果发现治理结构存在问题的，应当采取有效措施加以改进。在全面梳理内部机构设置过程中，如果发现内部机构设置和运行中存在职能缺失、交叉或管理运行效率低下等重大问题的，应当及时予以解决。

（2）有效监控子公司经济活动

海南省烟草公司下辖四家全资子公司，对子公司的有效管理，应当采取有效的内部控制的手段及措施。在运用内控手段对子公司进行监控的时候，需要重点关注各子公司的发展战略、内部控制体系建设、大额资金使用、重要人事任免、年度财务预（决）算、主要资产处置等重要事项。

（3）及时全面评估组织架构

海南省烟草公司应当定期对组织架构设计与运行的效率、效果进行全面评估。全面评估的目的是为了及早发现组织架构设计与运行中存在的缺陷。如及时发现缺陷，就可以及时组织力量进行优化调整。在企业组织架构的调整之前，应当充分听取经营管理层及中层管理人员、员工的意见，调整方案形成后，按照公司规定的权限和相关程序进行决策审批。

二、海南省烟草公司发展战略控制分析

1.海南省烟草公司发展战略制定与实施中的主要风险

（1）缺乏明确的发展战略或发展战略实施不到位，可能导致企业盲目发展，难以形成竞争优势，丧失发展机遇和动力。

（2）发展战略过于激进，脱离企业实际能力或偏离主业，可能导致企业过度扩张，甚至经营失败。

2.海南省烟草公司发展战略制订环节的关键控制点及控制措施

发展战略需要从制订环节开始严加控制，以免偏离目标。既要充分分析企业发展形势，又要根据发展目标来制订战略规划。

（1）应当在充分调查研究、科学分析预测和广泛征求意见的基础上，采用SWOT分析模型来分析当前形势，制定发展目标

应充分考虑烟草实行专卖专营的国家垄断对卷烟市场控制的优势，还要考虑到零售客户过多过散，盈利水平不高，假烟仍旧冲击市场等对市场控制的劣势。

（2）应当根据发展目标来制定战略规划

如制定为实现发展目标的三年规划或五年规划；需要明确企业发展的阶段性和每个阶段的发展程度，如一个三年规划或五年规划要实现哪些指标。尽量将指标量化，便于检查考核。同时需要确定每个发展阶段的工作任务和实施部门相应的责任，这些任务与责任也要尽量的量化。

（3）发展战略需要符合本企业实际能力

在全国烟草行业来说，资金沉淀量大，周转快，存在不少行业内单位经营管理层盲目使用闲置资金大搞建设、投资，导致企业经营失败的前车之鉴。海南省烟草公司的发展战略需要符合自身行业实际情况，不能盲目扩张、偏离主业。

3.海南省烟草公司发展战略实施环节的关键控制点及控制措施

制订发展战略后，应当将发展战略目标逐级分解到各年度、各职能部门，并应当通过有效方式，如会议传达、墙报张贴、内部刊物等方式，将发展战略及其各部门分解落实的情况传递到内部各管理层级和每位员工。同时，应加强发展战略的评估与报告。

三、海南省烟草公司人力资源控制分析

1.人力资源管理中的主要风险

（1）人力资源缺乏或过剩、结构不合理

海南省烟草公司近几年引进了不少高学历、高素质的人才进入公司，在一定程度上提升了全体员工的整体素质，但仍存在学历与综合素质“两极分化”的现象，需要采取加强培训等措施逐渐提高员工整体素质。

（2）激励约束制度不合理

海南省烟草公司尚存在老国企中普遍存在的激励约束制度不合理、“快鞭打快牛”、“能上不能下”的现象。这些现象容易导致打击员工积极性，出现“木桶定律”的怪现象，员工一致向“短板”看齐。

2.海南省烟草公司人力资源引进与开发环节的关键控制点及控制措施

人力资源引进是人力资源控制中的首要环节，应当根据人力资源总体规划，结合单位需要，按照计划、制度和程序组织人力资源引进工作，重点关注选聘对象的价值取向和责任意识。

海南省烟草公司相对其他企业来讲，业务单一，高科技含量的工作不多，因此在人力资源引进的时候，应更多关注人才的动手能力、实干精神及职业道德、综合素质等，不能只注重学历。

同时，海南省烟草公司应当重视人力资源开发工作，建立员工培训长效机制，加强后备人才的队伍建设，促进全体员工的技能、知识持续更新，不仅要使“木桶定律” 的“短板 ”加长，还要调整好整个“木桶”的结构。

3.海南省烟草公司人力资源使用与退出环节的关键控制点及控制措施

人力资源的使用与退出，关系到企业经营效率的高低，也是人力资源控制的难点。其关键控制点就在于建立完善的激励约束机制及配套措施。

（1）建立完善激励约束机制，注重考核

应设置科学、可操作的考核指标体系，上对中层管理者，下对各基层员工都要进行严格的考核和中肯的评价。重要的是，能够将业绩考核结果与职工薪酬合理挂钩，做到兼顾公平、效率优先。

（2）制订管理人员与关键岗位员工的定期轮岗制度

轮岗制度不仅能够保证防止重大错弊事件发生，而且对于员工提高自身素质很有实际意义。轮岗周期、轮岗方式、轮岗范围等需要从制度上加以固定，否则会造成某些岗位因员工素质不够、业务能力不强等各种原因不能够定期轮岗。这样不利于重要岗位员工的有序、持续流动，也不利于全面提升员工素质。轮岗前也可举办各种培训，提升员工业务能力。

（3）员工离职前，应当根据有关规定进行工作交接或离任审计，并依法约定保守行业秘密

四、海南省烟草公司社会责任控制分析

1.履行社会责任中的主要风险

（1）安全经营责任不落实，措施不到位，可能导致企业发生安全事故。如仓库管理、卷烟运输途中安全等。

（2）产品质量低劣，损害消费者利益，导致企业存在巨额赔偿的风险，并可能致使形象受损，甚至导致企业破产。市场上出现的假冒商标卷烟、走私卷烟、非法生产卷烟、情况严重的问题，都是烟草公司企业履行社会责任中的风险。

2.海南省烟草公司安全经营环节的关键控制点及控制措施

安全经营是每个企业经营的重要内容。为避免安全事故等的发生，海南省烟草公司应完善安全经营管理体系、强化安全生产责任追究制度，完善操作规范和应急预案，确保各项安全措施落实到位，切实做到安全经营，并采用多种形式增强员工意识。

3.产品质量环节的关键控制点及控制措施

产品质量不过关，不仅会损害消费者利益，也会给企业带来灭顶之灾。海南省烟草公司在卷烟产品责任方面，要对市场经济秩序进行严肃整顿，开展持久的打击假、私、非卷烟行动，既要对卷烟消费者负责，又要避免国家税收的流失。

五、海南省烟草公司企业文化控制分析

建立符合企业自身特点和发展战略的企业文化，加强和完善企业内部控制，是海南省烟草公司这样的大中型企业进行治理的重要内容。这样不仅能够解决会计信息失真、企业内部管理失控等问题，而且对提高企业的竞争力和凝聚力，促进企业长期发展具有重要意义。

为规避企业文化建设中的风险，培育环节非常重要。海南省烟草公司应该积极培育具有中国烟草特色的企业文化，以便引导和规范员工行为。重要的是，领导层应率先垂范，带动全公司员工共同营造积极向上的企业文化氛围；文化建设要融入生产经营过程。