水利科技查新委托存在的问题与建议

张玉燕，张凌晓

（山东省水利科学研究院，山东 济南 250014）

科技查新是科研项目在进行立项、成果鉴定申报奖励或者基金、专利申请等方面为有关专家在评审、评估、验收、转化时提供的文献依据，科技查新的流程一般包括受理、检索、撰写、审核、交结、复审等六大程序。受理程序是查新工作的第一环节，是查新委托人表达查新意愿并以委托单或者合同的形式进行约定的过程。为确保这一过程顺利进行，笔者根据多年的工作经验，总结了在水利科技查新过程中常见的一些问题，并提出几点建议，以供参考。

1 存在的问题

1.1 查新资料不完备

对于一个查新委托项目，需要项目委托方提供一些背景资料便于查新人员尽快、全面地理解和掌握项目研究情况。但项目委托人在向查新机构进行查新项目委托时，往往不提供完备的项目背景资料，仅凭几个查新点就要求查新机构尽快查新。项目背景资料主要包括立项申报材料、可行性分析报告、课题报告、专利说明、测试报告等能够说明或者描述课题项目的一些资料。查新人员需要通过解读这些背景资料对委托项目有一个全方位的认知，以便顺利、及时地进入查新流程。

1.2 查新时间不充分

科技查新是一项信息深加工工作，过程比较复杂，需要检索大量相关文献，并仔细对其进行分析、比较后得出一个相对客观的结论。但委托人在进行项目委托时，总是急于取得科技查新报告，不能保证充足的时间进行查新。由于时间紧，任务急，很难确保查新质量。

1.3 查新合同填写不确切

1）内容填写不完整。委托人在进行水利科技查新委托的时候，往往忽视联系方式的填写，没有联系人或者所填联系人对委托课题的技术内容不了解，合适的项目联系人也是影响查新质量的一个重要因素，可以帮助查新人员全面、如实地了解项目所涉及的背景、内容、技术路线、工艺流程等。另外，在国际查新合同中也经常出现没有英文翻译的情况，正确的英文翻译有助于查新人员顺利进行外文检索。

2）查新点提炼不确切。查新点是指需要查证的科学技术要点，即项目委托人自我判断的新颖点，体现该项目新颖性的全部技术创新点，是从所委托项目的技术要点中提炼的实质性核心内容，是该课题中对某项技术、设备的主要创新、改进、提高，应当突出该课题与其他文献的不同点。查新点的准确提炼是关系到查新工作顺利进行的重中之重，但是委托人往往忽视了这一问题的重要性，较为常见的问题：一是罗列课题或项目中的全部技术要点。把报告中所有重要的或者基本技术内容全部作为查新点，甚至把创新点的提炼任务全部交给查新人员，致使无法顺利展开查新工作。二是运用短语式语句。把几个短语式的词句堆在一起构成创新点，缺乏完整的、清晰的、条理的语言论述。比如：“一机多功能”“多用途”等，没有列出具体的功能和用途；再如短语组合式的内容，如“土壤含水量和土壤温度现场巡测存储+固定式墒情监测无线传送组网+节水灌溉测量与控制”，这种填写方式不符合查新要求。三是创新点的表述没有涉及具体的技术或工艺。有些委托合同填写创新点时较多地运用宣传性、商业性、广告式、口号式的词语，没有涉及该项目的关键技术或者重要技术，没有实质性的内容，无法确切地把握、表述项目的重点、要点。例如“多管齐下，优势互补”“紧抓要领，有的放矢”“进行了系统总结”“提出了指导性建议”等表述方式。四是创新点避重就轻，笼统宽泛。对创新点的描述、整理过于简单、宽泛，几个问题合而为一，一概而论，不能清晰、正确地逐条表述创新要点；或者是喧宾夺主，对非重点内容进行大篇幅描述，却对重点轻描淡写、一笔带过，干扰了查新人员的检索思路以及检索策略的制定。五是合同受理后反复修改创新点。委托合同受理后，查新工作已经开始进行，但有些委托人却又重新提出创新点。查新工作是根据委托合同的创新点去制定检索策略的，委托人如果改动查新点就有可能意味着前期查新工作全部作废，造成工作被动。

3）关键词不恰当。关键词应当体现项目研究内容的主旨，要覆盖项目的创新点，具有悟义性，在项目中有着明确的出处，并应尽量采用《汉语主题词表》或各专业主题词表提供的规范词。科研人员对所委托项目的专业技术应当了解，比较容易填写，但基于让查新人员查不到的想法，反而填写一些自造词或者多个词语堆砌一起的短句，对关键词把握不清。

4）项目技术要点内容过于简单。查看项目技术内容是查新工作人员对该课题进行全面、概括性了解和掌握的途径。有些合同在进行技术要点的论述时，只论述课题的立项原因或者存在问题等，没有对该项目的重要技术、关键技术进行必要的概括性描述。

2 建议

2.1 熟悉查新流程，确保查新时间充足

查新工作需要委托方和查新人员共同合作完成。查新委托人在委托查新时应提前和查新机构进行沟通，熟悉查新流程，尽量提前做好查新准备工作，与查新机构签订合同并确定查新时间，尽量提供完备的查新背景资料以保证查新工作顺利进行。委托合同受理后尽量不要随意改动查新点，查新点改变意味着检索策略也要改变，所检索出来的文献也不相同。另外，尽量提前委托，确保查新工作能有充足的时间进行，这也是保证查新质量的一个重要前提。

2.2 重视合同填写，确保查新质量

委托合同的每一项内容对查新工作的顺利进行都起到不可或缺的作用。正确填写委托合同非常重要，特别是技术要点和创新点的填写，是顺利开展查新工作、确保查新报告质量的关键。技术要点尽量包含该项目的技术领域，解决的技术问题，技术方案，实施效果与主要用途，以及与其他类似项目在目标、内容、方法以及研究水平等方面的相同点和不同点，可以引导查新员进行检索、识别和判断。创新点要少而精，不要把项目的一般性技术列为查新点，主要填写该课题中的创新、改进、提高，或采取的新工艺、新方法，应运用简洁的语言逐条地描述清楚。主题词不能使用自创或撰改的词语，尽量避免使用生僻、复杂的词汇，要提取该课题所在专业的技术术语，基本用语，概念明确、专指度高的词语。

2.3 加强相互沟通，确保查新工作顺利进行

查新人员和查新委托人之间的有效沟通是保证查新质量的重要环节。由于查新人员接触所委托查新项目的时间有限，短时间内不可能完全掌握项目的研究内容，需要和委托人进行沟通，通过项目委托人的解释和阐述，及时、准确、全面地了解和把握所委托项目的研究内容，有利于查新工作及时、顺利进行。

3 结语

正确受理水利科技查新合同是查新工作的首要环节，查新委托合同的完备性、准确性是顺利展开水利科技查新工作的基本条件，因此委托人在填写委托合同时尽量按照要求仔细填写，以避免不必要的麻烦，积极配合查新人员顺利完成查新工作，便于快速、准确地获取科学、客观的查新报告，也是保证水利科研项目顺利通过验收、鉴定、评奖等的一个重要条件。