加强内部控制，提高办学效率

(天津广播影视职业学院，天津 300112)

所谓内部控制，是指单位为了保护资产的安全、完整，提高会计信息质量，确保有关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执行，避免或降低风险，提高经济管理效益，实现单位管理目标而制定的一系列控制方法、措施和程序。内部控制实质上是一种内部管理制度。近年来，随着教育事业的快速发展，国家加大了对高等教育的投入，仅2012年全国教育财政性经费就占GDP的4%，这是历史性的突破。实践表明，建设高水平的高校，培养高素质的人才，固然离不开雄厚的资金、先进的设备、过硬的队伍等基础条件，但使每一笔经费都用在“刀刃”上，将勤俭办学的精神落实到各项决策和各个具体环节，实现以最低的投入带来更高效益的目标，则需要高水平的管理团队和行之有效的管理制度作保证。所以加强内部管理，建立健全内控制度，是建设节约型校园的关键所在。笔者就高校加强内部控制、提高办学效率一题作一浅述。

一、货币资金的管理与控制

货币资金，通俗地说就是钱，就是单位所拥有的现金、银行存款、其他货币资金。无论是什么性质、什么规模的单位，管好钱就是保“命”、保生存、保发展，这是义不容辞的责任。作为高校，加强内部货币资金的会计控制，必须把住三关。

(一)把好货币资金管理责任关。

做到分工清楚、责任明确。这包括：1.学校财务部负责建立健全货币资金管理制度，负责制度实施过程中的综合协调与落实情况的检查监督。2.财务审核人员负责对按程序已审批同意的收支原始凭证进行审核。3.出纳人员负责按照财务审核意见收付货币资金，开具票据；负责保管库存现金、有价证券等。出纳不得负责银行对账。4.业务审批人员负责审批授权范围内的业务事项、资金支付和报销申请。5.业务经办人员负责办理货币资金申领和报销手续，保管和使用领取的现金与银行票据。

(二)把好货币资金支出关。

做到“四审四看”。1.审支付申请，看申请是否有理有据。经办人借款和报销必须以合理的事由、合法真实的原始凭据为依据，大额资金支付必须附合同、协议或会议决议。2.审支付审批，看审批程序和权限是否正确、审批人对支付请求的真实性、合法性和合理性进行审核并签署意见。3.审支付审核，看复核工作是否到位。财务审核人员对有关合同协议及原始单据的合规、合法性以及费用支出的合理性进行审核。4.审办理支付，看出纳以已审凭证为依据支付现金和签发支票，并在已经付款的凭证上加盖付讫章。签发支票应进行备查登记。

(三)把好货币资金的控制关。

做到相互制约、权限授予、系统控制。它包含:1.不相邻职务相互分离控制。(1)出纳以外人员未经财务部门授权不得办理现金收付；需单独设置收款员岗位的，须经学校领导批准，并明确工作职责与要求。收款员岗位只办理收款业务，并及时缴存，其工作要接受财务部门的业务指导与监督。(2)财务部门应建立票据管理台账，对票据购买、保管、领用、注销等工作实行职责分离。票据由专人保管，出纳不得保管未使用或已使用完毕的收据和发票。2.权限批准控制。学校应明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容。授权分为一般授权和特殊授权。一般授权是在日常正常状态下的经济业务的授权；特殊授权是指在紧急特殊情况下的授权，常为应急所用。学校内部管理层必须在授权范围内行驶职权和承担责任，经办人也必须在授权范围内办理业务。对于重要货币资金支付业务，应由学校领导班子按权限和相关程序集体决策和审批。3.会计系统控制。依据《会计法》规定制定适合本单位的会计制度，建立健全财务工作管理规章制度，充分发挥会计工作的监督职能。做到：(1)现金日清日结。当天库存现金超过限额的必须送存银行，学校保险柜不得存放个人现金等财物；(2)库存现金每月监盘。财务部门负责人或者其指定人员每月至少一次对库存现金进行监盘，同时也要加大不定期地监盘力度。若发现现金盘盈盘亏的，要查明原因、报批后及时处理；(3)定期进行银行对账。货币资金收支要及时进行账务处理，并定期与银行对账。银行存款对账单或调节表必须由相关人员签字确认；(4)加强票据管理过程的监督。财务、审计部门要对票据的申领、使用、缴销情况进行定期清查，加强对票据管理过程的监督。

二、实物资产的管理与控制

实物资产即指固定资产与库存。从管理角度讲，资产和资金同等重要。国有资产的流失并非是货币资金的流失，而实物资产的流失是最可怕、最严重的。因此，把握“五控”对加强实物资产的内部控制至关重要。

(一)控制固定资产的购置与验收。

1.资产管理部门负责组织编制固定资产购置计划和预算，通过招投标的方式购置的固定资产由资产管理部门、使用部门及相关技术部门，按照固定资产清单和有关合同进行验收。2.捐赠资产验收以捐赠协议为依据，划拨资产以主管部门通知为依据。3.验收不合格的要按相关约定予以处理，待具备条件后再组织验收；验收合格的要及时办理入库手续。4.财务部门定期与资产管理部门对账。5.使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行日常的使用、维护管理。

(二)控制固定资产调拨与报废。

1.使用部门根据资产使用状况和使用需求提出处置申请，报资产管理部门。2.资产管理部门对申请进行核实，组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见。车辆等有特殊管理要求的资产，以相关专门机构意见为依据。按照审批权限报主管领导或院长办公会审批。并按照规定报上级主管部门或国家有关部门报批或报备。3.资产处置应遵循公开、公正、公平原则。数量较多或价值较高的，应通过拍卖等市场竞价方式公开处置。资产处置收入按规定上缴国库，实行“收支两条线”管理。对内部资产的转移要履行审批手续，并在固定资产登记卡片上及时调整存放地点，防止丢失。

(三)控制固定资产修理。

固定资产的修理对单位来讲可以说是个无底洞，必须加强控制，以减少不必要支出。1.固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作，并负责日常维护保养。需要维修的应向资产管理部门申报。2.资产管理部门应对维修申请进行审核，提出维修、更新等处理意见，报学校主管领导批准后执行。3.重要设备应委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。4.修理完工后办理验收交接手续，由资产管理部门、使用部门修理部门签字后交财务部门办理结账、转账手续。

(四)控制固定资产的清查。

学校主管部门对固定资产必须定期进行清点，清楚账务上固定资产的实有数量和缺失及未入账数量，保证账物相符。资产管理部门每年组织对固定资产进行全面清查盘点，发现盘盈盘亏的应查明原因，并按审批权限上报批准后，及时调整固定资产账目。

(五)控制存货的出入库手续。

紧抓存货收发存单证的管理。与固定资产相比，存货的收发比较频繁，但要做到有“据”可查，这个据就是入库单和出库单。出、入库单据要有库管员和使用人员分别签字，同时，所有存货都要按照品种、规格、型号等建立明细账，予以妥善保管，并定期盘点，做到账物相符。

三、采购环节的管理与控制

采购是各单位经济活动中最频繁、最常见的表现方式之一。2002年财政部出台了《政府采购法》，这标志着采购工作纳入了法治的轨道。因此，学校加强采购工作的要点控制势在必行。其主要内容包括：

(一)计划、预算控制。

1.依据。采购计划要以学校发展战略和科研管理需要为依据，由各使用部门提出相关采购需求计划、预算，经资产管理部门初审同意后，报校长办公会审批。2.纳入。采购预算要纳入学校整体预算范围，由各部门根据审定的采购计划，制定年度采购预算。3.控制。由财务部门对采购预算资金实行统筹规划和执行控制。采购活动要严格执行预算，超预算或预算外、未经批准不得采购。

(二)采购与付款的控制。

1.请购。校内使用部门提出采购申请。2.审核。采购货物申请报资产管理部门进行审核，对金额较大和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证。3.审批。主管领导或部门负责人根据授权批准的权限进行审批。4.询价与概算。常言道，货比三家。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价，了解供应商的信誉、供货能力等情况，确定合同概算。5.招标。达到规定限额标准的项目，应按规定进行招标。6.签订合同。根据询价、招标结果，确定供应商，并与其签署采购合同。要细化合同标的，明确合同数量、质量、技术标准，并加盖合同签章，要对合同签章情况进行登记。7.验收。资产管理部门组织验收时必须查验货物，与采购合同不符的不得签字验收，并及时通知采购部门进行处理。8.付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续；财务部门对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关凭证进行审核后付款。

(三)采购方式的控制。

学校可以按照不同物资的价值和重要程度，确定合适的采购方式。1.贵重或稀有金属材料采购及采购批量较大、批次较多、涉及多部门需求的物资，一般应该由资产管理部门进行统一采购。不能统一采购的，应指定专人按规定要求进行采购。2.购置大型仪器设备等必须成立采购小组，对拟购置设备情况进行考察和技术论证，并提出购置方案和综合配套方案；进口设备和政府采购设备按有关规定办理。

四、工程项目的管理与控制

工程项目是指单位基本建设项目和技术改造项目。近年来，豆腐渣工程、烂尾工程不断出现，披露的问题触目惊心，这不禁使学校对如何加强工程项目内部控制产生了更多的思考。因此，加强事前、事中各环节的控制，落实监督，既可保证工程质量又能防止腐败。笔者认为，学校对工程项目应从9个环节予以控制。一是项目决策是关键。在项目立项之前，要有充分的调研报告、立项报告、可行性研究报告，不得随意扩大和缩小投资规模，夸大经济效益。二是勘察设计要到位。勘察设计单位应具有相应的资质，同时确保设计方案适用、经济合理。三是概算设计要科学。工程项目主管部门应按照批复的项目初步设计与概算及项目进展情况，如实编制项目投资计划，将投资计划控制在设计概算之内。编制项目预算要注意细化预算支出。四是招投标要合规。基建管理部门牵头制定招标文件，明确标的内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人实力与资质要求，按规定委托招标代理单位代理招标。五是合同控制要精细。按照合同法应分别与勘察设计单位、建立单位造价咨询单位、施工单位、设备供应商签定书面合同，严格按照合同规定，特别对合同金额、支付条件、结算方式、支付时间等内容进行审核。在支付工程进度款时应以合同为依据。六是施工过程要跟踪。建设单位应依据合同施工，有重大变更必须由施工单位、使用部门和基建管理部门等部门提出变更申请。监理单位分析变更对质量、工期、造价的影响，并提出处理建议。必要时应征求造价咨询公司和项目设计单位的意见。工程项目管理小组提出处理意见报上级领导审批。七是竣工验收要负责。建设单位应会同监理单位、设计单位对施工单位报送的竣工资料真实性、完整性进行审查，并进行预验收。对验收过程中发现的问题，督促施工单位进行整改。八是决算控制。财务部门应对工程往来账款进行清理，不得将应计入当期经营费用的各种支出计入建设成本。九是审计工作不可缺。财务决算完成后，由工程项目监督小组聘请中介机构进行工程项目竣工财务决算审计。

五、科研课题项目控制

项目批准后，项目负责人按照相关管理规定编制与执行项目经费预算，并对预算的真实性、合理性和相关性负责。财务部门参与制定学校内部科研课题项目经费管理制度，配合科研课题项目负责人编制预算、决算，监督科研课题项目资金使用及预算执行。项目负责人应协助财务部门编制项目财务决算，配合对拟将结题的项目开展财务审计、验收工作，发现问题必须按规定及时整改落实完成。项目经费严格实行专款专用。

项目验收通过后，学校科研主管部门应按规定及时下达结题通知。已结题项目，除认定的后续支出外，一般不得开支其他内容，财务部门应及时办理结账手续。科研课题项目因故终止，应以项目主管部门通知或委托单位协议为依据，科研主管部门和财务部门应组织进行项目清理和财务清算，并提出处理意见，经校长办公会批准后进行处理。

总之，加强内控制度建设，有利于学校岗位责任制度的务实实施，有利于形成良好的工作环境和秩序，有利于保护学校财产的安全，有利于提高办学质量和社会效益。高校科学发展，就要把勤俭办学作为一种精神内核，作为一种创业动力，作为一种基本品格，作为一种永恒的追求。